Tại cỏc đội sản xuất, do địa bàn hoạt động rộng khắp, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn nhỏ, tớnh chất khỏc nhau, hơn nữa hỡnh thức hoạt động của Cụng ty là khoỏn theo định mức chi phớ, do đú cỏc đội tự tỡm nguồn cung ứng NLVL sao cho phự hợp với địa điểm đặt cụng trỡnh cũng như yờu cầu về tớnh chất, chủng loại, quy cỏch, kớch cỡ của NLVL. Ở đội, khi nhận được quyết định thi cụng cụng trỡnh, cỏc đội sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng theo hạn mức dự toỏn. Trờn Cụng ty sẽ tiến hành xột duyện và cấp tạm ứng vốn cho cỏc đội. Định kỳ vào cuối mỗi thỏng kể từ khi cụng trỡnh thi cụng, cỏc đội tập hợp cỏc hoỏ đơn chứng từ phỏt sinh cú liờn quan đến chi phớ cụng trỡnh về phũng kế toỏn ở Cụng ty để hoàn tạm ứng và đề nghị xin tạm ứng theo hạn mức tạm ứng dự toỏn tiếp theo.
Trong suốt quá trình thu mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các loại hoá đơn chứng từ nh :
-Hoá đơn GTGT ( do bên bán lập ); -Hoá đơn bán hàng ( do bên bán lập ); -Bảng kê mua nguyên vật liệu;
-Phiếu nhập kho ( do cán bộ nhân viên của Công ty lập ); -Biên bản kiểm nhận vật t, biên bản xử lý vật t thiếu; -Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toấn tạm ứng…
Căn cứ vào hoá đơn GTGT do cán bộ vật t của đội mua về, đội trởng lập phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra NVL. Nếu đảm bảo khớp đúng thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên, liên 2 chuyển cho thủ kho ký xác nhận và ghi vào thẻ kho, sau đó lu tại đội. Liên 2 đợc chuyển cho phòng kế toán ở trụ sở Công ty. Cuối tháng,
đội trởng tập hợp các phiếu nhập kho gửi cho phòng kế toán để làm cơ sở cho việc hoàn tạm ứng.
Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho :
Biểu II.1
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 1 ( giao cho khách hàng ) Ký hiệu : aa/09 Ngày 17 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty thơng mại Xuân Sơn Địa chỉ : Cẩm Phong, Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá Họ và tên ngời mua hàng : Trần Ngọc Kim Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng Hình thức thanh toán : tiền mặt
STT Tên vật t, hàng hóa
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng bao
PCB30
Tấn 90 50.000 4.500.000
Cộng tiền hàng : 4.500.000đ
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế : 450.000 Tổng cộng thanh toán : 4.950.000
Số tiền bằng chữ : Bốn triệu chín trăm năm mơi ngàn đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Công ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số : 01 - VT
Địa chỉ : Cẩm Thuỷ- TH Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của BT BTC
Phiếu nhập kho Số 05
Ngày 17 tháng 01 năm 2010 Họ tên ngời giao hàng : Trần Ngọc Kim Theo số ngày tháng năm… … … …
Nhập kho tại công trình nhà hội trờng Cẩm Thuỷ SL
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã ĐVT Đơn Thànhtiền Sản phẩm, hàng hoá số HM TT giá
1 Xi măng bao PCB30 Tấn 90 50.000 4.500.000
Cộng 4.500.000 Tổng số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Ngày nhập kho : 17/01/2010
Ngời giao hàng Phụ trách cung tiêu Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )