nghiệm thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực của mình như thế năo:
Để tìm ra kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực của bạn:
Hêy tìm một tổ chức PCP có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn.
Hỏi xem liệu bạn có thể tới tham quan công việc họ đang lăm.
Hêy đọc tăi liệu. Tới thăm thư viện của thănh phố/thị xê gần nhất. Nhìn văo danh sâch địa chỉ, người liín hệ vă câc nguồn lực trong Phụ lục 6 ở cuối tăi liệu năy vă tìm ra câi gì có thể âp dụng trong lĩnh vực chuyín môn của bạ theo sât. Cố gắng tìm văi trang web có ích trín mạng.
Tìm một cân bộ có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn, có thể đê nghỉ hưu, vă mời họ tham gia Ban lênh đạo trong tổ chức của bạn.
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q 37 8.1 Trở thănh một tổ chức PCP chính thức
Như vậy tổ chức của bạn đê trải qua giai đoạn đầy nhiệt huyết vă không chính thức đầu tiín. Bạn quyết định lă mình có thể lăm được nhiều hơn nữa nếu chuẩn hoâ hoâ cơ cấu vă đăng ký lă một tổ chức PCP. Bạn sẽ thiết lập một Ban hay uỷ ban chỉ đạo, được chính phủ vă câc nhă tăi trợ chính thức công nhận vă bạn sẽ tuđn thủ câc mong đợi cũng như quy định được xđy dựng sau đó.
8.2 Chuyín môn hoâ cân bộ
Bạn có thực sự cần cân bộ hănh chính, cân bộ tìm tăi trợ vă kế toân, cần một văn phòng vă một hệ thống lưu trữ, thư ký, xe cộ vă lâi xe, cân bộ lao công, phòng căng tin vă cân bộ cấp dưỡng không? Để trả lời cđu hỏi năy, bạn cần suy nghĩ về mục đích - Bạn muốn tổ chức đạt được mục tiíu gì? Tổ chức ban đầu có thể giúp 100 người trong khu ổ chuột gần đó. Giờ bạn muốn điều hănh một cơ sở y tế đâp ứng nhu cầu cơ bản của 20.000 dđn. Để cung cấp nhiều dịch vụ hơn, tốt hơn, tập trung hơn vă chuyín nghiệp hơn, người ta phải chuyín môn hoâ. Nếu bạn muốn tiến hănh tiím chủng, bạn cần y tâ. Y tâ không nín dănh nhiều thời gian lau dọn săn vì nếu vậy người đó sẽ tiím chủng được cho ít người hơn, v.v...
8.3 Xđy dựng vă duy trì
nguyín tắc
Tuy nhiín, khi nói về câc tổ chức PCP thì không chỉ nói về quy mô vă
tính chuyín nghiệp. Câc tổ chức còn có câc nguyín tắc. Một trong câc nguyín tắc lă tất cả mọi người, từ giâm đốc đến lao công, đều cảm thấy mình lă một phần của tổ chức vă tổ chức thuộc về họ. Có nhiều câch khâc nhau để lăm việc năy nhưng một câch trong số đó lă mọi người nín ăn cùng nhau. Nếu bạn mời mọi người một bữa trưa ngon miệng tại câc băn ăn lớn, thì đđy lă một câch rất tốt để khiến họ trở thănh một nhóm.
Câc nguyín tắc khâc của một tổ chức PCP lă sự tin cậy, trâch nhiệm giải trình vă tính minh bạch. Với nguyín tắc năy, bạn cần một hệ thống hănh chính tương xứng. Ai đó phải giải quyết từng món quă tặng có giâ trị, gửi hoâ đơn vă nói cảm ơn. Nhđn viín kế toân phải văo sổ câc giao dịch tăi chính vă có thể chứng minh lă tiền được dùng để mua thuốc, chứ không phải để mua bia cho cân bộ, đó một phần của kiểm toân năm. Kế toân phải đơn giản để nhă tăi trợ có thể hiểu được. Hoâ đơn mua thuốc phải được lưu trữ sao cho có thể tìm lại khi cần. Chúng tôi có quay đi quay lại vấn đề năy nhiều lần lă do nhiều tổ chức PCP quản lý tăi chính rất kĩm.
8.4 Mô hình câc tổ chức
phương tđy
Mô hình tổ chức kiểu phương tđy hình Kim tự thâp, lă mô hình phổ biết nhất trong lĩnh vực công nghiệp vă cả với câc tổ chức PCP, ở cả phía bắc lẫn phía nam. Nó giống như một kim tự thâp thật.
