Hợp tác đào tạo Cử nhân CNTT hai giai đoạn với Đại học Canberra (Úc). Liên kết đào tạo Kỹ sư CNTT cho nhiều trường đại học và các Trung tâm Giáo dục thường xuyên tại nhiều tỉnh.
Với số cán bộ hiện có so với quy mô đào tạo thì khoa Công nghệ Thông tin đang gánh vác trọng trách rất nặng nề, nguồn nhân lực của Khoa còn thiếu so với nhu cầu đào tạo. Vì vậy, công tác quản lý ở Khoa cũng bị ảnh hưởng, gặp nhiều khó khăn do không có cán bộ chuyên trách đảm nhận và đa phần là giáo viên vừa dạy nhiều vừa kiêm nhiệm việc quản lý. Đó cũng là lý do phải cải thiện dần cách thức quản lý để đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc.
3.1.2. Hệ thống cơ sở hạ tầng mạng
Khoa Công nghệ Thông tin hiện đã xây dựng các phòng mạng máy tính hiện đại như: phòng Server, mạng không dây, mạng Edu 4 của Châu Âu, mạng Cisco, hệ thống Nhúng... với các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu. Tất cả các máy tính tại Khoa đều nối mạng trong hệ thống mạng cục bộ của Khoa và thông qua hệ thống mạng của Trường; với đường truyền Internet tốc độ cao.
Hệ thống mạng cục bộ của Khoa được xây dựng theo mô hình mạng cục bộ hỗn hợp, kết hợp nhiều kiểu kết nội mạng thông qua các máy Server.
Hiện tại, Khoa đang cài đặt nhiều ứng dụng chạy trên hệ thống mạng như: hệ thống website của Khoa, hệ thống eLearning, các chương trình thi trắc nghiệm trên máy tính...
3.1.3. Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ theo ISO
Nhằm phục vụ hệ thống quản lý chất lượng của Nhà trường, theo công văn số 15/ĐHBK- ĐBCLGD về việc Thống nhất công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ do PGS.TS. Trần Văn Chính ký ngày 10 tháng 01 năm 2008 đề nghị các đơn vị thực hiện thống nhất công tác quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Trong đó, các Khoa thống nhất việc lưu trữ hồ sơ tài liệu gồm các mục sau:
- 32 -
48. Công văn đến (phân loại theo cấp độ: Bộ – ĐHĐN – đoàn thể – nơi khác – nội bộ)
49. Công văn đi (phân loại theo cấp độ: Bộ – ĐHĐN – đoàn thể – nơi khác – nội bộ)
50. Hồ sơ nhân sự (QĐ bổ nhiệm kể cả cử và nhận sau đào tạo ngoài nước, QĐ điều động, QĐ lương…)
51. Hồ sơ đào tạo CBCC: đào tạo trong nước, đào tạo nội bộ…
52. Hồ sơ liên quan đến cơ sở vật chất (mua sắm, trang bị, sửa chữa lớn..) 53. Biên bản họp Khoa
54. Hồ sơ Nghiên cứu Khoa học (đề tài của Khoa)
55. Hồ sơ về hoạt động của các đoàn thể (Đảng, Đoàn, Công đoàn…) 56. Khác (các báo cáo thi đua, tổng kết, khen thưởng..)
57. Giáo vụ Khoa
58. Khung chương trình và đề cương giảng dạy (lưu dạng văn bản điện tử trên máy tính của giáo vụ)
59. Lịch trình giảng dạy, báo giảng (kể cả lịch thi, thời khóa biểu)
60. Lý lịch trích ngang (lưu dạng văn bản điện tử trên máy tính và quyển) 61. Kết quả học tập
62. Kết quả rèn luyện 63. Học bổng
64. Các Quyết định (nhập học - lớp mới, lưu ban - lên lớp, ngừng học – thôi học, ra trường, kỷ luật...)
65. Hồ sơ thực tập (QĐ, danh sách) 66. Hồ sơ Tốt nghiệp
67. Khác
68. Bộ môn
69. Công văn đến, công văn đi
- 33 -
71. Các hồ sơ liên quan đến giảng dạy: Đề cương môn học, Lịch trình giảng dạy, Báo giảng – thời khóa biểu cá nhân (chính quy và vừa học vừa làm), Lịch thi, Đề thi, Bài thi-kết quả thi, Phân công hướng dẫn/duyệt đồ án, Hồ sơ thực tập: kế hoạch thực tập, phân công hướng dẫn, Hồ sơ tốt nghiệp...
72. Hồ sơ liên quan đến mở ngành mới, nghiên cứu khoa học (phần liên quan trực tiếp đến Bộ môn), biên soạn tài liệu giảng dạy.
73. Biên bản họp Bộ môn 74. Sổ trực Bộ môn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
75. Khác: thông báo, tổng kết thi đua, khen thưởng...
76. Phòng thí nghiệm
77. Danh mục thiết bị (có ghi chú những thiết bị đã thanh lý, hồ sơ thanh lý) 78. Danh mục vật tư tiêu hao, hồ sơ mua sắm thiết bị, vật tư
79. Hồ sơ thiết bị (hướng dẫn, catalog, bản vẽ, chứng chỉ, phiếu sửa chữa, kiểm định)
80. Lịch thí nghiệm, giáo viên phụ trách 81. Kết quả thí nghiệm kể cả báo cáo.
Từ khi Nhà trường triển khai hệ thống ISO (năm học 2007 – 2008) cho đến nay, trải qua nhiều lần đánh giá nội bộ rút kinh nghiệm, các Khoa đã cơ bản hoàn thành công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ một cách thống nhất.
Mặc dù vậy, việc sắp xếp lưu trữ hồ sơ bằng cách thủ công theo sự thống nhất chung của trường gặp không ít khó khăn. Và do đảm nhận công tác giáo vụ khoa nên tôi phải quản lý lưu trữ rất nhiều hồ sơ tài liệu liên quan theo yêu cầu. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống phần mềm phục vụ cho công việc này là điều cấp thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu đề ra.