Để đảm bảo theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh xuất kho nguyờn vật liệu, Cụng ty đó đề ra nguyờn tắc làm thủ tục xuất kho nguyờn vật liệu như sau:
- Khi phỏt sinh nhu cầu về vật tư, cỏc bộ phận trực thuộc (phũng ban, xớ nghiệp, đội sản xuất) phải lập “Giấy yờu cầu xuất vật tư” ( Bảng 5:” Giấy yờu cầu xuất vật tư” - Trang 34) chuyển phũng KHĐT kiểm tra theo định mức sử dụng sau đú trỡnh Giỏm đốc duyệt cấp.
- Sau khi “Giấy yờu cầu xuất vật tư” được phờ duyệt bởi cỏc cấp cú thẩm quyền tại Cụng ty, cỏn bộ vật tư thuộc phũng KHĐT và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho vật tư để cung cấp cho cỏc phũng ban, xớ nghiệp, đội sản xuất.
- “ Phiếu xuất kho” được phũng Cỏn bộ vật tư lập thành 3 liờn: + Liờn 1: Lưu ở cuống phiếu.
+ Liờn 2: Giao cho thủ kho vào mó và chuyển Phũng TCKT. + Liờn 3: Giao cho người nhận vật tư.
( Bảng 6 “ Phiếu xuất kho” - Trang 35).
Quy trỡnh xuất kho nguyờn vật liệu
CễNG TY CP ĐT&PT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
NHÀ NHÀ HÀ NỘI SỐ 52 Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc ====***==== ====***====
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
KÍNH GỬI: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY CP ĐT7PT NHÀ HÀ NỘI SỐ 52
Đề nghị quý ụng duyệt cấp cho: Đội xõy lắp số 01 một số vật tư sau: Nhu cầu xuất vật tư
Lập “Giấy yờu cầu xuất vật tư” Lập “ Phiếu xuất kho” ( 3 liờn)
Liờn 1: Lưu ở cuống phiếu
Liờn 2: Giao cho thủ kho vào mó và chuyển Phũng TCKT
Liờn 3: Giao cho người nhận vật tư
TT Tờn vật tư Danh điểm ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Xi măng BS PC30 01030015 Tấn 50
Mục đớch sử dụng: Phục vụ sản xuất tại cụng trỡnh nhà điều hành Phỳ Mỹ 2.
Hà tõy, ngày 30 thỏng 8 năm 2008
NGƯỜI YấU CẦU PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN PHềNG KHĐT GIÁM ĐỐC
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn , Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 thỏng 8 năm 2008. Số: 206
Nợ:TK621 Cú: TK152 Người nhận hàng: Đặng Đỡnh Hải
Địa chỉ:Đội xõy lắp số 1
Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại CT NĐH Phỳ Mỹ 2.
Mẫu số: 02 - VT
Ban h nh theo Qà Đ số 15/2006/QĐ- BTC ng y 20/3/2006 cà ủa Bộ
Xuất tại kho: Cầu Giấy
TT
Tờn vật tư
Mó số ĐVT
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền Yờu
cầu
Thực xuất
1 Xi măng BS PC30 01030015 Tấn 50 50 745.000 37.250.000
Thành tiền( bằng chữ): Ba bảy triệu hai trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn! Số chứng từ gốc kốm theo: 01
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn , Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
Ghi chỳ: Cuối kỳ, kế toỏn tớnh ra giỏ trị bỡnh quõn cả kỳ dự trữ và ghi vào chỉ tiờu đơn giỏ và thành tiền của “ Phiếu xuất kho”
2.5.2 Kế toỏn chi tiết Nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
Tại Cụng ty, vật liệu sử dụng với nhiều chủng loại khỏc nhau và nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra hàng ngày với khối lượng và giỏ trị lớn, do đú nhiệm vụ của bộ phận kế toỏn nguyờn vật liệu là vụ cựng quan trọng. Cụng ty đó sử dụng phương phỏp “ Thẻ song song” để hạch toỏn chi tiết vật liệu.
Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là cụng việc hạch toỏn kết hợp giữa kho và Phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị.
Để tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, Cụng ty đó sử dụng hệ thống chứng từ , sổ sỏch kế toỏn sau:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Số kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu.