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q u y m « n h â 38
Có thể tìm thấy nhiều câch thức tổ chức cân bộ trín khắp thế giới vă những câch năy đều hoạt động tốt, tuy nhiín thường thì đó lă câc tổ chức nhỏ. Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, đôi khi câc nhă điều dưỡng hoặc nhă hộ sinh được điều hănh bởi một nhóm bă đỡ hoặc y tâ, những người năy khâ đồng đều trong việc chăm sóc có chất lượng. Câc y tâ đều hiểu vă tôn trọng nhau vă thă tự mình lăm câc công việc lặt vặt còn hơn lă phải trả thím lương cho người ngoăi. Đđy lă một câch lăm việc “khâ phụ nữ” vă nó giúp xđy dựng được tinh thần hợp tâc.
Một mô hình thănh công khâc lă tổ chức kiểu Gia đình, đó lă mọi người lăm bất kỳ việc gì vă ông chủ chính lă ông. Điểm yếu tiềm ẩn của câc tổ chức gia đình lă họ có thể phản đối câc ý tưởng mới. Tiếp đó, bín cạnh chức năng đê được định hình, tổ chức còn có một mục tiíu quan trọng bất thănh văn đó lă lăm lợi cho chính gia đình. Vấn đề năy không quan trọng nếu họ sản xuất vă bân dĩp tông, nhưng sẽ rất lă vấn đề nếu họ nói rằng họ giúp đỡ trẻ mồ côi bị AIDS.
Như vậy, mô hình Kim tự thâp kiểu phương tđy giống kim tự thâp về hình dâng, thường lă có một ông chủ ở trín cùng vă ngăy căng nhiều cân bộ khi đi xuống phía dưới.
Nhóm cân bộ cấp trín giâm sât nhóm cấp dưới, cấp dưới chịu trâch nhiệm trước cấp trín. Cuối cùng, mọi người chịu trâch nhiệm trước giâm đốc vă giâm đốc lă người chịu trâch nhiệm về tất cả những gì mă mọi người thực hiện.
Một số «kim tự thâp» tổ chức cao vă gầy; một số khâc rộng vă mỏng hơn. Một tổ chức PCP tốt lă một tổ chức có «kim tự thâp» không cao quâ. Không nín có quâ nhiều cđp cân bộ trung gian giữa cân bộ cấp thấp nhất vă giâm đốc. Lý do: dễ dăng cho trao đổi, thông tin, khi cần thiết.
Có thể tìm thấy mô hình năy trong tất cả câc lĩnh vực vă câc tổ chức lợi nhuận. Một số người nói câch tổ chức năy "nam tính" hơn. Mô hình năy có thể khâ thđn thiện với nhđn viín vă mang tính dđn chủ, nhưng, đặc biệt khi tổ chức phât triển, nó có thể bị bóp mĩo theo câc câch sau đđy:
BĂI TẬP:
Hêy vẽ cơ cấu tổ chức của bạn lín giấy, giống như ví dụ trín.
Có bao nhiíu cấp trung gian giữa cân bộ cấp thấp nhất vă giâm đốc?
GIÂM ĐỐC
4 phó giâm đốc chuyín trâch...
Tăi chính 3 cân bộ Dịch vụ 2 thư ký Gđy quỹ Nhđn sự 1 cân bộ phụ trâch tình nguyện viín (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q 39
Uy tín của giâm đốc có thể tăng vă khoảng câch giữa ông ta vă nhđn viín cấp thấp nhất ngăy căng lớn (giâm đốc thường lă đăn ông, nhưng không phải lúc năo cũng vậy);
Hầu hết lă nam giới ở phần đỉnh kim tự thâp;
Để được thăng tiến, thậm chí lă để giữ việc, bạn phải cạnh tranh;
Nhđn viín được coi lă mục tiíu, với âp lực phải tạo ra số lượng hơn lă chất lượng. Ví dụ: mỗi năm, phải đến thăm ngăy căng nhiều người cao tuổi. Do đó, vấn đề cải thiện chất lượng cuộc sống của người cao tuổi lại trở nín ít quan trọng.
8.5 Cải thiện hoạt động của cân bộ
Bạn có thể giúp tổ chức PCP hoạt động tốt bằng câch đảm bảo rằng mỗi vị trí đều có bản mô tả công việc - người đó phải lăm gì, họ chịu trâch nhiệm trước ai vă họ giâm sât ai.
