Quyết định quản lý là nhân tố đặc biệt quan trọng của quy trình lập kế hoạch. Việc lựa chọn phương án tối ưu trong nhiều phương án đã được xây dựng là thời điểm đánh dấu kế hoạch được chấp nhận. Như vậy việc tìm hiểu những vấn đề liên quan tới quyết định quản lý ở đây là sự cụ thể hoá của một bước trong quá trình lập kế hoạch. Điều đó có nghĩa là quyết định quản lý được tiếp cận theo nghĩa hẹp.
Quyết định quản lý là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
5.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý
* Quyết định quản lý là hạt nhân của hệ thống quản lý
Quyết định quản lý liên quan tới tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý. Quyết định quản lý là nhân tố đặc biệt quan trọng của hoạt động quản lý. Bất cứ nhà quản lý nào cũng phải thông qua quyết định quản lý để thực hiện chức năng của mình. Nhiều nhà tư tưởng quản lý đồng nhất quản lý với việc ra quyết định. Điều đó là hợp lý ở chỗ khi thực hiện nguyên tắc quản lý, quy trình quản lý, phương pháp quản lý, phong cách quản lý… mục đích cuối cùng hướng tới là để có các quyết định quản lý đúng đắn. Tuy nhiên, ra quyết định chỉ mới là một điều kiện cần của hoạt động quản lý. Quản lý là một chỉnh thể bao gồm nhiều nhân tố trong đó ra quyết định và thực thi quyết định là hạt nhân quan trọng nhất của nó.
* Quyết định quản lý vừa có tính tối ưu vừa có tính hạn định
Tính tối ưu của quyết định quản lý thể hiện ở chỗ khi nhà quản lý đã ấn định và lựa chọn một phương án nào đó thì họ đã phải cân nhắc rất kỹ lưỡng để phân công đúng người đúng việc và cung cấp những điều kiện vật chất, tài chính phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.
Tuy nhiên, khi hoàn cảnh thay đổi (mà điều này diễn ra thường xuyên) thì phương án đã lựa chọn có thể không còn phù hợp. Mặt khác, khi thực hiện tốt phương án đã lựa chọn có thể xảy ra tình trạng ảnh hưởng không tốt tới phương án khác hoặc công việc khác của tổ chức.
* Quyết định quản lý vừa mang tính chắc chắn vừa mang tính rủi ro
Quyết định quản lý là một hàm biến số, bao gồm: con người thực hiện, công việc, công cụ, phương tiện và hoàn cảnh.
Tính chắc chắn của quyết định quản lý chỉ có thể có được khi nhà quản lý nhận thức được bản chất của các biến số và kết hợp chúng một cách phù hợp.
Tính rủi ro của quyết định quản lý có thể xảy ra nếu như nhà quản lý không thấy được một hoặc một số biến số đã thay đổi hoặc lệch pha nhau mà vẫn kết hợp chúng lại một cách chủ quan.
Như vậy, quyết định quản lý với tư cách là những phương án lựa chọn tối ưu của chủ thể trong một điều kiện hoàn cảnh nhất định là biểu hiện rõ nét nhất của cái gọi là quản lý “theo tình huống”. Dưới góc nhìn khoa học và nhãn quan thực tiễn, chúng ta không nên phủ nhận hoàn toàn trường phái quản lý “theo tình huống” bởi vì nó vốn tồn tại thực sự trong thực tế. Chỉ có điều thực tiễn quản lý là hết sức đa dạng và phong phú mà quản lý theo tình huống là một trong những biểu hiện của sự đa dạng đó.
* Quyết định quản lý phản ánh quan hệ lợi ích nhất định
Quyết định quản lý có nhiều loại hình và tính chất khác nhau. Nhưng dưới góc độ lợi ích có thể thấy rằng việc ban hành và thực thi những quyết định quản lý cụ thể thường liên quan tới quan hệ lợi ích trong tổ chức. Có những quyết định mang lại lợi ích chung cho mọi người, cũng có thể có những quyết định mang lại lợi ích cho một nhóm người, có những quyết định mang lại lợi ích cho một cá nhân, hoặc có những quyết định chỉ có lợi cho chủ thể quản lý mà ảnh hưởng tới
lợi ích của đối tượng quản lý. Rõ ràng các loại quyết định quản lý đó có ảnh hưởng khác nhau đối với sự phát triển của tổ chức.
Các nhà quản lý có vai trò quyết định đối với việc giải quyết các xung đột về lợi ích trong tổ chức thông qua việc xây dựng và thực thi các quyết định quản lý đúng đắn và phù hợp. Muốn vậy, họ phải tuân theo “quy luật hoàn cảnh” trong việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Chỉ có những quyết định quản lý mang lại lợi ích chung, lợi ích tập thể thì mới đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả cho tổ chức.
* Quyết định quản lý vừa mang dấu ấn của chủ thể, vừa phản ánh văn hoá tổ chức
Thông qua việc ra quyết định và thực thi quyết định, có thể nhận biết được chủ thể quản lý đang lựa chọn phương pháp và phong cách quản lý nào. Nói cách khác, quyết định quản lý là sản phẩm của cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể. Quyết định quản lý có thể được tạo ra bởi một người, một nhóm người hay một tổ chức. Việc lựa chọn cách thức nào cho việc ra quyết định là biểu hiện của văn hoá tổ chức.