* Đối với doanh nghiệp sản xuất
Như người ta biết, thực chất ảnh hưởng của giá vốn hàng xuất bán chính là ảnh hưởng của giá thành sản xuất sản phẩm bán ra, do đó việc tăng (giảm) giá vốn hàng xuất bán là do việc tăng (giảm) giá thành sản xuất tạo ra, cho nên thực chất của phân tích giá vốn lại là phân tích giá thành sản xuất. Đối với các nhà quản lý, những câu hỏi đặt ra cần được làm rõ là:
- Một là trong kì, giá thành thực tế tăng hay giảm (so với kì trước, so với sự kiến).
- Hai là giá thành thực tế tăng (giảm) là ở loại sản phẩm (mặt hàng) nào?
- Ba là ở loại sản phẩm (mặt hàng) đó, giá thành tăng (giảm) cụ thể ở khoản mục nào và nguyên nhân nào; nhân tố nào đã làm tăng (giảm) khoản mục đã nêu v.v.., có vậy người quản lý mới đưa ra được các quyết định điều chỉnh thích hợp, kịp thời để hạn
chế, loại trừ được tác động của các nhân tố làm tăng, động viên và phát huy ảnh hưởng của nhân tố làm giảm, thông qua đó mà tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành, giảm giá vốn của hàng xuất bán và tăng được lợi nhuận bán hàng cho doanh nghiệp.
Qua nghiên cứu, người ta thấy rằng để trả lời câu hỏi một và câu hỏi hai, chỉ cần so sánh giữa giá thành thực tế kì này với giá thành thực tế kì trước (hoặc dự kiến - kì kế hoạch) của toàn bộ sản phẩm, của từng loại sản phẩm và thông qua đó sẽ biết được tác động cụ thể của nó đến lợi nhuận bán hàng, nghĩa là việc tăng giá thành sẽ làm giảm tương ứng lợi nhuận và ngược lại. Nhưng để đáp ứng yêu cầu của quản lý giá thành nói chung, quản lý việc sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất nói riêng, cần phải trả lời cụ thể câu hỏi thứ ba. Muốn vậy cần thiết phải phân tích chi tiết giá thành theo khoản mục. Nói cách khác, việc phân tích giá thành sản xuất sản phẩm xuát bán chỉ tập trung và giới hạn ở việc phân tích giá thành theo khoản mục.
Theo qui định hiện hành, nếu phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí thì chi phí sản xuất được phân thành 3 khoản mục:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp và - Chi phí sản xuất chung.
(Đối với doanh nghiệp xây lắp, do đặc thù của nó, ngoài 3 khoản mục nói trên, giá thành sản phẩm xây lắp còn bao gồm khoản mục chi phí sử dụng máy thi công).
Như vậy 3 khoản mục nói trên có mục đích, công dụng, nguồn gốc phát sinh khác nhau, do đó yêu càu quản lý đối với từng khoản mục cũng không giống nhau.
Trong tổng giá thành cũng như trong giá thành đơn vị của sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn nhất, do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sẽ góp phần quyết định đến việc tiết kiệm toàn bộ chi phí sản xuất nói chung và hạ giá thành sản phẩm nói riêng. Do vậy quản lý chi phí nguyên vật liệu trở thành trọng điểm của công tác quản lý giá thành và khi tiến hành phân tích giá thành theo khoản mục, trước hết cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
2.2.2.2.1. Phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành.
* Mục đích phân tích:
Đối với các nhà quản lý, mục đích của phan tích chi phí về nguyên vật liệu là trong thực tế sản xuất sản phẩm, đơn vị đã quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí, nguyên nhân, nhân tố nào đã ảnh hưởng đến kết quả nói trên, từ đó người
ta có căn cứ khoa học để đưa ra các quyết định quản lý thích hợp kịp thời nhằm tiết kiệm được chi phí về nguyên vật liệu nói riêng, chi phí sản xuất nói chung.
Như người ta biết, mỗi loại sản phẩm (mặt hàng) thường được chế tạo từ những loại vật liệu khác nhau, với mức tiêu hao và giá xuất dùng khác nhau; mỗi doanh nghiệp lại sản xuất nhiều loại sản phẩm (mặt hàng) khác nhau, do đó không thể tiến hành phân tích cùng một lúc tất cả chi phí nguyên vật liệu của toàn bộ sản phẩm mà phải tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng sản phẩm (mặt hàng), sau đó mới tổng hợp lại thành toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
* Chỉ tiêu phân tích.