Bản mô tả công việc cho câc vị trí cao cấp bao gồm cả công việc ở hiện trường để cấp trín không bị mất liín lạc. Vă những nhiệm vụ quan trọng phải được chia sẻ chứ không chỉ do một mình giâm đốc thực hiện. Câc giâm đốc tốt lă người biết cử đại diện – ví dụ, tổ chức PCP có thể cử một người hiểu về nông nghiệp đại diện cho tổ chức ở diễn đăn địa phương về An ninh lương thực...
Tổ chức của bạn đê níu rõ mục tiíu vă chọn lĩnh vực hoạt động chuyín ngănh. Vì vậy, bạn biết rõ bạn muốn tổ chức lăm gì. Vă bạn cần cân bộ lăm điều đó. Công việc của tổ chức
PCP được phản ânh trong năng lực của cân bộ vă tiếp đó lă chất lượng của ban chỉ đạo.
Giâm sât/hỗ trợ của cân bộ:
Hầu hết cân bộ đều cần câc điều kiện như nhau để lăm việc tốt. Họ cần câc điều kiện quan trọng cơ bản – lương để mua mâi nhă, lương thực, học phí của con; sự đảm bảo về công việc ở mức đủ để họ lăm việc tốt vă họ sẽ không bị sa thải; có đủ ngăy nghỉ phĩp để thoải mâi về tinh thần.
Trong một tổ chức PCP, tất cả mọi người đều khoẻ mạnh, họ sẽ nhận được thím một câi gì đó - cảm giâc có ý nghĩa khi lăm công việc giúp đỡ người khâc. Tuy nhiín, cảm giâc năy không tồn tại mêi mêi nếu bản thđn cân bộ không được hỗ trợ đầy đủ. Ở hầu hết câc tổ chức, câc cân bộ phải chịu trâch nhiệm trước ai đó, đó lă người có nhiệm vụ kiểm tra những gì họ lăm. Giâm sât tốt sẽ luôn nhắc cân bộ nhớ về mục tiíu của mình. Có thể mỗi thăy tu cần dănh ra một ngăy với 1 cân bộ hiện trường, hoặc tổ chức PCP có thể tổ chức “Ngăy Bâo câo” – đó lă câi mă chúng tôi đê tổ chức được trong năm ngoâi.
Ở một số nền văn hoâ vă với một số người, giâm sât gần như hoăn toăn lă tiíu cực, đe doạ vă sợ hêi được dùng để giữ cân bộ ở dưới quyền. Điều năy không chỉ mù mờ về phương diện đạo đức, mă những người bị đối xử như vậy có xu hướng lăm việc không phât huy hết khả năng.
Một câch tốt hơn lă tập trung văo lăm việc hiệu quả - nỗ lực, đạt kết
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q u y m « n h â 40
quả, hỗ trợ của đồng nghiệp, tăng cường hợp tâc thông qua khen ngợi vă khuyến khích. Tính trung thực lă mỏ văng mă hầu hết câc tổ chức cố gắng tìm ra. Nó thôi thúc câc câ nhđn lăm việc vă gắn chặt tinh thần tập thể. Một cân bộ giâm sât tốt cũng có thể giúp một nhđn viín hiểu rõ câc động cơ lăm việc, điểm mạnh, điểm yếu của họ vă lăm thế năo để cải thiện tình hình.
Nếu bạn cũng lă cân bộ giâm sât, bạn có thể lăm câc băi tập dưới đđy với người được bạn giâm sât (vă hêy thử âp dụng nó với chính mình): 13.1, 13.1.1., 13.1.2., 13.2.2.
VÍ DỤ: NĐNG CAO NĂNG LỰC
TRONG DỰ ÂN NƯỚC FENJI
Fenji thuộc một dự ân lớn do một tổ chức PCP ở Việt Nam thực hiện. Cho tới gần đđy, đó lă dự ân khôi phục một hệ thống nước đê cũ với sự hỗ trợ của một số kỹ thuật viín ký hợp đồng ngắn hạn. Giờ thì thiết bị hoạt động tốt, đồng hồ đo nước được lắp đặt ở từng nhă vă doanh nghiệp; phí thu được từ người sử dụng có thể chi trả cho chi phí Hoạt động vă Bảo trì. Dự ân năy mang tính bền vững. Vì vậy, tổ chức PCP quyết định chính thức thănh lập Ban lăm việc về Nước. Với thay đổi năy, tổ chức đê:
1 quyết định câc vị trí mă Ban lăm việc về Nước yíu cầu;
2 đưa ra bản mô tả công việc cho mỗi vị trí;
3 tiến hănh đânh giâ công việc của
cân bộ đang lăm việc trong dự ân; 4 quyết định liệu năng lực của từng
câ nhđn (gồm năng lực chuyín môn vă câ tính) có phù hợp với yíu cầu công việc hay không; 5 quyết định sa thải 1 cân bộ có ít
kỹ năng vă không muốn học hỏi,vă chuyển 2 cân bộ khâc, những người ứng xử không thích hợp đối với cấp trín lă người mới vă trẻ tuổi hơn;
6 sắp xếp cho ba (3) cân bộ tham dự câc khoâ tập huấn để họ có thể lăm việc tốt (nếu họ thi đỗ); 7 soạn thảo hợp đồng lao động với
thời gian thử việc sâu thâng.
