- Khi cụng trỡnh đó được thụng bỏo trỳng thầu hoặc được chỉ định thầu và chuẩn bị khởi cụng, cỏn bộ kỹ thuật của Cụng ty tiến hành búc tỏc khối lượng thiết kế cụng trỡnh. Sau khi bảng tiờn lượng vật liệu cụng trỡnh được phờ duyệt, cỏn bộ định mức dự toỏn tiếp tục tớnh toỏn lờn kế hoạch mua nguyờn vật liệu theo tiến độ thi cụng cụng trỡnh.
- Căn cứ vào nhu cầu nguyờn vật liệu để phục vụ sản xuất, bộ phận sản xuất hoặc cỏc phũng ban cú nhu cầu về nguyờn vật liệu tiến hành lập “ Giấy đề nghị mua vật tư”( Bảng 1: “Giấy đề nghị mua vật tư” trang 29).
- Sau khi “ Giấy đề nghị mua vật tư” được phờ duyệt bởi cỏc bộ phận cú thẩm quyền tại Cụng ty, cỏn bộ thu mua gửi đơn đặt hàng đến cỏc nhà cung cấp cú khả năng để nhận được “ Giấy bỏo giỏ”. Thụng thường, Cụng ty cú nhiều nhà cung cấp cựng một loại nguyờn vật liệu, do đú thường cú nhiều “Giấy bỏo giỏ” được gửi đến Cụng ty.
- Căn cứ vào cỏc “Giấy bỏo giỏ”, Cụng ty họp Hội đồng duyệt giỏ để chọn ra “Giấy bỏo giỏ” phự hợp với yờu cầu của Cụng ty rồi lập “Biờn bản duyệt giỏ”.
- Tiếp theo, Cụng ty tiến hành ký kết “ Hợp đồng kinh tế” với nhà cung cấp được chọn. Trong hợp đồng phải nờu rừ: Tờn vật tư, số lượng, đơn giỏ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng và phương thức thanh toỏn, trỏch nhiệm của mỗi bờn.
- Khi hàng được vận chuyển về Cụng ty, cỏc cỏn bộ thuộc phũng TCKT, Kế hoạch đầu tư và Thủ kho lập hội đồng kiểm tra chất lượng trỡnh Giỏm đốc duyệt.
- Nếu “ Biờn bản kiểm tra chất lượng” duyệt cỏc vật tư nhận đựợc từ nhà cung cấp là “ Đạt”, thủ kho tiến hành làm thủ tục cho phộp cỏc vật tư, hàng hoỏ được nhập kho
- Căn cứ để lập phiếu nhập kho là “Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng” của nhà cung cấp và "Biờn bản kiểm tr chất lượng hàng hoỏ nhập kho" đó được lập cú đầy đủ chữ ký và kết luận đạt chất lượng của Hội đồng kiểm tra chất lượng vật tư. ( Bảng 2 “ Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng” - trang 30).
- “ Phiếu nhập kho” được nhõn viờn phũng KHĐT lập thành 3 liờn: + Liờn 1: Lưu ở cuống phiếu.
+ Liờn 2: Giao thủ kho vào mó và chuyển về phũng Tài chớnh - Kế toỏn. + Liờn 3: Giao cho chủ hàng .
Quy trỡnh nhập kho nguyờn vật liệu
CễNG TY CP ĐT&PT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
NHÀ NHÀ HÀ NỘI SỐ 52 Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Nhu cầu mua vật tư
Lập “Giấy đề nghị mua vật tư”
Kiểm duyệt “ Giấy bỏo giỏ” nếu cú
Ký kết “Hợp đồng kinh tế”
Lập “ Biờn bản kiểm tra chất lượng”
Lập “Phiếu nhập kho” ( 3 liờn)
Liờn 1: Lưu ở cuống phiếu.
Liờn 2: Giao thủ kho vào mó và chuyển về phũng TC - KT
Liờn 3: Giao người nhận vật tư .