Đối với từng loại sản phẩm (mặt hàng), chi phí vật liệu tính trong giá thành được kí hiệu là Cv và nó được xác định theo công thức tổng quát sau đây.
Cv = SL x 1 n i i i xg F m = − Σ Trong đó: - SL là số lượng sản phẩm;
- mi là mức tiêu hao bình quân của từng loại vật liệu cho một loại sản phẩm; - gi là giá bình quân của từng loại vật liệu xuất dùng;
- F là giá trị tự phế liệu thu hồi (nếu có)
* Trình tự và phương pháp phân tích: Tiến hành phân tích chi phí vật liệu trong giá thành theo các bước cụ thể sau đây:
* Bước 1: Xác định chỉ tiêu kế hoạch (kì gốc).
Từ công thức tổng quát của chỉ tiêu, nếu thay kì kế hoạch sẽ xác định chỉ tiêu kế hoạch; nhưng trong thực tế, người ta không sử dụng khoản chi kế hoạch để làm chuẩn cho việc so sánh mà lại sử dụng khoản chi kế hoạch đã điều chỉnh theo sản lượng thực tế của sản phẩm nhập kho. Bởi vì như mục đích của phân tích đã chỉ rõ, người ta muốn biết trong thực tế sản xuất, đơn vị đã sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu, nguyên nhân nào đã dẫn đến hiện tượng nói trên và bằng cách nào để khắc phục được hiện tượng đó... Việc sử dụng lãng phí hay tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ được phản ánh ở sự biến động của mức tiêu hao về nguyên vật liệu mà theo công thức tính chi phí nguyên vật liệu tính trong giá thành thì mức tiêu hao là nhân tố chất lượng, còn sản lượng sản phẩm sản xuất và nhập kho lại là nhân tố số lượng, do vậy như nội dung ở
chương 1 đã đề cập, khi nghiên cứu sự biến động của nhân tố chất lượng (mức tiêu hao) thì nhân tố số lượng (sản lượng sản phẩm nhập kho) đã cố định ở kì thực tế.
Khoản chi vật liệu kì kế hoạch điều chỉnh theo sản lượng nhập kho thực tế - kí hiệu là Cđ
Vk được xác định như sau:
Fg g m Sl C d k ki ki n i d vk= .Σ= . − 1 1
Trong đó: Fkđ là giá trị phế liệu thu hồi kế hoạch cũng được điều chỉnh theo sản lượng thực tế.
Fkđ = SlFkk . Sl1 * Bước 2: Xác định chỉ tiêu thực tế:
Khoản chi vật liệu tính trong giá thành kì thực tế xác định như sau:
Fg g m Sl C i i n i v 1 1 1 1 1 1= .Σ= . −
* Bước 3: Xác định kết quả của việc thực hiện chỉ tiêu: Sử dụng phương pháp so sánh, ta có: ∆CV = Cv1 - Cđ Vk; Một cách chi tiết, ta có: ∆CV = F g m Sl F g m Sl d k ki ki n i i i n i + − − Σ Σ= 1 1 1 1 =1 1 1 ; Hay là ∆CV = (F F ) g m Sl g m Sl d k ki ki n i i i n i − − − Σ Σ= = 1 1 1 1 1 1 1 ) ( ; * Bước 4: Xác định các nhân tố ảnh hưởng:
Từ công thức xác định của chỉ tiêu và thông qua kết quả so sánh của bước 3, người ta nhận thấy khoản chi vật liệu trong giá thành thay đổi trước hết tuỳ thuộc vào sự biến động của 3 nhân tố:
- Mức tiêu hao về nguyên vật liệu; - Giá của vật liệu xuất dùng và - Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có).
