4.1 Các khái niệm
Thơng tin quản trị là tập hợp các tin tức được biểu hiện, ghi lại, lưu giữ, xử lý , truyền đi và sử dụng ở các khâu, các cấp quản trị.
- Thơng tin chính thức là thơng tin phục vụ mục đích điều khiển và hợp tác trong quá trình vận hành hệ thống tổ chức
-Thơng tin khơng chính thức là những thơng tin xuất phát từ nhu cầu của những cá nhân trong tổ chức, khơng nhằm mục đích hợp tác hay điều khiển
4.2 Những hình thức thơng tin
- Lời nĩi - Chữ viết
- Những phương pháp khác : biểu lộ bằng cử động, cử chỉ, thái độ, vẻ mặt... - Sử dụng các phương tiện trung gian điện tử
4.3 Thơng tin trong tổ chức
a. Thơng tin chính thức và thơng tin khơng chính thức b. Chiều thơng tin :
- Chiều trên xuống : truyền đi từ người cĩ cấp bậc cao hơn đến người cĩ cấp bậc thấp hơn
- Chiều dưới lên : là thơng tin phản hồi báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, phả ánh những vấn đề mới xuất hiện hoặc đề đạc nguyện vọng
- Chiều ngang : thơng tin giữa những người cùng cấp, hoặc trong cùng 1 nhĩm lao động
c. Mạng thơng tin :
- Mạng dây chuyền : biểu thị 5 cấp của hệ dọc, trong đĩ chỉ cĩ thẻ cĩ htơng tin từ trên xuống hay từ dưới lên, khơng cĩ sự chệch hướng.
- Mạng chữ Y : 2 cấp dưới báo cáo cho cùng 1 nhà quản trị cấp trên và tren nhà quản trị đĩ cịn cĩ 2 cấp nữa -> hệ cấp 4 bậc
- Mạch bánh xe : hệ thống quản trị với 4 thuộc cấp, khơng cĩ thơng tin hàng ngang, mọi thơng tin phải thơng qua quản trị
- Mạch vịng trịn : cĩ 1 quản trị với 4 thuộc cấp, chia thành 3 cấp trong đĩ mỗi thành phần chỉ trực tiếp với 2 thành phần kế cận
- Mạch hình chéo (mạch đủ mạch) : mỗi thành phần được tự do thơng tin với những thành phần khác trong mạch, khơng cĩ sự hạn chế, các thành phần đều ngang nhau, khơng cĩ thành viên giữ vai trị trách nhiệm chủ yếu
4.4 Những trở ngại trong thơng tin
- Thiếu kế hoạch đối với thơng tin liên lạc : - Những giả thiết khơng được làm rõ
- Sự mập mờ về ngữ nghĩa - Các thơng tin được diễn tả kém
- Sự mất mác do truyền đạt thơng tin và ghi nhận kém - Việc ít lắng nghe và đánh giá vội vã
- Sự khơng tin cậy, đe dọa và sợ hãi
- Thời gian khơng đủ cho sự điều chỉnh để thay đổi
4.5 Quản trị thơng tin vượt qua những trở ngại
a. Điều chỉnh dịng tin tức : nhằm giảm nhẹ sự quá tải, nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống ngoại lệ cho dịng vào những tin tức, để đảm bảo những tin tức quan trọng được nhận, tin tức quan trọng hơn được ưu tiên
b. Sử dụng sự phản hồi : nhằm hạn chế việc hiểu sai và khơng chính xác thơn tin c. Đơn giản hĩa ngơn ngữ : dùng ngơn ngữ đơn giản, phù hợp với người nậhn d. Tích cực lắng nghe : nghe tích cực địi hỏi phải tập trung cao độ, đạt mình trong vị trí của người nĩi để hiểu biết và hiểu đúng thơng điệp
e. Hạn chế cảm xúc : để tránh sự lệch lạc của thơng điệp
f. Sử dụng dư luận : nhà quản trị phải biết sử dụng dư luận vào lợi ích của mình.