Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả cĩ thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau: - Bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ cơng, ngày cơng, số lượng sản phẩm, phế phẩm
- Đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận
- Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, sự vui lịng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…
3.2 Đo lường việc thực hiện
Cĩ thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nĩ được thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đĩ cĩ biện pháp sửa chữa kịp thời.
Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác.
Việc đo lường thành quả sẽ khĩ khăn đối với một số cơng việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phịng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trường hợp này địi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lịng trung thành của cấp dưới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dư luận cơng chúng…
3.3 Điều chỉnh sai lệch
- Cĩ thể sửa lại kế hoạch, phân cơng lại, thêm nhân viên,…
- Phân cơng lại các bộ phận do sai lầm trong cơng tác tổ chức hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc sa thải.. - Giải thích đầy đủ và rõ ràng hơn các cơng việc cho cấp dưới.
Tiến trình này cĩ thể được diễn tả trong sơ đồ sau:
TIẾN TRÌNH KIỂM TRA CĂN BẢN
* Tiến trình kiểm tra mang tính chất dự phịng
Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phịng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sĩt sẽ xảy ra trừ khi phải cĩ biện pháp để diều chỉnh ngay trong hiện tại.
Lí do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phịng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đĩ đều được thực hiện một cách nhanh chĩng.
Hoạt động Phát hiện sai lầm
Sửa chữa
Thơng tin phản hồi Hoạt động sữa
Tiến trình kiểm tra mang tính dự phịng cĩ thể được diễn tả trong sơ đồ sau:
Sơ đồ: Tiến trình kiểm tra dự phịng IV. Các hình thức kiểm tra
4.1 Kiểm tra lường trước
- Bằng cách tiên liệu các vấn đề cĩ thể phát sinh để tìm cách năng ngừa trước, giúp cho các chủ doanh nghiệp đối phĩ với những bất trắc trong tương lai
4.2 Kiểm tra hiện hành
Bằng cách kiểm tra ngay trong khi thực hiện, nắm bắt kịp thời những sai lệch, những khĩ khăn vướng mắc, đưa ra biện pháp tháo gỡ kịp thời đảm bảo việc thực hiện kế họach.
4.3 Kiểm tra phản hồi
Là loại kiểm tra thực hiện sau khi hoạt động được diễn ra * Ưu điểm :
- Cung cấp cho nhà quản trị những thơng tin cần thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra rằng khơng cĩ nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ cơng tác hoạch định hữu hiệu. Ngược lại, sự phát hiện cĩ nhiều sai lệch giúp cho nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch tốt hơn
- Giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Nĩ cung cấp cho mọi người trong cơng ty nhưng thơng tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng hoạt đơng của mình trong tương lai
* Nhược điểm : độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sĩt hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đề ra