Mặt khác người ta nhận thấy rằng, trong thực tế vì nhiều nguyên nhân khác nhau, để tiến hành sản xuất, doanh nghiệp phải sử dụng vật liệu thay thế. Mỗi loại vật liệu khi đưa vào sản xuất có mức tiêu hao và giá xuất dùng khác nhau, do đó nếu dùng vật liệu có mức tiêu hao thấp, giá rẻ hơn để thay thế trong sản xuất thì khoản chi vật liệu trong kì sẽ
giảm và ngược lại. Như vậy trong thực tế, khoản chi của vật liệu trong kì tăng lên hay giảm đi là tuỳ thuộc vào tác động của 4 nhân tố như đã nêu ở trên. Các nhân tố ảnh hưởng này có mối quan hệ khác nhau với chỉ tiêu phân tích, do đó bằng các phương pháp thích hợp, người ta có thể xác định được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Cụ thể ta có:
- Do ảnh hưởng của mức tiêu hao :
∆ (m m ) g Sl i ki ki n i m . . 1 1 1 − = Σ=
- Do ảnh hưởng của giá vật liệu xuất dùng:
∆ (g g ) m Sl i i ki n i g= 1.Σ=1 1 1 −
- Do ảnh hưởng của giá trị phế liệu thu hồi.
∆F = - (F1 - Fkđ);
- Do ảnh hưởng của vật liệu thay thế (Vt)
∆Vt =
Khoản chi thực tế của vật liệu được thay thế (Cđ1) -
Khoản chi kế hoạch đã điều chỉnh của vật liệu bị thay thế (Cbkđ)
* Bước 5: Phân tích thực chất ảnh hưởng của từng nhân tố. - Đối với nhân tố mức tiêu hao về nguyên vật liệu:
+ Xét về mức độ: Quan hệ của nhân tố mức tiêu hao với khoản chi vật liệu trong giá thành là quan hệ tích số, do vậy nhân tố này ảnh hưởng tỉ lệ thuận đến chỉ tiêu phân tích.
+ Xét về tính chất: Mức tiêu hao về nguyên vật liệu thay đổi có thể do tác động của nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan.
Trường hợp thiết kế sản phẩm làm thay đổi mẫu mã sản phẩm (thay đổi quy mô kích thước, khối lượng, kiểu dáng của sản phẩm...), từ đó có thể làm tăng hoặc giảm mức tiêu hao về nguyên vật liệu thì đó là tác động cua nhân tố khách quan.
Trường hợp thiết kế sản phẩm không đổi, mẫu mã sản phẩm không đổi, việc thay đổi mức tiêu hao về nguyên vật liệu có thể tuỳ thuộc vào chất lượng của công tác sản xuất nói chung, chất lượng của sản phẩm nói riêng, tuỳ thuộc vào kết quả của việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất v.v...thì những tác động nói trên lại là tác động của nhân tố chủ quan trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
+ ý nghĩa của việc phân tích: Qua phân tích thực chất ảnh hưởng của nhân tố mức tiêu hao về nguyên vật liệu, ta có thể rút ra kết luận như sau: việc giảm được mức tiêu hao
về nguyên vật liệu là biện pháp quan trọng của quản lý để giảm chi phí về nguyên vật liệu nói riêng, giảm giá thành sản phẩm nói chung. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần thường xuyên nghiên cứu để cải tiến mẫu mã sản phẩm sao cho vừa thoả mãn được thị hiếu của người tiêu dùng, vừa tạo điều kiện để giảm được mức tiêu hao về nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất, hạ được giá thành sản phẩm; Mặt khác cần chú trọng nâng cao chất lượng của sản xuất nói chung, chất lượng của sản phẩm nói riêng, quản lý và sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguyên vật liệu xuất dùng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
- Đối với nhân tố giá vật liệu xuất dùng:
+ Xét về mức độ: Cũng giống như nhân tố mức tiêu hao, ảnh hưởng của nhân tố giá vật liệu xuất dùng đến khoản chi của vật liệu tính trong giá thành là ảhh hưởng tỉ lệ thuận vì nó cũng có quan hệ tích số với chỉ tiêu phân tích.
+ Xét về tính chất: Nhân tố giá vật liệu xuất dùng là một nhân tố rất phức tạp vì bản thân nó lại tuỳ thuộc vào tác động của rất nhiều các nhân tố khác nhau; Trong đó có nhân tố mang tính chất khách quan, có nhân tố mang tính chất chủ quan. Do vậy cần đề cập và phân tích chi tiết nội dung cấu thành của giá vật liệu xuất dùng và thông qua đó mới đánh giá được thực chất ảnh hưởng của nó đến khoản chi vật liệu trong giá thành.
