I. Khoản mục chiphí sản xuất trong mối quan hệ với kiểm toán báo cáo tài chính.
11 Nguyễn Quang Quynh – Kiểm toán tài chính – NXB Tài chính – HN 2001 Tr
với CPSX. Mặt khác, đối với kiểm toán chi phí nói riêng kiểm toán Báo cáo tài chính (BCTC) nói chung, việc nghiên cứu và đánh giá về hệ thống KSNB của khách hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu kiểm toán viên (KTV) đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng hoạt động có hiệu lực thì KTV có thể kế thừa các kết quả của hệ thống đó trong quá trình thực hiện kiểm toán. Hệ thống KSNB đối với chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp thờng bao gồm các yếu tố sau:
Môi trờng kiểm soát.
Môi tr
“ ờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB”12. Các nhân tố chủ yếu tác động đến CPSX là:
Bộ phận quản lý sản xuất: Là việc phân chia chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ
của từng ngời, từng bộ phận trong đơn vị. Cụ thể, bộ phận quản lý sản xuất phải bảo đảm xuyên suốt từ trên xuống dới và phải đợc thiết lập từ bộ phận quản lý cấp cao nh: Phòng kế hoạch, phòng quản lý sản xuất, phòng kiểm tra chất lợng , các phân x- ởng, tổ đội sản xuất,…Các bộ phận này phải đợc phân định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng sao cho vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ, trình độ quản lý vừa phải hớng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Các chính sách về quản lý sản xuất: trong doanh nghiệp đợc xây dựng từ giai
đoạn cung cấp các nguồn lực cho sản xuất đến giai đoạn kết thúc sản xuất, bao gồm: - Chính sách về vật t cho sản xuất nh: vật t xuất kho phải có phiếu yêu cầu sử
dụng vật t và có sự phê chuẩn của bộ phận sản xuất,…
- Chính sách về tính lơng cho công nhân viên nh: quy định rõ ràng, công khai về mức lơng, mức thởng, các khoản phụ cấp, thời gian trả lơng … Các chính sách này phải đảm bảo công bằng, hợp lý cho tất cả công nhân viên.
Đối với các doanh nghiệp lớn thì cần phải xây dựng đợc hệ thống tiêu chuẩn để kiểm soát chi phí. Doanh nghiệp phải xây đợc định mức kinh tế kỹ thuật về tiêu
hao vật t và lao động cho từng loại sản phẩm và từng công đoạn chế biến sản phẩm. Các định mức chi phí này luôn phải đợc thiết lập phù hợp với dây chuyền công nghệ và đợc theo dõi định kỳ bởi bộ phận quản lý sản xuất. Các chi phí sản xuất thực tế phát sinh đợc so sánh với định mức nhằm phát hiện những biến động bất thờng để từ đó đa ra những quyết định kịp thời.
Công tác kế hoạch: Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống kế hoạch, dự toán
đối với chi phí nh: kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính, dự toán chi phí,…Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đợc tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Hệ thống kế toán.
Để quản lý và kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải có một hệ thống thông tin đầy đủ về chi phí; mà chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối t- ợng sử dụng khác. Do đó, hệ thống kế toán đóng một vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát các chi phí nói chung, CPSX nói riêng bao gồm: hệ thống các chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán chi phí,…
Hệ thống chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là vật mang tin, chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh và hoàn thành. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán CPSX bao gồm:
- Chứng từ vật t: Phiếu yêu cầu sử dụng vật t, phiếu xuất kho, bảng kê các hoá đơn chứng từ mua nguyên vật liệu,…
- Chứng từ về tiền lơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng, tiền th- ởng, BHXH,…
- Chứng từ về chi phí khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,… - Chứng từ dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn tiền điện, tiền nớc,…
Phơng thức hạch toán CPSX:
Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí sản xuất phát sinh phải đợc hạch toán đúng vào tài khoản trên cơ sở quy trình hạch toán nh sau:
TK 334,338TK 111,331 TK 111,331 TK 152,153 TK 142,242 TK 334,338,335 TK 111 TK 214 TK 621 TK 622 TK 627 TK 154 TK 155,157 TK 632 Kết chuyển chiphí NVLTT Kết chuyển chiphí NCTT Kết chuyển chiphí SXC Nhập kho hoặcGửi bán
Tiêu thụ thẳngKhông qua kho TK 152
Sơ đồ 1.1:Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất
Hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán về chi phí sản xuất bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết gồm: Sổ chi tiết các tài khoản (TK) 621, 622, 627, 154,… đợc mở chi tiết cho từng đối tợng hạch toán CPSX. Kế toán tuỳ thuộc vào đối tợng hạch toán
CPSX để xác định số lợng sổ cần mở, kết cấu của từng loại sổ. Hệ thống sổ tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng ( Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái).
Các nguyên tắc cơ bản trong hạch toán CPSX:
Trong quá trình hạch toán CPSX, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đợc thừa nhận trong chuẩn mực số 0113 do Hội đồng chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành, đặc biệt là bốn nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc chi phí: Việc tính toán chi phí và trình bày trên Báo cáo tài chính phải dựa trên giá thực tế mà không quan tâm đến giá thị trờng.
Nguyên tắc nhất quán: Việc sử dụng các phơng pháp tính giá, phơng pháp hạch toán chi phí phải thống nhất giữa các kỳ.
Nguyên tắc phù hợp: Hạch toán chi phí phải đúng đối tợng chịu chi phí, đúng thời kỳ và phù hợp với doanh thu trong kỳ, chi phí tơng ứng với doanh thu trong kỳ gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trớc hoặc chi phí phải trả nhng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Nguyên tắc thận trọng: Việc hạch toán CPSX phải đảm bảo sự an toàn khi tính các khoản chi phí và thu nhập, trong đó thu nhập phải đợc đảm bảo chắc chắn, chi phí phải đợc tính tối đa.
Các thủ tục kiểm soát đối với CPSX.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với khoản mục chi phí sản xuất trong doanh nghiệp đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và
công việc cần đợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngời trong bộ phận; không cho phép cá nhân nào quản lý nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cụ thể là phải phân công công việc giữa chức năng mua hàng, chức năng phê duyệt,