MẠI SẢN XUẤT MINH PHỐ CHI NHÁNH HÀ NỘ
2.2 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng điện tử, điện lạnh tại công ty cổ phần thương mại sản xuất Minh Phố chi nhánh Hà Nội.
thương mại sản xuất Minh Phố - chi nhánh Hà Nội.
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu xuất kho: ( phụ lục 2.4 )
Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán không ghi số tiền. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT: ( phụ lục 2.5 )
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng. Một dòng ghi tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và cả số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết 1 lần qua giấy than:
+ Liên 1: Màu tím được lưu tại quyển gốc + Liên 2: Màu đỏ để giao cho khách hàng
+ Liên 3: Màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty - Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu giao hàng:
Là hóa đơn bán hàng do công ty lập kiêm luôn phiếu giao hàng cho khách hàng. Loại hóa đơn này dùng khi người mua không cần thiết lấy hóa đơn GTGT ( hóa đơn đỏ ) thì kế toán lập hóa đơn này giao cho khách.
- Phiếu thu: ( phụ lục 2.6 )
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
Là chứng từ được gửi tại ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
- Phiếu chi: ( phụ lục 2.7 )
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác:
Khi phát sinh các nghiệp vụ khác liên quan thì kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác để phản ánh và lưu tại công ty.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu đúng, hợp lý thì các chứng từ này được chuyển đến các bộ phận kế toán liên quan, họ có trách nhiệm định khoản, nhập số liệu ở chứng từ vào máy có phần mềm kế toán được cài đặt theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
* Tài khoản kế toán sử dụng
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “. Kế toán mở sổ chi tiết
TK 511 để theo dõi tình hình tiêu thụ cho từng nhóm hàng.
Vận dụng tài khoản: Tài khoản này phản ánh doanh thu của số sản phẩm đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ. Đối với các sản phẩm của doanh nghiệp cũng có bán nội bộ tuy nhiên doanh nghiệp không sử dụng TK 512 “ Doanh thu nội bộ “ để hạch toán mà hạch toán luôn vào tài khoản 511.
Đối với các sản phẩm của mình thì công ty chỉ áp dụng phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ. Do đó khi hàng đã xác định bán kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp và tăng khoản phải thu. Kế toán sẽ định khoản:
Nợ TK 131 ( chi tiết cho từng khách hàng ) Có TK 511: Doanh thu chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Phương pháp ghi chép: Sau khi đơn đặt hàng của khách hàng đã được duyệt hoặc hợp đồng kinh tế được thực hiện, theo nội dung và yêu cầu của khách kế toán tiến hành kiểm tra và lập hóa đơn GTGT theo quy định ( hóa đơn viết tay và trên phần mềm kế toán ). Từ đó số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng kế toán căn cứ vào số tiền thực nhận lập phiếu thu trên phần mềm kế toán.
TK 131 “ Phải thu khách hàng “. Theo dõi các khoản phải thu của khách
hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131. Đối với tài khoản này thì công ty đồng thời mở các tài khoản chi tiết theo từng khách hàng. Khi mở chi tiết, tài khoản 131 sẽ được mã hóa là 131xx, trong đó xx là mã của khách hàng.
Vận dụng tài khoản: Khi hàng đã xác định là bán, khách hàng chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi tăng khoản phải thu.
Phương pháp ghi chép: Sau khi giao hàng cho khách và khách hàng chấp nhận thanh toán kế toán lập hóa đơn đồng thời khoản tiền nợ của khách hàng sẽ được kế toán sẽ cập nhật ngay vào phần mềm kế toán và được theo dõi trên sổ chi tiết công nợ khách hàng.
TK 632” Giá vốn hàng bán “ và TK 156 “ Hàng hóa”
Vận dụng tài khoản:
TK 632 “ Giá vốn hàng bán “: Dùng phản ánh trị giá hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
TK 156 “ Hàng hóa “: Được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng bán và mỗi loại hàng có mã xác định.
