Sổ kế toán là những tờ sổ hoặc quyển sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
Sổ kế toán gồm 2 loại: sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép và quản lý lưu trữ và bảo quản theo chế độ hiện hành.
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tùy thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán bao gồm:
- Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung: + Sổ NK chung
+ Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền
+ Sổ nhật ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi cho từng loại tiền.
+ Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các TK 511, 512, 521, 531, 532, 632, 156, 111…
+ Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và phải theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán hết các khoản nợ.
- Nếu áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì kế toán sử dụng các sổ sau:
+ Sổ nhật ký chứng từ số 8: Dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các tài khoản 511, 531, 532, 521, 632, 131…Sổ này ghi chép vào cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê số 1,2,8,10, 11 để ghi sổ
+ Các bảng kê: bảng kê số 1 ( phản ánh tài khoản 111 ), bảng kê số 2 ( phản ánh tài khoản 112 ), bảng kê 10 ( phản ánh tài khoản 131 )
+ Sổ cái: kế toán mở sổ cái chi tiết cho các tài khoản 511, 512, 521, 531, 532, 632, 156, 111…
+ Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, sổ chi tiết thanh toán người mua…