2.3.1. Kế toỏn phần hành thu mua nguyờn vật liệu
2.3.1.1. Cỏc thủ tục, chứng từ kế toỏn ỏp dụng
Tại cỏc đội sản xuất, do địa bàn hoạt động rộng khắp, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn nhỏ, tớnh chất khỏc nhau, hơn nữa hỡnh thức hoạt động của Cụng ty là khoỏn theo định mức chi phớ, do đú cỏc đội tự tỡm nguồn cung ứng NLVL sao cho phự hợp với địa điểm đặt cụng trỡnh cũng như yờu cầu về tớnh chất, chủng loại, quy cỏch, kớch cỡ của NLVL. Ở đội, khi nhận được quyết định thi cụng cụng trỡnh, cỏc đội sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng theo hạn mức dự toỏn. Trờn Cụng ty sẽ tiến hành xột duyện và cấp tạm ứng vốn cho cỏc đội. Định kỳ vào cuối mỗi thỏng kể từ khi cụng trỡnh thi cụng, cỏc đội tập hợp cỏc hoỏ đơn chứng từ phỏt sinh cú liờn quan đến chi phớ cụng trỡnh về phũng kế toỏn ở Cụng ty để hoàn tạm ứng và đề nghị xin tạm ứng theo hạn mức tạm ứng dự toỏn tiếp theo.
Trong suốt quá trình thu mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các loại hoá đơn chứng từ nh :
-Hoá đơn GTGT ( do bên bán lập ); -Hoá đơn bán hàng ( do bên bán lập ); -Bảng kê mua nguyên vật liệu;
-Phiếu nhập kho ( do cán bộ nhân viên của Công ty lập ); -Biên bản kiểm nhận vật t, biên bản xử lý vật t thiếu; -Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toấn tạm ứng…
Căn cứ vào hoá đơn GTGT do cán bộ vật t của đội mua về, đội trởng lập phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra NVL. Nếu đảm bảo khớp đúng thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên, liên 2 chuyển cho thủ kho ký xác nhận và ghi vào thẻ kho, sau đó lu tại đội. Liên 2 đợc chuyển cho phòng kế toán ở trụ sở Công ty. Cuối tháng,
đội trởng tập hợp các phiếu nhập kho gửi cho phòng kế toán để làm cơ sở cho việc hoàn tạm ứng.
Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho :
Biểu II.1
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 1 ( giao cho khách hàng ) Ký hiệu : aa/09 Ngày 17 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty thơng mại Xuân Sơn Địa chỉ : Cẩm Phong, Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá Họ và tên ngời mua hàng : Trần Ngọc Kim Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng Hình thức thanh toán : tiền mặt
STT Tên vật t, hàng hóa
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng bao
PCB30
Tấn 90 50.000 4.500.000
Cộng tiền hàng : 4.500.000đ
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế : 450.000 Tổng cộng thanh toán : 4.950.000
Số tiền bằng chữ : Bốn triệu chín trăm năm mơi ngàn đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Công ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số : 01 - VT
Địa chỉ : Cẩm Thuỷ- TH Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của BT BTC
Phiếu nhập kho Số 05
Ngày 17 tháng 01 năm 2010 Họ tên ngời giao hàng : Trần Ngọc Kim Theo số ngày tháng năm… … … …
Nhập kho tại công trình nhà hội trờng Cẩm Thuỷ SL
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã ĐVT Đơn Thànhtiền Sản phẩm, hàng hoá số HM TT giá
1 Xi măng bao PCB30 Tấn 90 50.000 4.500.000
Cộng 4.500.000 Tổng số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Ngày nhập kho : 17/01/2010
Ngời giao hàng Phụ trách cung tiêu Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
2.3.1.2. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn nghiệp vụ mua NVL
Đơn vị : Công ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số S12- DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ : Cẩm Thuỷ – Thanh Hoá Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BT BTC
Thẻ kho
Ngày 17 tháng 01 năm 2010
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t : Xi măng bao PCB30 Đơn vị tính : tấn S Chứng từ Ngày Số lợng T Diễn giải nhập, T SH NT xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ ……… 1 PNK 17/01 Nhập kho xi măng 17/01 90 05 bao PCB30 . . … … …… ………… ……. ……… ……… ……….. Tồn cuối kỳ ………...
Biểu II.4 Sổ chi tiết TK 152
Tên TK : Nguyên liệu – vật liệu Tháng 01 năm 2010
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có .. … …… ……… …… ………… ……… .. PNK 17/01 Nhập kho xi măng bao 141 4.500.000
5 PCB30
. .. .