Khi xuất kho hàng bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Phương pháp ghi chép: Khi xuất hàng hóa cho khách tại bộ phận kho viết phiếu xuất kho trong đó thể hiện mã hàng, tên hàng, số lượng xuất. Từ đây kế toán căn cứ để ghi nhận giá vốn.
TK 111 “ Tiền mặt “ và TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng “
Vận dụng tài khoản: Được sử dụng trong thanh toán với khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền thì tùy theo từng hình thức thanh toán, kế toán định khoản:
Nợ TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản
Có TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách hàng
Khi khách hàng mua hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán ghi: Nợ TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt
Nợ TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản
Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Phương pháp ghi chép: Việc ghi chép chi tiết được phân công cho bộ phận bán hàng và theo dõi công nợ thực hiện. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt thì kế toán căn cứ vào số thực nhận để viết phiếu thu tiền mặt trên máy tính. Số liệu được cập nhật vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt và các sổ khác có liên quan.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như TK 642 “ Chi phí bán hàng “, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp “,…
* Trình tự hạch toán - Bán buôn hàng hóa:
Sau khi lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi nhận doanh thu của hàng bán:
Nợ TK 111, 112, 131: Giá thanh toán của hàng hóa ( giá bán đã có thuế GTGT ) Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho để bán Có TK 156
Giá vốn của hàng bán được ghi theo giá thực tế nhập của hàng.
Nếu trong quá trình bán hàng phát sinh chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và chứng từ hợp lệ khác kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán ( nếu công ty còn nợ ) Khi công ty thanh toán chi phí kế toán ghi:
Nợ TK 331: ghi giảm khoản tiền thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản
Ví dụ 1: Ngày 25/5/2011 công ty cổ phần thương mại sản xuất Minh Phố - chi
nhánh Hà Nội bán cho công ty TNHH An Thái 10 chiếc điều hòa với giá bán 5.141.400 đ/ chiếc, thuế suất là 10%. Giá vốn của 10 chiếc điều hòa này là 45.100.000 đ. Khi đồng ý bán hàng cho khách kế toán viết phiếu xuất kho số 20 ( phụ lục 2.8 ). Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000456 ( phụ lục 2.9 ), giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Dựa vào 2 chứng từ là hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 56.555.400 đ Có TK 511: 51.414.000 đ Có TK 3331: 5.141.400 đ Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 45.100.000 đ
Có TK 156: 45.100.000 đ
Ngày 26/05/2011 khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, lập phiếu thu số 15 ( phụ lục 2.10 ). Giảm tiền phải thu tăng tiền mặt trong quỹ kế toán ghi:
Có TK 131( Công ty An Thái ): 56.555.400 đ
Ví dụ 2: Ngày 25/5/2011 công ty cổ phần thương mại sản xuất Minh Phố - chi
nhánh Hà Nội bán cho công ty TNHH thương mại Phương Nam 10 chiếc máy giặt với giá 6.076.200 đ/chiếc, và 10 tủ đông với giá bán là 3.214.800 đ/ chiếc. Thuế GTGT hai loại hàng hóa này là 10%. Giá vốn của 10 chiếc máy giặt là 53.300.000 đ, giá vốn của 10 chiếc tủ đông là 28.200.000 đ. Khi đồng ý bán hàng cho khách kế toán lập phiếu xuất kho số 21 ( phụ lục 2.11 ). Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000455 ( phụ lục 2.12 ).Dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 131: 102.201.000 đ
Có TK 511 ( máy giặt ): 60.762.000 đ Có TK 511 ( tủ đông ): 32.148.000 đ Có TK 3331: 9.291.000 đ
Đồng thời kế toán ghi giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 81.500.000 đ
Có TK 156: 81.500.000 đ
Ngày 26/05/2011 khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu số 10 ( phụ lục 2.13 ). Căn cứ vào phiếu thu này kế toán ghi:
Nợ TK 111: 102.201.000 đ Có TK 131: 102.201.000 đ