- Số bản hoá đơn chính, phụ phải đủ nh L/C yêu cầu và phù hợp với Điều 20(c) (i) (ii) của UCP 500. Cũng cần lu ý những trờng hợp sau:
*. Nếu L/C yêu cầu “Signed commercial invoice” thì hóa đơn phải có chữ ký ngời bán.
*. Nếu L/C không nói gì về loại hoá đơn thì ngời bán phải xuất trình số lợng hoá đơn nh yêu cầu và trong đó phải có ít nhất một bản có dấu “ORIGIN”.
- Không xuất trình hoá đơn tạm, trừ khi L/C yêu cầu
- Phải đợc công chứng, đợc hợp pháp hoá hoặc đợc cấp thị thực nếu L/C yêu cầu.
- Mục miêu tả hàng hoá phải phải phù hợp với L/C và đồng nhất với Vận đơn đờng biển hoặc Vận đơn hàng không. Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hoá thì hoá đơn cũng phải thể hiện.
- Các điều khoản của hợp đồng đợc chỉ rõ, ví dụ C&F, CIF hay FOB. - Mục dữ kiện ngời nhận hàng phải phù hợp với L/C.
- Số tiền trên hoá đơn phải chính xác:
*. Trị giá hoá đơn phù hợp với hối phiếu, trừ khi sự sai biệt đợc L/C cho phép. *. Nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng trị giá hoá đơn phải nằm trong dung sai cho phép của L/C.
*. Nếu giao hàng từng phần cho phép thì trị giá hóa đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C, nhng giao hàng lần cuối cùng thì tổng trị giá của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C tối đa là 5%.
*. Đối với hàng chuyên chở dạng rời thì dung sai cho phép là 5% cho số lợng và số tiền nh số tiền thanh toán không đợc vợt quá số tiền quy định trên L/C.
- Cách tính toán, các yếu tố thêm vào phải phù hợp với yêu cầu của L/C. Các loại chi phí nh phí bảo quản, điện phí, phí hoa hồng, chiết khấu không đợc nêu trong hoá đơn, trừ khi L/C cho phép.
- Hoá đơn thơng mại phải đợc ngời xuất khẩu ký.
- Ngời lập hoá đơn phải phù hợp với quy định của L/C về tên gọi công ty, địa chỉ, số telex, phone, số fax, thông thờng ngời lập hóa đơn là ngời thụ hởng L/C hay là nhà sản xuất. Nhng nếu trên L/C không ghi rõ ai là ngời lập hoá đơn thì ng- ời hởng phải lập. Nếu L/C ghi “Commercial Invoice by a third party is acceptable” thì một ngời khác không phải là ngời thụ hởng là ngời lập Hoá đơn.