Tác nhân là thực thể bên ngoài tương tác với hệ thống. Chúng có thể là con người nhưng cũng có thể là hệ thống hay thiết bị phần cứng khác cần tương tác và thời gian. Tương tác là sự trao đổi thông tin. Tác nhân con người (người sử dụng) là tác nhân điển hình của mỗi hệ thống. Tác nhân biểu diễn nhiệm vụ chứ không phải là người dùng cụ thể của hệ thống. Thời gian là tác nhân khi nó xác định thời điểm xảy ra sự kiện trong hệ thống.
Quản lý công văn
Quản lý lịch trình giảng dạy Quản lý thông tin sinh viên Quản lý thông tin cán bộ Quản lý lịch thực hành
Hệ thống
Hệ thống
- 40 -
Sau khi phân tích yêu cầu ở trên, hệ thống gồm các tác nhân: văn thư, giáo vụ khoa, bộ môn, bộ phần phòng máy, Admin. Bảng dưới đây sẽ nêu rõ chức năng của các tác nhân.
Bảng 1.1. Xác định các tác nhân Tác
nhân Ca sử dụng Diễn giải
Văn
thư Gửi công văn
Thông tin công văn đến/đi được thêm mới
Nhận công văn Cập nhật lại thông tin hồ sơ, đường
dẫn lưu trữ công văn
Cập nhật công văn đi
Cập nhật thông tin về nơi nhận, ngày ban hành, ngày đi, nội dung, … công văn khi gửi lên trường hoặc cho sinh viên do bộ phận văn thư quản lý và lưu trữ
Sửa /Xóa công văn đến
Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn đến
Trả công văn
Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư
Nhận công văn bị trả lại
Nhận công văn do bộ phận khác trả lại.
Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của bộ phận
Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó Tìm kiếm công văn
đến/đi
Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo điều kiện
Tìm kiếm cán bộ
Hiển thị danh sách cán bộ trong khoa theo điều kiện tìm kiếm lên màn hình
In sổ lưu công văn đến/đi
In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, …
- 41 -
điều kiện
Giáo
vụ khoa Gửi/Nhận công văn
Cập nhật các thông tin công văn đến/đi
Sửa/Xóa công văn đến/đi
Sửa/xóa hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn
Trả công văn
Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết.
Nhận công văn bị trả lại
Nhận công văn do bộ phận khác trả lại.
Tìm kiếm công văn đến/đi
Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện In sổ lưu công văn
đến/đi
In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả Cập nhật thông tin
sinh viên
Cập nhật các thông tin trong hồ sơ nhập học của sinh viên
Cập nhật danh sách nhận học bổng
Cập nhật danh sách các sinh viên nhận học bổng do nhà trường đưa xuống Cập nhật danh sách
ngừng học, thôi học
Cập nhật danh sách các sinh viên ngừng học, thôi học, trở lại học tiếp,… Tìm kiếm sinh viên
và in danh sách
Hiển thị danh sách sinh viên thỏa mãn điều kiện tìm kiếm và in danh sách sinh viên đó.
In thông tin sinh
viên In thông tin chi tiết từng sinh viên
Tìm kiếm và in danh sách sinh viên nhận học bổng
Hiển thị danh sách học bổng theo điều kiện tìm và in danh sách học bổng đó.
Tìm kiếm và in danh sách sinh viên lưu ban, học tiếp
Hiển thị danh sách sinh viên lưu ban, học tiếp theo điều kiện tìm và in danh sách lưu ban, học tiếp đó.
Cập nhật thông tin cán bộ
Cập nhật các thông tin cá nhân như tên, chức danh, địa chỉ, …
- 42 -
Phân cán bộ giảng dạy về từng bộ môn
Cập nhật thông tin cán bộ của từng bộ môn
Tìm kiếm cán bộ và in danh sách
Hiển thị danh sách cán bộ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm và in danh sách cán bộ đó.