Như người ta biết, giá của vật liệu xuất dùng trước hết tuỳ thuộc vào giá mua và chi phí mua của nguyên vật liệu.
Trước hết, giá mua nguyên vật liệu lại tuỳ thuộc vào nguồn mua, vào phương thức mua (mua nhiều hay mua ít, mua trả tiền ngay hay trả chậm) và trong một số trường hợp, nó còn tuỳ thuộc vào chính sách giá do Nhà nước qui định. (Đối với một số loại nguyên vật liệu, do tầm quan trọng của nó mà Nhà nước vẫn còn khống chế giá bán cho các đối tượng sử dụng khác nhau).
Đối với chi phí mua, bản thân nó lại tuỳ thuộc vào rất nhiều các nhân tố khác, như chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí thuê kho bãi, chi phí của bộ phận hay cán bộ, nhân viên đi mua hàng v.v...nếu tiếp tục đi sâu phân tích thì từng yếu tố nói trên lại tuỳ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác, ví dụ chi phí vận chuyển tuỳ thuộc vào loại đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển, giá cước vận chuyển; chi phí của bộ phận, nhân viên mua hàng lại tuỳ thuộc vào chi phí đi, chi phí ở (công tác phí) v.v... Do tính phức tạp của nhân tố giá vật liệu xuất dùng như trình bày ở trên, để đánh giá được tính chất ảnh hưởng của nó, cần phải dựa vào tài liệu hạch toán chi tiết về giá mua, về chi phí mua mới có được các kết luận chính xác và cụ thể hơn.
+ Xét về ý nghĩa: Thông qua việc phân tích thực chất ảnh hưởng của nhân tố giá vật liệu xuất dùng, người quản lý có thể rút ra kết luận như sau: Cần khai thác được nguồn cung cấp nguyên vật liệu hợp lí, ổn định, lựa chọn phương tiện vận chuyển, phương tiện bốc xếp hợp lí, cố gắng xắp xếp để tổ chức vận chuyển hợp lí, khoa học, xác định mức chi phí thu mua hoặc khoán chi phí cho bộ phận, nhân viên mua hàng, quản lí giám sát kiểm tra các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng v.v... nhằm đích cuối cùng là giảm được giá vật liệu xuất dùng, giảm chi phí nguyên vật liệu nói riêng, giá thành sản phẩm nói chung cho doanh nghiệp.
- Đối với nhân tố giá trị phế liệu thu hồi.
+ Xét về mức độ ảnh hưởng: Từ quan hệ của nhân tố với chỉ tiêu phân tích, ta nhận thấy rằng nhân tố giá trị phế liệu thu hồi ảnh hưởng ngược chiều đến khoản chi vật liệu trong giá thành, nghĩa là việc tăng giá trị phế liệu thu hồi sẽ làm giảm chi phí vật liệu tính trong giá thành và ngược lại.
+ Xét về tính chất: ảnh hưởng của nhân tố giá trị phế liệu thu hồi cũng được đánh giá là ảnh hưởng của nhân tố phức tạp, bởi vì trong một số trường hợp, giá trị phế liệu thu hồi tăng làm khoản chi vật liệu trong giá thành giảm chưa hẳn đã được đánh giá là yếu tố tích cực. Ví dụ, do áp dụng công nghệ mới, tại công ty In. "X" đã giảm giấy lề sinh ra trong quá trình cắt giấy, đóng vở, do đó giá trị phế liệu thu hồi từ giấy lề sẽ giảm so với kì trước, trong trường hợp đó việc giảm tuyệt đối nói trên không thể được đánh giá là yếu tố tiêu cực trong công tác quản lý mà phải đánh giá ngược lại. Với tính chất phức tạp nói trên, để đánh giá chính xác được tính chất ảnh hưởng của nhân tố này, cần kết hợp với sự biến động của
chỉ tiêu tỉ lệ thu hồi phế liệu - kí hiệu là Tf và nó được xác định như sau: Tf = Ft
F
x 100 Trong đó: Ft là trị giá phế liệu thải ra.
Tỉ lệ phản ánh mối tương quan giữa giá trị phế liệu thu được so với trị giá phế liệu thải ra, do đó tỉ lệ bày càng cao và xu hướng càng tăng, chứng tỏ đơn vị đã làm tốt công tác quản lý vật liệu nói chung, thu hồi phế liệu nói riêng và ngược lại.