- Bảng kờ luỹ kế nhập xuất tồn nguyờn vật liệu
Việc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ phần Đầu tư và Phỏt triển nhà Hà nội số 52 được tiến hành như sau:
+ Khi phỏt sinh nghiệp vụ:
- Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào cỏc “Phiếu nhập kho”, “ Phiếu xuất kho” phần số lượng để ghi vào “ Thẻ kho”. Cuối ngày, thủ kho tớnh toỏn số lượng nguyờn vật liệu tồn kho để ghi vào phần “ Tồn” của “ Thẻ kho”
- Tại phũng Tài chớnh - Kế toỏn: Căn cứ vào số liệu trờn “ Phiếu nhập kho”, “ Phiếu xuất kho” được chuyển đến từ kho, kế toỏn vật tư tiến hành ghi số liệu vào sổ “ Sổ chi tiết nguyờn vật liệu” cho từng thứ vật tư tương ứng như Thẻ kho nhưng cả chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Sau đú kế toỏn vật tư chuyển cho kế toỏn tổng hợp nhập số liệu hạch toỏn chi tiết cho từng đối tượng sử dụng (hạch toỏn trờn phần mền kế toỏn)
+ Cuối kỳ:
- Kế toỏn tiến hành đối chiếu về số lượng giữa sổ chi tiết với thẻ kho
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu Sổ kế toỏn tổng hợp về vật liệu (Bảng kờ tớnh giỏ) Phiếu nhập kho,
phiếu xuõt kho
Sổ kế toỏn chi tiết vật liệu
Thẻ kho Bảng kờ luỹ kế Nhập-
CễNG TY CỔ PHẦN ĐT&PT NHÀ HÀ NỘI SỐ 52 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tờ số: 05 Tờn vật tư: Thộp Φ6 Đơn vị tớnh : Kg. Mó vật tư: 01010025 Kho: Cầu Giấy
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xỏc nhận Ngày ghi thẻ Số hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 08/7/08 PN111 Nhập kho thộp Φ6 mua từ Cụng ty
TNHH TM&VT Quang Linh 2.305 9.675 28/7/08 PX106 Đặng Đỡnh Hải nhận vật tư phục vụ
thi cụng tại CT Phỳ Mỹ 2 1.050 8.625 30/7/08 PN112 Nhập kho thộp Φ6 mua từ Cụng ty
TNHH TM&VT Quang Linh 3.820 12.445 30/7/08 PX123 Phựng Xuõn Thuỷ nhận vật tư phục vụ
thi cụng tại CT HTKT Gia Bỡnh 500 11.945 12/8/08 PX166 Nguyễn Văn Nam nhận vật tư phục vụ
thi cụng tại CT Bệnh viện K 2 800 11.145 20/8/08 PX169 Phạm Văn Hải nhận vật tư phục vụ thi
cụng tại CT đường Tràng Định 100 11.045 Tổng cộng 6.125 2.450 11.045
Tồn cuối kỳ 11.045
Ngày 30 thỏng 9 năm 2008
Người lập biểu Kế toỏn trưởng
Đơn vị: Cụng ty cổ phần ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
SỔ CHI TIẾT NGUYấN VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ THÁNG 8 NĂM 2008
Tờn vật liệu: Xi măng Bỉm Sơm PC30 KHO: CẦU GIẤY
ĐƠN VỊ TÍNH: TẤN Mó số: 01030015 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn
SH N-T Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Tồn đầu thỏng 150 113.754.000
121 02/08 Nhập XM mua bằng TM của Cty Quang Linh
111 745.000 50 37.250.000 200 151.004.000
138 04/08 Xuất cho CT Gia Bỡnh 621 745.000 15 11.175.000 185 139.829.000
142 05/08 Xuất cho CT Phỳ Mỹ 621 745.000 50 37.250.000 135 102.579.000
128 07/08 Nhập XM mua của Cty XM Cao Bằng
331 790.000 60 47.400.000 195 149.979.000
159 08/08 Xuất cho CT trụ sở cục thuế Cao Bằng 621 763.620 50 38.181.000 145 111.798.000 …… Cộng PS 680 515.616.800 655 496.725.800 175 132.645.000 Tồn cuối thỏng 175 132.645.000 Ngày 30 thỏng 8 năm 2008
Lập biểu Kế toỏn trưởng
Cụng ty CP Đầu tư và Phỏt triển nhà Hà Nội số 52 Mó số thuế: 0101658934
BẢNG Kấ LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN (TRÍCH)
Thỏng 8 năm 2008 Kho: Cầu Giấy
TT Tờn vật tư ĐVT Mó VT
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
1 Thộp phi 4 Kg 10001 5.634 89.405.946 26.753 517.081.984 27.986 518.802.470 4.401 87.685.460 2 Thộp phi 8 Kg 10002 2.138 36.963.882 15.892 298.276.948 12.892 235.429.868 5.138 99.810.962 3 Cỏt vàng M3 10003 392 29.034.264 196 14.823.480 397 29.491.542 191 14.366.202 4 Gạch 6 lỗ loại1 Viờn 10004 35.600 31.399.200 56.800 50.154.400 72.900 64.334.250 19.500 17.219.350 5 Gạch lỏt nền M2 10005 245 24.314.400 534 53.133.000 725 71.992.500 54 5.454.900 6 Gạch ốp M2 10006 293 23.806.250 195 15.834.000 395 32.085.850 93 7.554.400 ….. Tổng cộng 2.387.956.230 3.639.485.920 4.397.682.543 1.629.759.607 Ngày 30 thỏng 8 năm 2008
2.5.3 Kế toỏn tổng hợp Nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là vịờc sử dụng cỏc tài khoản kế toỏn để phản ỏnh, kiểm tra và giỏm sỏt cỏc đối tượng kế toỏn cú nội dung ở dạng tổng quỏt. Cụng ty cổ phần Đầu tư và phỏt triển nhà Hà nội sụ 52 sử dụng vật liệu để sản xuất cỏc sản phẩm xõy lắp chịu thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ nờn kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu sử dụng cỏc tài khoản sau:
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 152 – Nguyờn vật liệu.
Tài khoản 152 tại Cụng ty cổ phần Đầu tư và phỏt triển nhà Hà nội số 52 chi tiết thành cỏc tài khoản nhỏ tương ứng với cỏc nguyờn vật liệu đó được Cụng ty phõn loại để thuận tiện cho việc theo dừi.
- TK1521: Nguyờn vật liệu chớnh - TK1522: Vật liệu phụ
- TK 1523: Nhiờn liệu - TK 1524: Vật liệu khỏc
Ngoài ra, Cụng ty cũn sử dụng cỏc TK111,112,1331,241,331,621, 627,642… để hạch toỏn tổng hợp nhập, xuất nguyờn vật liệu.
Phương phỏp hạch toỏn tổng hơp được ỏp dụng tại Cụng ty là phương phỏp kờ khai thường xuyờn.