In thông tin cán bộ In thông tin chi tiết về cán bộ đã chọn
Cập nhật thời khóa biểu
Cập nhật thời khóa biểu cho các lớp theo từng học kỳ
Cập nhật lịch thi Cập nhật lịch thi cho các lớp từng học kỳ
Tìm kiếm thông tin lịch trình giảng dạy
Hiển thị danh sách giảng dạy của các giảng viên theo điều kiện tìm kiếm In lịch báo giảng In lịch báo giảng cho giảng viên đã
chọn In các báo cáo, biểu
mẫu
In các biểu mẫu như: lịch thi, thời khóa biểu... của từng lớp
Bộ môn
Gửi/Nhận công văn
Cập nhật thông tin về nơi gửi/nơi nhận, ngày ban hành, ngày đến/ngày đi, nội dung,… công văn liên quan đến các bộ môn như hồ sơ nhân sự của giảng viên, nghiên cứu khoa học,…
Sửa/Xóa công văn đến/đi
Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn
Trả công văn
Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư
Nhận công văn bị trả lại
Nhận công văn do bộ phận khác trả lại.
Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của khoa
Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó. Tìm kiếm công văn
đến/đi
Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện In sổ lưu công văn In danh sách công văn đến/đi của bộ
- 43 -
đến/đi phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời
gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả
Tìm kiếm cán bộ Hiển thị danh sách cán bộ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
In thông tin cán bộ In thông tin chi tiết về cán bộ đã chọn
In danh sách cán bộ In danh sách cán bộ thuộc bộ môn Tìm kiếm sinh viên Hiển thị danh sách sinh viên theo
điều kiện tìm kiếm lên màn hình.
In lịch giảng dạy In lịch giảng dạy của các giảng viên thuộc bộ môn theo học kỳ.
In các báo cáo
In các báo cáo như lịch thi của từng lớp theo học kỳ, thời khóa biểu của từng giảng viên trong bộ môn.
Cập nhật danh mục thiết bị
Cập nhật các thông tin như tên, số lượng, loại thiết bị,...
Cập nhật danh mục thanh lý thiết bị
Cập nhật các thông tin như tên thiết bị, thuộc phòng, số lượng thanh lý, tình trạng thanh lý, nguyên nhân,...
Phân phối các thiết bị đến các phòng
Ghi nhận việc nhập các thiết bị vào từng phòng máy.
In biểu mẫu, báo cáo
In các báo cáo như danh mục thiết bị, danh mục thiết bị thanh lý,…
Tìm kiếm thiết bị Hiển thị danh sách thiết bị theo điều kiện tìm kiếm như loại thiết bị, phòng,… Cập nhật lịch thực
hành
Cập nhật các thông tin như lớp, ngày thực hành, phòng,..
Tìm kiếm lich thực hành
Tìm kiếm và hiển thị thông tin theo điều kiện In lịch thực hành In lịch thực hành cho từng lớp, từng phòng Cập nhật loại thiết bị Cập nhật các thiết bị nhập về phòng máy
- 44 - Cán bộ quản lý phòng máy
nhận, ngày ban hành, ngày đến/ngày đi, nội dung,… công văn liên quan đến như hồ sơ thiết bị, hồ sơ mua sắm vật tư,... Sửa/Xóa công văn
đến
Sửa các đường dẫn, hồ sơ lưu trữ công văn; xóa thông tin công văn.
Trả công văn Trả công văn lại cho bộ phận đã gửi
nếu công văn không thuộc quyền giải quyết của bộ phận văn thư.
Nhận công văn bị trả lại
Nhận công văn do các bộ phận khác trả lại.
Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ của khoa
Cập nhật các lọai hồ sơ lưu trữ và đường dẫn mặc định, vị trí lưu hồ sơ đó. Tìm kiếm công văn
đến/đi
Hiển thị danh sách công văn đến/đi của bộ phận giáo vụ khoa theo điều kiện. In sổ lưu công văn
đến/đi
In danh sách công văn đến/đi của bộ phận văn thư theo cấp độ, khoảng thời gian, loại hồ sơ lưu trữ hoặc tất cả. Tìm kiếm sinh viên Hiển thị danh sách sinh viên theo
điều kiện
Tìm kiếm cán bộ Hiển thị danh sách cán bộ theo điều kiện
Ad
min Cập nhật các danh
mục
Các danh mục và thông tin liên quan được lưu trữ và xử lý (Lớp, Bộ môn, Dân tộc,…)
Phân quyền Phân quyền cho từng bộ phận trên.
Thêm/Xóa tài khoản Tạo mới hay xóa bớt tài khoản người dùng