5. Kết cấu luận văn
3.2.3.Đẩy mạnh quản trị tiền mặt
Quyết định tồn quỹ tiền mặt liên quan đến việc đánh đổi giữa chi phí cơ hội do việc giữ quá nhiều tiền mặt và chi phí giao dịch do giữ ít tiền mặt. Chi phí cơ hội là chi phí mất đi do việc giữ tiền mặt, khiến cho tiền không được đầu tư vào mục đích sinh lời. Còn chi phí giao dịch là chi phí liên quan đến việc chuyển đối từ các khoản đầu tư thành tiền mặt để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu của công ty. Nếu công ty giữ quá nhiều tiền mặt thì chi phí giao dịch sẽ giảm nhưng chi phí cơ hội sẽ tăng và ngược lại, nếu công ty giữ ít tiền mặt thì chi phí cơ hội sẽ giảm, nhưng chi phí giao dịch sẽ tăng. Như vậy, chi phí cơ hội tỷ lệ thuận với tồn quỹ tiền mặt còn chi phí giao dịch tỷ lệ nghịch. Do vậy, vấn đề đặt ra là làm sao xác định được mức tồn quỹ tối ưu, đảm bảo cho cả chi phí giao dịch và chi phí cơ hội đều ở mức tối thiểu.
Theo phân tích ở trên, mặc dù công ty đã chú trọng đến việc tính toán để duy trì một số dư tiền mặt phù hợp, tuy nhiên do tính chất dự án là các công việc thường khó theo kế hoạch nên việc dự đoán cũng kém chính xác. Để có thể thực hiện có hiệu quả nhất công tác dự báo tiền mặt thì tất cả các bộ phận liên quan trong công ty đều cần phải tham gia vào quá trình dự báo, từ bộ phận dự án, kinh doanh, nhân sự …., trong đó Kế toán trưởng sẽ chủ trì công việc dự báo. Đồng thời công việc dự báo tiền mặt cần phải được coi là một bộ phận không thể tách rời của quản trị tài chính, cũng như quản trị doanh nghiệp nói chung chứ không phải là một hoạt động riêng rẽ của riêng phòng tài chính. Ban lãnh đạo công ty cần nhận thức rõ điều này để có thể triển khai kế hoạch dự báo một cách đồng bộ.
Trên cơ sở dự toán thu chi tiền mặt được lập vào đầu các tháng, công ty sẽ biết được thực trang lượng tiền mặt của mình. Trong trường hợp dư thừa tiền mặt, công ty có thể tiến hành đầu tư ngắn hạn như gửi tiết kiệm có thời hạn ngắn, hay chấp nhận thanh toán sớm cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu thanh toán. Nếu thâm hụt ngân quỹ thì để duy trì hoạt động của công ty bằng cách thương lượng để chậm trả các khoản thanh toán, hoặc đi vay ngắn hạn.
Một cách chính xác hơn mà công ty có thể sử dụng để xác định được mức tồn quỹ tối thiếu đó là áp dụng theo mô hình của Miller – Orr.
Đối với công ty, các dòng tiền ra vào là khó xác định, chúng được xem là biến động ngẫu nhiên, do vậy dòng tiền ròng (chênh lệch giữa dòng tiền thu và dòng tiền chi) là phân phối chuẩn.
Ta có thể áp dụng công thức:
H = 3Z – 2L
Trong đó Z là tồn quỹ mục tiêu, H là giới hạn trên, L là giới hạn dưới. Công ty cho phép tồn quỹ biến động ngẫu nhiên trong phạm vi giới hạn và nếu tồn quỹ vẫn nằm trong mức giữa giới hạn trên và giới hạn dưới thì công ty không cần thiết thực hiện các giao dịch mua hoặc bán chứng khoán ngắn hạn. Khi tồn quỹ chạm đáy dưới, công ty sẽ bán (Z-L) đồng chứng khoán, ngược lại, khi tồn quỹ đạt đáy trên thì công ty sẽ mua (H-Z) đồng chứng khoán ngắn hạn để giảm tồn quỹ về Z.
- Xác định L: tồn quỹ tối thiểu được xác định dựa vào số liệu thống kê của các kỳ trước hoặc lấy trung bình tồn quỹ thấp nhất của nhiều kỳ.
- Xác định F: chi phí giao dịch bao gồm chi phí chuyển tiền ở ngân hàng, chi phí môi giới, chiết khấu ngân hàng…
- Xác định i: chi phí cơ hội của việc giữ tiền, được tính bằng lãi suất tiền gửi ngân hàng.