… …… ……… … ……… ………
Ngời ghi sổ Kế toán trởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
b. Ghi sổ tổng hợp
NVL sử dụng cho thi cụng cụng trỡnh đều do bộ phận vật tư của cỏc đội tự tỡm nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng, mọi quan hệ thanh toỏn tiền mua NVL với người cung cấp đều do cỏc đội cụng trỡnh tự đảm nhận. Cũn quan hệ giữa đội với Cụng ty về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL là quan hệ thanh toỏn tạm ứng chi phớ xõy lắp giao khoỏn nội bộ thực hiờn thụng qua tài khoản 1413. Cụng việc thanh toỏn tỡnh hỡnh nhập kho NVL được kế toỏn thực hiện vào cuối mỗi thỏng khi ở dưới cỏc đội đó tập hợp và gửi lờn phũng kế toỏn cỏc hoỏ đơn chứng từ ban đầu liờn quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn NVL tại cụng trỡnh và cỏc bảng kờ cần thiết. Căn cứ vào đú, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi sổ cỏI cỏc TK liờn quan.
2.3.2. Kế toỏn phần hành tiền lương và nhõn viờn
2.3.2.1. Cỏc thủ tục, chứng từ kế toỏn ỏp dụng
Cũng như trong phần hành nguyờn vật liệu, việc hạch toỏn tiền lương đối với nhõn cụng làm việc trờn cụng truờng và lao động thuờ ngoài được giao cho tổ đội trưởng cỏc đội sản xuất. Hàng ngày, đội trưởng cỏc đội sản xuất sẽ dựa trờn kết quả lao động của cụng nhõn để ghi vào bảng chấm cụng. Việc hạch toỏn khụng chỉ ảnh hưởng tới độ chớnh xỏc của việc tớnh giỏ cụng trỡnh sau này mà cũn ảnh hưởng tới thu nhập của người lao động.
Cụng ty sử dụng nhiều lực lượng lao động thuờ ngoài. Đối với lực lượng này, Cụng ty giao cho đội xõy dựng cụng trỡnh và cỏc tổ trưởng cỏc tổ sane xuất theo dừi trả lương theo hợp đồng thuờ khoỏn.
Cụng ty ỏp dụng hai hỡnh thức trả lương là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
Hỡnh thức trả lương theo sản phẩm ỏp dụng cho đội ngũ cụng nhõn trực tiếp tham gia thi cụng. Đõy là hỡnh thức tiền lương tớnh cho những cụng việc cú định mức hao phớ nhõn cụng và được thể hiện trong cỏc hợp đồng giao khoỏn. Cỏc hợp đồng giao khoỏn và cỏc bảng chấm cụng là chứng từ ban đầu để làm cơ sở để tớnh và trả lương theo sản phẩm.
Tiền lương theo SP = Đơn giỏ khoỏn x Khối lượng thi cụng thực tế
Hỡnh thức trả lương theo thời gian được ỏp dụng cho số nhõn viờn giỏn tiếp trờn xớ nghiệp, bộ phận quản lý giỏn tiếp ở cỏc độ và nhõn viờn phục vụ trờn cỏc cụng trường. Căn cứ vào bảng chấm cụng và cấp bậc lương để tớnh và trả lương
2.3.2.3. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn phần hành tiền lương và nhõn viờn
Biểu II.5
Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng Tháng 01 năm 2010 Có TK 334 TK 338 TK Cộng Nợ LC LP # Cộng 3382 3383 3384 3389 Cộng 335 TK 622 50.600 11.200 61.800 1.012 8.096 1.518 506 11.132 72.932 TK 623 9.500 9.500 9.500 TK 627 12.000 6.200 18.200 430 3.440 645 215 4.730 22.930 TK 334 4.326 1.081,5 721 6.128.5 6.128,5 Cộng 72.100 17.400 89.500 1.442 15.862 3.244,5 1.442 21990,5 111490,5
Biểu II.6 Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số 75
Số hiệu TK
Trích yếu Số tiền Ghi chú
Nợ Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các khoản phải trả công 622 334 61.800.000 nhân viên, tháng 10 năm 623 334 9.500.000 2009, công trình nhà hội 627 334 18.200.000 trờng Cẩm Thuỷ
Cộng 89.500.000 Ngời ghi sổ Kế toán trởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu II.7 Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số 76
TKĐƯ Ghi Trích yếu Nợ Có Số tiền chú
