xấu trong tổ chức
Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự phât triển của tổ chức PCP. Ở phần năy chúng tôi sẽ đề cập đến một số ví dụ. Nếu như bạn đê trải nghiệm qua những trường hợp khâc vă có câch giải quyết vấn đề đó, xin hêy chia sẻ với chúng tôi.
1 VẤN ĐỀ:
Nhđn viín không chịu lắng nghe ý kiến của người khâc, không cho phĩp người khâc nói, không chấp nhận sự phí bình vă thậm chí một xung đột nghiím trọng đang xảy ra trong tổ chức
Một số phương phâp:
Để giúp cho nhđn viín biết lắng nghe: Hêy đọc Chương 8.10.2 vă hêy để nhđn viín lăm câc băi tập ít nhất lă một lần. (Bạn có thể thực hiện băi tập nhiều lần bằng câch chọn câc chủ đề khâc nhau để thảo luận).
Biết câch chấp nhận sự phí bình: Hêy thử lăm băi tập 13.2.2.
Lăm việc trong nhóm tốt hơn: Hêy xem chương 8.10.4.
Để giúp hăn gắn hai người đang có xung đột hêy xem chương 8.10.5
2 VẤN ĐỀ:
Nhđn viín không thực sự hiểu công việc của họ lă gì cũng như động cơ lăm việc của chính họ.
Một số phương phâp:
Hêy lăm cho công việc rõ răng:
Tất cả mọi vị trí trong tổ chức kể
cả câc thănh viín của Ban chỉ đạo cũng phải có bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc giúp trânh trường hợp nếu như nhđn viín ứng xử không đúng đắn với những người cấp dưới hay người hưởng lợi, hay họ chỉ lăm rất ít việc, thì công việc của họ sẽ được điều chỉnh trong quâ trình giâm sât trín cơ sở căn cứ văo bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc cũng bao gồm thông tin về thời hạn công việc của vị trí đó – ví dụ bản mô tả công việc có thể nói rằng vị trí năy kĩo dăi trong 3 năm vă sau đó sẽ được xem xĩt lại, hoặc vị trí đó phải được nghỉ hưu ở độ tuổi nhất định.
Thay đổi hănh vi đối với những người cấp dưới vă người hưởng lợi:
Hêy lăm băi tập 13.2.1, 13.2.2 vă 13.3. Sau khi âp dụng những phương phâp năy có thể chúng ta sẽ phât hiện ra những phương phâp khâc – có thể lă một người bín ngoăi tổ chức một tọa đăm quy mô nhỏ, thảo luận một văi phần của kinh Koran hay kinh Thânh. Hoặc câc tổ chức PCP khâc có câch riíng của họ.
Sử dụng công cụ Sắm vai:Giả sử có một hội thảo vă bạn có thể tìm ra một văi người mạnh dạn để đóng vai, đó có thể lă những người hưởng lợi hoặc những người bín ngoăi. Họ có thể đóng một cảnh trong đó người thì sắm vai Nhđn viín lđu năm, Nhđn viín trẻ, Công nhđn vă người sắm vai Người hưởng lợi. Giả dụ, thông thường cân bộ của câc tổ chức PCP
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q 51
họ thường hay hỏi những cđu hỏi riíng tư, câc cân bộ cao cấp thì âp đặt người khâc. Trong cảnh sắm vai năy, câc diễn viín cố gắng phóng đại câc sự việc đến đỉnh điểm khiến khân giả bị sốc vă bật cười. Khi chứng kiến câc hănh vi không đẹp năy, thâi độ của mọi người có thể sẽ thay đổi. Một số tổ chức thường âp dụng phương phâp sắm vai năy hăng năm hoặc đóng kịch cđm. Sự việc có thể được thể hiện nhẹ nhăng hơn song vẫn để lại ấn tượng khó quín trong lòng người xem.
Hình thănh nín Bộ Nguyín tắc Ứng xử: được giới thiệu trong Chương 8.10.5, đó lă Nguyín tắc Ứng xử cho tất cả mọi người vă lă một phần trong bản mô tả công việc. Tăng cường giâm sât: hêy xem chương 8.5. Nếu hệ thống giâm sât của tổ chức kĩm – (có lẽ)nín mời một chuyín gia bín ngoăi đến tập huấn, đđy có lẽ lă phương thức hữu hiệu nhất.
3 VẤN ĐỀ:
Phong câch quản lý không vì mục đích của tổ chức PCP
Một số phương phâp:
Băi tập phđn tích SWOT trong chương 12.1 có thể lă câch thức để bắt đầu quâ trình thay đổi.
Phương phâp năy nín có sự tham gia của một chuyín gia bín ngoăi.
Quản lý ở bất kỳ cấp độ năo cũng cần phải biết chấp nhận sự thay đổi, sự thay đổi có thể lă dănh ưu tiín cho phúc lợi vă tăng cường sự
tham gia của nhđn viín, có thể lă đăo tạo lại một số kỹ năng lăm việc. Câc giâm sât viín hay những nhă quản lý có thể cũng cần được đăo tạo lại. Những người không thể tiến hănh công việc theo phương thức mới sẽ có thể bị sa thải hoặc không có cơ hội thăng tiến.
4 VẤN ĐỀ:
Giâm đốc không muốn lắng nghe.
Hêy đọc Chương 8.9. Nếu bạn lă cân bộ cấp dưới câch biệt khâ xa so với Giâm đốc, hêy tìm đến một người năo đó có thể nói chuyện với Giâm đốc về câch thức anh ta hănh động. Hêy cđn nhắc những người xung quanh Giâm đốc. Ai lă người mă Giâm đốc kính trọng? Những người biết anh ta từ thời còn lă sinh viín? Cha anh ta? Bất kỳ một ai đó trong Ban chỉ đạo? Ai có thể khiến anh ta phải lắng nghe? Đồng thời trong lúc đó có thể thể có một nhóm người trong cơ quan đang ủng hộ vị trí của Giâm đốc, những người năy cũng nín được cảnh bâo. Hêy nghĩ đến những hoạt động nhỏ khâc có thể thường xuyín tâc động lín Giâm đốc.
