* Mục tiêu phân công công việc
Để hoàn thành mục tiêu đề ra có rất nhiều cách thức khác nhau. Vấn đề là lựa chọn cách thức tối ưu nhất. Thiết kế và phân công công việc là việc làm thường xuyên của các nhà quản lý.
Thiết kế và phân công công việc khoa học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, các nguồn lực, nâng cao được chất lượng và hiệu quả công việc, tránh được những sự lãng phí, thúc đẩy được tính tích cực của người lao động trong quá trình làm việc. Các nghiên cứu đều khẳng định rằng, thiết kế và phân công công việc khoa học là một phương pháp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức.
Để thiết kế và phân công công việc được hiệu quả thì cần phải dựa trên những cơ sở, nguyên tắc và phương pháp khoa học.
Mục tiêu của thiết kế và phân công công công việc hợp lý là:
+ Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc hướng tới; + Tối ưu hoá quy trình thực hiện công việc
+ Phát huy được tính năng động, tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong quá trình thực hiện công việc
+ Tạo ra sự nhịp nhàng trong việc phối hợp giữa các hoạt động, các bộ phận nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực.
Để thiết kế và phân công công việc được hiệu quả thì cần phải dựa trên những cơ sở, nguyên tắc và phương pháp khoa học. Trong đó, cần phải thoả mãn những yêu cầu sau đây:
+ Chia công việc thành những nhiệm vụ đơn giản hơn
+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công việc
+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động
* Cơ sở phân công công việc
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung (mục tiêu chung) + Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể (mục tiêu bộ phận) + Căn cứ vào công việc của từng vị trí
+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân
* Các yêu cầu khi phân công công việc
Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu: + Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự
+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm + Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận
+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc + Trao quyền tương xứng cho các chủ thể phụ trách các bộ phận.
Trên thực tế, người ta đưa ra các tiêu chí có tính nguyên tắc nhằm kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công việc trong tổ chức. Những nguyên tắc này gồm các khía cạnh chủ yếu như sau:
+ Chuyên môn hoá công việc
+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực vật chất, kỹ thuật hiện có
+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động + Công việc có tính phong phú, hấp dẫn