====***==== ====***====
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
KÍNH GỬI: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY CP ĐT7PT NHÀ HÀ NỘI SỐ 52
Đơn vị đề nghị: Đội xõy lắp số 1
Mục đớch sử dụng: Phục vụ sản xuất tại cụng trỡnh NĐH Phỳ Mỹ 2.
TT Tờn vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Xi măng Bỉm Sơn PC30 Tấn 200
2 Thộp phi 6 Kg 2.000
3 Đỏ 1x2 M3 100
03mục
Hà Tõy, ngày 26 thỏng 8 năm 2008
GIÁM ĐỐC PHềNG KHĐT NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn, Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT-3LL MK/2008B
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 29 thỏng 8 năm 2008. Đơn vị bỏn hàng: CễNG TY TNHH TM&VT QUANG LINH Địa chỉ: Số 93 - Tổ 23 - Cầu Diễn - Từ Liờm - Hà Nội
Tài khoản số:…………. Mó số thuế: 0101490784
Họ tờn người mua hàng: Lờ Đỡnh Dũng
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần Đầu tư và Phỏt triển nhà Hà Nội số 52
Địa chỉ: Phũng 1508 - Tầng 15 - Lụ 8C - Đại Cồ Việt - Bỏch Khoa - HBT - HN Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt.
Mó số thuế: 0101658934
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Xi măng BS PC30 Tấn 50 745.000 37.250.000
Cộng tiền hàng 37.250.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.725.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 40.975.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi triệu chớn trăm bảy mươi lăm nghỡn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu)
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn , Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
CễNG TY CP ĐT&PT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
NHÀ NHÀ HÀ NỘI SỐ 52 Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc ====***==== ====***====
BIấN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG
Hụm nay, ngày 29 thỏng 8 năm 2008.
Tại: Kho Cụng ty CP Đầu tư và Phỏt triển nhà Hà Nội số 52 Địa chỉ: Dịch Vọng - Cầu Giấy - Hà Nội
Chỳng tụi gồm:
1- ễng(bà) : Lờ Tiến Dũng Phũng KHĐT Cụng ty 2- ễng(bà) : Trương Hoàng Thảo Phũng TCKT Cụng ty. 3- ễng(bà) : Bựi Văn Nguyờn Cỏn bộ kỹ thuật cụng trỡnh 4- ễng(bà) : Phạm Duy Khụi Thủ kho
5- ễng(bà) : Nguyễn Văn Minh Chủ hàng. Cỏc mặt hàng gồm:
TT Tờn hàng hoỏ ĐV
T
Số lượng thực nhập
Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ 1 Xi măng BS PC30 Tấn 50 745.000 37.250.000
Kết luận về chất lượng: Hàng đạt yờu cầu chất lượng theo hợp đồng.
Chủ hàng Phũng KHĐT Thủ kho
Cỏn bộ kỹ thuật Phũng Tài chớnh - Kế toỏn Thủ trưởng đơn vị
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn , Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52
CễNG TY CP ĐT&PT PHIẾU NHẬP KHO NHÀ NHÀ HÀ NỘI SỐ 52 Ngày 29 thỏng 8 năm 2008.
Số: 111 Nợ: TK152 Mẫu số: 01 - VT Ban h nh theo Qà Đ số 15/2006/QĐ-BTC ng yà 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
Cú:TK 111 Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Văn Minh.
Theo: Hoỏ đơn Số: 0018583 ngày 29 thỏng 8 năm 2008 của Cụng ty TNHH thương mại & vận tải Quang Linh.
Nhận tại kho: Dịch Vọng - Cầu Giấy
TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư ( sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số ĐVT Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Xi măng BS PC30 01030015 Tấn 50 50 745.000 37.250.000 Thuế GTGT 10% 3.725.000 Cộng 40.975.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn mươi triệu chớn trăm bảy lăm nghỡn đồng chẵn! Số chứng từ gốc kốm theo: 03
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Nguồn: Phũng Tài chớnh – Kế toỏn , Cụng ty CP ĐT&PT nhà Hà Nội số 52