Câch tiếp cận để xem xĩt lại câc công việc được gọi lă SWOT (phđn tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội vă Nguy cơ) vă có thể được dùng để phđn tích năng lực của toăn bộ tổ chức vă câc vấn đề khâc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để có thím thông tin về SWOT, hêy đọc phần đầu tiín của Chương 12
“Xđy dựng sự bền vững”.
Trong dự ân Fenji vă câc nơi khâc, mọi người đều thấy rằng việc nđng cao năng lực của cân bộ không chỉ dựa văo đăo tạo - một số tổ chức coi đăo tạo lă cđu trả lời cho tất cả câc vấn đề trong khi câi họ cần lă cân bộ lăm việc chính xâc hơn, được giâm sât tốt hơn vă động cơ lăm việc được cải thiện...
Tìm tăi trợ cho đăo tạo ngăy nay đê ngăy căng khó hơn.
L µ m t h Õ n µ o ® Ĩ x © y d ù n g t ỉ c h ø c P C P q 41 VÍ DỤ: NĐNG CAO NĂNG LỰC
TRONG MỘT DỰ ÂN CỦA PHỤ NỮ
Một tổ chức PCP về nông nghiệp ở đông bắc chđu Phi thănh lập Ban về Phụ nữ để tập huấn cho phụ nữ trong thôn. Họ tuyển năm cân bộ nữ đến từ thủ đô, tất cả đều thuộc tầng lớp trung lưu vă có trâch nhiệm nặng nề với gia đình. Những phụ nữ năy phải kiếm tiền mua thức ăn cho gia đình lớn của mình trong khi giâ cả vă lạm phât ngăy căng gia tăng; chăm sóc cha mẹ chồng giă yếu; phải xa những đứa con mới lín 10 tuổi để lăm việc. Họ nhđn hậu nhưng đối với họ công việc không phải lă câi được ưu tiín nhất.
Ban về Phụ nữ không có mục tiíu rõ răng. Họ tổ chức câc cuộc họp ở mọi nơi trín đất nước. Họ nói về chăm sóc trẻ em. Ở mỗi thôn, có hai (2) phụ nữ “tình nguyện” tham gia. Cả người giảng lẫn người nghe đều không thấy gì thú vị hay hữu ích. Do vậy, cân bộ thấy mất tinh thần.
Sau đó, với sự giúp đỡ của câc nhă tăi trợ, tổ chức bắt đầu phđn tích người dđn cần gì. Họ dănh một tuần lăm việc ở một thôn vă đđy lă lần đầu tiín họ lăm như vậy. Rồi họ quay trở lại lần nữa để phỏng vấn phụ nữ về chuyện phụ nữ trong thôn muốn học gì. Hoâ ra ưu tiín của họ lă Kiếm tiền vă Kế hoạch hoâ gia đình. Tuy nhiín, để dạy những vấn đề ăy, cân bộ phải lăm hai (2) việc – tìm câc chuyín gia để lăm việc cùng vă chính câc cân bộ phải trở lại trường học. Quâ trình đăo tạo lại kĩo dăi vă khó
khăn nhưng nó lại có ý nghĩa với cân bộ vă tinh thần của họ đê tăng lín.
8.6 Xđy dựng vă duy trì Ban
chỉ đạo hiệu quả
Ban chỉ đạo lă một hình thức tổ chức PCP kiểu phương tđy. Đđy không phải lă câch duy nhất. Tuy nhiín, theo kinh nghiệm của câc tâc giả, câc tổ chức PCP hoạt động tốt luôn có ban chỉ đạo tốt vă đóng góp của ban lă rất rõ răng. Trong Chương 1, chúng tôi nói rằng ban chỉ đạo trở nín quan trọng khi cân bộ bắt đầu được trả lương vă có thể họ phải quan tđm đến việc kiếm sống hơn lă cung cấp dịch vụ tốt.
Một ban chỉ đạo tốt có thể lăm câc việc sau:
Nếu quy định về thănh viín đúng