5 VẤN ĐỀ:
Ban chỉ đạo không được hỗ trợ.
Một số phương phâp:
Vấn đề năy được giải quyết trong phần băi tập phđn tích SWOT chương 12.1
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q u y m « n h â 52 6 VẤN ĐỀ:
Những người có tuổi ở vị trí cao có thể gđy trở ngại đối với quâ trình phât triển.
Ở một số nước văn hoâ công sở tạo cơ hội cho những người có thđm niín có cơ hội thăng chức mă không hề cđn nhắc xem năng lực của họ có đủ để đảm nhận vị trí đó hay không. Những tổ chức có từ một đến hai người như thế thường gđy trở ngại cho sự phât triển của tổ chức, để trường học bị bỏ không hay tiếp tục để những mối bất hoă tồn tại trong tổ chức của bạn.
Một số phương phâp có thể âp dụng: Một tổ chức gặp phải vấn đề năy phải thực hiện 2 việc sau: Hêy đảm bảo lă sự việc không bị lặp lại trong tương lai... bằng câch
đưa ra câc tiíu chuẩn tuyển dụng vă câc bản mô tả công việc rõ răng hơn; xđy dựng cơ chế giâm sât những câ nhđn năy so sânh với bản mô tả công việc vă điều chỉnh sao cho phù hợp với năng lực của họ.
Sau đó, hêy tiếp xúc với từng câ nhđn... Ví dụ như Ban chỉ đạo có thể không có khả năng thoât khỏi một vị Giâm đốc cứng nhắc cho đến khi ông ta nghỉ việc trong hai năm nữa. Có thể những điều khoản trong hợp đồng lao động đê bảo vệ anh ta. Tuy nhiín họ có thể chuẩn bị kế hoạch để đối phó với tình hình năy. Họ sẽ nói rõ với Giâm đốc lă quyền lực của anh ta thì có hạn: anh ta không thể kĩo dăi thời gian lăm việc của mình,
tự ý lựa chọn người kế nhiệm hay tiếp tục quản lý tổ chức sau hai năm nữa. Họ có thể từ chối lắng nghe những lời phăn năn dai dẳng của anh ta cũng như những âm ảnh mă anh ta phải chịu. Họ có thể nhắc lại “Mối quan tđm của chúng tôi lă tổ chức chứ không phải lă câ nhđn. Hêy cùng thảo luận về tương lai của tổ chức”. Hêy nhắc lại điều năy, như thế có thể khiến anh ta nắm bắt lại được “vai trò của mình”. Nếu như cần thiết phải lấy ý kiến của anh ta hêy cử một đại diện tương đối ngang hăng đến gặp anh ta - chỉ đi một mình. Người đại diện phải cẩn trọng để đảm bảo toăn bộ cuộc thương lượng thoải mâi vă nghiím túc.
7 VẤN ĐỀ:
Mục đích của tổ chức đê bị xđm phạm nhưng lại không được đưa ra thảo luận.
Điều năy có thể xảy ra do câc yếu tố bín ngoăi: chính phủ, bằng câch gđy âp lực vă/hoặc thay thế nhđn viín vă dần biến tổ chức PCP trở thănh một loại hình tổ chức khâc - một tổ chức do chính phủ chỉ đạo (Government-organ- ized NGO - GONGO). Câc đảng phâi chính trị có thể biến câc tổ chức PCP trở thănh những tổ chức đem lại lợi nhuận cho câc thănh viín trong đảng. Đôi khi vấn đề nảy sinh từ bín trong - một tổ chức PCP do một gia đình thănh lập ra có thể dần dần bị câc thănh viín trong gia đình nắm giữ hết
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q 53
câc vị trí. Một câch khâc để xđm hại mục đích của tổ chức đó lă khi tổ chức muốn giảm thiểu khối lượng công việc. Ví dụ như một tổ chức giúp đỡ phụ nữ cao tuổi. 2 năm trôi qua tổ chức liín lạc ít phụ nữ cao tuổi hơn vă chỉ cung cấp những dịch vụ tốn ít thời gian vă không phù hợp. Mỗi năm một lần tổ chức gửi đến cho họ một con búp bí vă một ít quần âo cho con búp bí năy. Những kiểu tổ chức như thế năy có thể không tồn tại được lđu vă chỉ có nhđn viín lă phải chịu ảnh hưởng nhiều nhất.
Một số phương phâp giải quyết:
Đđy lă một vấn đề khó có thể được giải quyết từ bín trong. Nếu một nhđn viín trẻ đối mặt với thâch thức đang xảy ra, có khả năng bị đuổi việc vă ở một số đất nước việc lăm rất khan hiếm vă gia đình thì cần được chu cấp. Tuy nhiín một câ nhđn có thể bằng câch đm thầm bắt đầu tìm kiếm đồng minh vă phât triển chiến lược đúng đắn. Điều đó có thể bao gồm:
Khuyến khích những người hưởng lợi tự tổ chức nhau lại vă kiến nghị;
Thu hút sự quan tđm của bâo chí; Giúp câc tổ chức đối tâc vă những nhă tăi trợ biết được sự việc. Đặc biệt lă nhă tăi trợ có thể tổ chức kiểm toân tăi chính độc lập vă/hoặc kiểm tra lại một câch có hệ thống.
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q u y m « n h â 54
Chương 9: XĐY DỰNG CÂC DỊCH VỤ HỖ TRỢ TỐT