Mục tiêu chính đặt ra trong đề tài là xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách
- 8 -
Khoa, đại học Đà Nẵng và có tăng cường các tính năng bảo mật. Vì vậy, hệ thống eOffice được xây dựng phải phù hợp với mô hình hoạt động của Khoa và theo sự thống nhất chung của Nhà trường nên không nhất thiết phải xây dựng đầy đủ các tính năng của một hệ thống eOffice mà chỉ cần các chức năng chính sau đây:
32. Quản lý nhóm
Cung cấp công cụ quản trị người dùng theo từng nhóm, bộ phận. Người quản trị có thể định nghĩa ra các nhóm, sử dụng chức năng này để gán quyền cho người dùng thuộc nhóm nào và được xem hay quản trị nội dung thông tin của phần nào đó.
33. Hệ thống phân quyền
Hệ thống được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được phân bởi người quản trị hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. Hệ thống quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu và được phân quyền chặt chẽ.
34. Quản lý công văn
Hệ thống hỗ trợ quản lý hồ sơ, văn bản. Kho hồ sơ sẽ được quản lý tập trung, thống nhất, chặt chẽ, tránh sự tản mác, thất lạc và khó kiểm soát như cách lưu trữ thông thường. Khi có yêu cầu, hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra thông tin về hồ sơ, văn bản một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Người dùng có thể tạo ra các Folder lưu trữ công văn giống như cách lưu trữ thực tế.
35. Quản lý công văn đến
Nhận công văn, cập nhật thông tin xử lý, lưu trữ công văn đến trong cây thư mục của người dùng.
36. Quản lý công văn đi
Gửi công văn đi qua hệ thống mạng, có thể gửi các công văn đến các bộ phận khác trong đơn vị hoặc các cấp khác.
- 9 -
37. Thông báo tin nhắn
Thông báo cho người dùng biết khi có công văn mới hoặc các công văn bị trả lại khi gửi không đúng đối tượng.
38. Báo cáo thống kê
Hệ thống có khả năng thống kê một số chức năng theo yêu cầu và in ấn các báo cáo theo định kỳ.