Các khoản trích theo lơng, 622 338 11.132.000 tháng 10 năm 2009, công trình 627 338 4.730.000 nhà hội trờng Cẩm Thuỷ 334 338 6.128.500 Cộng 21.990.500 Ngời ghi sổ Kế toán trởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu II.8 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 10 năm 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu ngày tháng . … ……. …… 75 31/01 89.500.000 76 31/01 21.990.500 Biểu II.9 Sổ cái TK 334 Tháng 10 năm 2009 Tên TK : phải trả ngời lao động Tên công trình : nhà hội trờng Cẩm Thuỷ NT CT – GS TKĐƯ
Diễn giải Số tiền SH NT Nợ Có 31/10 214 31/10 Các khoản phải trả 622 334 61.800.000 ngòi lao động 623 334 9.500.000
627 334 18.200.000
Cộng 89.500.000 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Biểu II.10 Sổ cái TK 338
Tháng 10 năm 2009
Tên TK : Phải trả, phải nộp khác Tên công trình : nhà hội trờng Cẩm Thuỷ
NT CT – GS Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có
31/10 214 31/10 Các khoản trích 622 338 11.132.000 theo lơng 627 338 4.730.000
334 338 6.128.500
Cộng 21.990.500 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu )
2.3.3. Kế toỏn p hần hành tổng hợp chi phớ và tớnh giỏ
2.3.3.1. Kế toán chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
a. Nội dung chi phí NVL trực tiếp
Cỏc loại NLVL được sử dụng với khối lượng lớn như: Xi măng Bỉm Sơn, xi măng Nghi Sơn, sắt thộp Thỏi Nguyờn và liờn doanh, gạch ốp tường, gạch 4 và 6 lỗ, cỏt vàng, dõy cỏp điện…Cũn những NLVL được sử dụng với khối lượng ớt là những vật liệu phụ dựng để trang trớ và hoàn thiện sản phẩm như: sơn, ve, chất kết dớnh…
b. Phương phỏp tập hợp chi phớ NLVL: Phương phỏp trực tiếp
Tại cỏc đội sản xuất, do địa bàn hoạt động rộng khắp, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn nhỏ, tớnh chất khỏc nhau, hơn nữa hỡnh thứchoạt động
của Cụng ty là khoỏn theo định mức chi phớ, do đú cỏc đội tự tỡm nguồn cung ứng NLVL sao cho phự hợp với địa điểm đặt cụng trỡnh cũng như yờu cầu về tớnh chất, chủng loại, quy cỏch, kớch cỡ của NLVL. Ở đội, khi nhận được quyết định thi cụng cụng trỡnh, cỏc đội sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng theo hạn mức dự toỏn. Trờn Cụng ty sẽ tiến hành xột duyện và cấp tạm ứng vốn cho cỏc đội. Định kỳ vào cuối mỗi thỏng kể từ khi cụng trỡnh thi cụng, cỏc đội tập hợp cỏc hoỏ đơn chứng từ phỏt sinh cú liờn quan đến chi phớ cụng trỡnh về phũng kế toỏn ở Cụng ty để hoàn tạm ứng và đề nghị xin tạm ứng theo hạn mức tạm ứng dự toỏn tiếp theo.
Tại doanh nghiệp, phương phỏp tập hợp chi phớ là tập hợp trực tiếp theo từng cụng trỡnh xõy dựng theo từng quý. Cuối mỗi quý, dựa trờn cỏc bảng phõn bổ và tờ khai chi tiết, kế toỏn ghi vào cỏc bảng kờ và cỏc chứng từ ghi sổ cú liờn quan đồng thời tổng hợp số liệu vào bảng tổng hợp chi phớ sản xuất của quý để làm cơ sở cho việc tớnh giỏ thành sản phẩm hoàn thành trong quý.
c. Phơng pháp ghi sổ *Hạch toỏn chi tiết
Do nhu cầu về NLVL ở cỏc đội phỏt sinh đến đõu cỏc đội tự lo liệu đến đú nờn NLVL mua về thường xuất thẳng để thi cụng cụng trỡnh luụn mà khụng phải nhập qua kho, vỡ thế lượng tồn kho NLVL là khụng cú. Tuy nhiờn về nguyờn tắc thỡ cỏc đội cũng phải làm đầy đủ cỏc thủ tục nhập ko và xuất kho thụng qua cỏc húa đơn chứng từ để làm cơ sở cho việc thanh toỏn hoặc hoàn tạm ứng. Khi xuất kho, kế toỏn sử dụng phiếu xuất kho để theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng NVL thụng qua cỏc chỉ tiờu trờn phiếu xuất đồng thời, thủ kho phải theo dừi trờn thẻ kho. Cỏc phiếu xuất kho này được kế toỏn tập hợp và lưu giữ cho đến khi chuyển về phũng kế toỏn để thực hiện thanh toỏn. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn, liờn 1 lưu ở bộ phận lập
phiếu, liờn kho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liờn 3 người nhận giữ để ghi sổ tại bộ phận sử dụng. Mọi vấn đề hạch toỏn kế toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất NVL đều do phũng kế toỏn thực hiện.