- Xác định σ2: phương sai của dòng tiền, được tính bằng bình phương của dòng tiền ròng (dòng tiền ra trừ dòng tiền vào).
Dựa vào số liệu báo cáo thu chi ngân quỹ hàng ngày trong tháng 12/2011, ta có thể xây dựng mức tồn quỹ tối ưu cho công ty trong quý 1/2012 như sau:
Bảng 3.1. Bảng theo dõi dòng tiền tháng 12/2011
Đơn vị tính: triệu đồng
Ngày Số thu Số chi Tồn quỹ Chênh lệchthu chi
Số dư đầu kỳ 3,600 1/12/2011 358 - 3,957 358 2/12/2011 - 900 3,057 (900) 5/12/2011 20 3 3,074 17 6/12/2011 - 270 2,804 (270) 7/12/2011 13 1 2,816 12 8/12/2011 - 10 2,806 (10) 9/12/2011 952 400 3,358 552 10/12/2011 1 303 3,056 (302) 12/12/2011 6,558 3,058 6,556 3,500 13/12/2011 52 431 6,177 (379) 14/12/2011 - - 6,177 - 15/12/2011 1 110 6,068 (109) 16/12/2011 8 - 6,076 8 17/12/201 - 2 6,074 (2) 19/12/2011 81 - 6,155 81 20/12/2011 97 9 6,243 88 21/12/2011 22 2 6,263 20 22/12/2011 - 82 6,181 (82) 23/12/2011 - 4 6,176 (4) 24/12/2011 1 6 6,171 (5) 26/12/2011 - - 6,171 - 27/12/2011 - - 6,171 - 28/12/2011 - 1 6,170 (1) 29/12/2011 418 12 6,575 405 30/12/2011 - - 6,575 - 31/12/2011 1 2,379 4,197 (2,378) Tổng 8,580 7,983 138,704 598
- Phương sai σ2 = 357.604 triệu đồng.
- Chi phí giao dịch F = 2 triệu đồng (bao gồm chi phí chuyển tiền và môi giới bán chứng khoán).
- Giới hạn dưới của tồn quỹ L = (2.816 + 2.806) /2 = 2.811 (triệu đồng) - Xác định i = 14% /365 = 0,038% = 0,00038.
Áp dụng công thức trên ta có:
- Tồn quỹ tối ưu Z = 3.933 triệu đồng.
- Giới hạn trên của tồn quỹ H = 6.176 triệu đồng.
Như vậy, tồn quỹ tiền mặt của công ty biến động ngẫu nhiên trong phạm vi giới hạn ( 2.811.000.000; 6.176.000.000) đồng. Nếu tồn quỹ nằm trong phạm vi này thì công ty không nhất thiết phải thực hiện giao dịch. Khi tồn quỹ tiền mặt chạm tới giới hạn trên thì công ty sẽ mua (6.176.000.000 – 3.933.000.000) đồng chứng khoán ngắn hạn. Ngược lại khi tồn quỹ tiền mặt giảm chạm giới hạn dưới thì công ty cần bán (3.933.000.000 – 2.811.000.000) đồng chứng khoán ngắn hạn để tăng quỹ tiền mặt lên 3.933.000.000 đồng.
Ngoài ra để thực hiện tốt các công việc về quản trị tiền mặt, cần xây dựng quy trình thanh toán, tạm ứng, quyết toán áp dụng chung cho cả công ty. Tất cả các phòng ban đều phải dựa vào các quy trình này để thực hiện để đảm bảo tính thống nhất. Tất cả các khoản thu chi đều phải có sự phê duyệt của các những người có thẩm quyền. Đối với những khoản thu chi lặt vặt của những phòng ban có yêu cầu và thường xuyên phát sinh, có thể thành lập một quỹ riêng để theo dõi, tránh được việc thu chi và theo dõi lắt nhắt cho kế toán và thủ quỹ. Người được tạm ứng có trách nhiệm giữ tiền và theo dõi, cập nhật các khoản chi tiêu và cuối tháng làm quyết toán. Đối với những khoản tạm ứng, cần theo dõi thường xuyên và đốc thúc nhân viên làm quyết toán. Các khoản tạm ứng cần được quyết toán theo từng lần phát sinh, các khoản tạm ứng trước phải được quyết toán thì mới được tạm ứng cho lần sau, hạn chế tình trạng tạm ứng tràn lan, chiếm dụng vốn của công ty.