Khi thực hiện xuất kho, kế toỏn sử dụng phiếu xuất kho, chẳng hạn như ở mẫu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu II.11
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số: 02 - VT Địa chỉ: Cẩm Thuỷ - Thanh Hoỏ QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BT BTC
Phiếu xuất kho
Ngày 16 thỏng 11 năm 2009 Số 39
Họ và tờn người nhận hàng: Nguyễn Việt Hà Địa chỉ (bộ phận): Vật tư
Lý do xuất kho: Thi cụng cụng trỡnh Xuất tại kho: Nhà hội trường Cẩm Thuỷ STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư. Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1` 2 3 1. Que hàn kg 100 9.400 940.000 2. Sơn kg 70 18.000 1.260.000 3. Đinh kg 80 6.000 480.000 4. Bột màu kg 200 4.000 800.000 Cộng 3.480.000 Tổng số tiền viết bằng chữ………. Phụ trỏch Phụ trỏch Người nhận Thủ kho bộ phận sử dụng cung tiờu Biểu II.12
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số: 02 - VT Địa chỉ: Cẩm Thuỷ - Thanh Hoỏ QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Phiếu xuất kho
Ngày 23 thỏng 10 năm 2009 Số 32
Họ và tờn người nhận hàng: Nguyễn Việt Hà. Địa chỉ (bộ phận): Vật tư
Lý do xuất kho: Thi cụng cụng trỡnh Xuất tại kho: Nhà hội trường Cẩm Thuỷ STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư Mó số Đơn vị tớnh Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Thộp Φ6 + Φ8 kg 2000 7.297 14.594.000 2 Thộp cõy cỏc loại kg 5000 7.453 37.265.000 3 Xi măng bao PCB 30 tấn 100 700.00 0 70.000.000 4 Cỏt vàng M3 60 35.000 2.100.000 5 Đỏ 4x6 M3 20 64.700 1.294.000 6 Gạch chỉ viờn 20.000 382 7.640.000 Cộng 132.893.000 Tổng số tiền viết bằng chữ……….
Phụ trỏch bộ phận sử dụng Phụ trỏch cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào tỡnh hỡnh sử dụng NLVL, kế toỏn ghi vào sổ chi tiết TK 621. Cụ thể, với cụng trỡnh Nhà hội trường Cẩm Thuỷ:
Biểu II.13 Sổ chi tiết TK 621
Tờn TK: Chi phớ NVL trực tiếp Thỏng 10 Năm 2009
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Cú PXK 23/10 Xuất thộp Φ6+ Φ8 cho 152 14.594.000
32 thi cụng cụng trỡnh
PXK 23/10 Xuất thộp cõy cỏc loại 152 37.265.000 32
PXK 23/10 Xuất xi măng bao PCB30 152 70.000.000 32 PXK 23/10 Xuất cỏt vàng 152 2.100.000 32 PXK 23/10 Xuất đỏ 4x6 152 1.294.000 32 PXK 23/10 Xuất gạch chỉ 152 7.640.000 32 Cộng 132.893.000
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng ( ký, họ tờn ) ( ký, họ tờn )
*Hạch toỏn tổng hợp: Dựa vào sổ chi tiết NVL trực tiếp của cụng trỡnh nhà hội trường Cẩm Thuỷ, cuối thỏng lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cỏi TK 621.
Biểu II.14 Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 thỏng 10 năm 2009 Số 215
Trớch yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chỳ Nợ Cú
Chi phớ NVL trực tiếp phỏt sinh trong thỏng 9 621 `152 132.893.000 cụng trỡnh nhà hội trường Cẩm Thuỷ Cộng 132.893.000 Kốm theo bảng kờ và chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toỏn trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu II.15 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Thỏng 10 năm 2009 Chỳng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày thỏng ….. ………. ……….. 215 31/10 132.893.000 ……. ………. ……….. Biểu II.16 Sổ cỏi TK 621 Thỏng 10 năm 2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờn tài khoản: Chi phớ NVL trực tiếp Tờn cụng trỡnh: Nhà hội trường Cẩm Thuỷ
SH NT ĐƯ Nợ Có A B C D 1 2 3 31/10 215 31/10 CP NVL phỏt sinh 152 132.893.000 Trong thỏng 09, cụng trỡnh nhà hội trường Cẩm Thuỷ Cộng 132.893.000 . Ghi cú TK 621 154 132.893.000 Cộng 132.893.000 132.893.000
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn, đúng dấu)
Cuối kỳ, kế toỏn lấy số liệu trờn sổ cỏi TK 621 làm căn cứ để ghi vào Sổ cỏi TK 154, trờn cơ sở đú tớnh giỏ trị cụng trỡnh dở dang hoặc giỏ trị