ty.
4. Thực trạng hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH TM và Đầu t LinhChi Chi
Các hàng hoá nhập khẩu của công ty phần lớn đợc nhập từ các tỉnh của Trung Quốc giáp với biên giới phía Bắc nớc ta nên hàng hoá chủ yếu đợc vận chuyển bằng đờng bộ và giao tại cửa khẩu biên giới phía Bắc nh cửa khẩu Lào Cai, cửa khẩu Lạng Sơn, cửa khẩu Móng cái…Do đó hàng hóa thờng đợc trao đổi theo điều kiện giá CIF - Theo điều kiện CIF Việt Nam thì bên bán (ngời xuất khẩu) có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí sau:
+ Bao bì, đóng gói hàng + Bốc dỡ hàng, đóng thùng
+ Chuyển hàng qua cảng (sân bay) xuất phát + Vận chuyển chính
+ Bảo hiểm vận chuyển tới Việt Nam
- Còn bên mua (bên nhập khẩu) có trách nhiệm chi trả các khoản chí phí sau: + Chuyển qua cảng (sân bay) nơi hàng đến
+ Làm thủ tục nhập khẩu, trả thuế nhập khẩu và các loại thuế khác + Chuyển đến nhà máy hay kho đến
Do tính chất trao đổi nh vậy nên việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM và ĐT Linh Chi gồm các bớc sau:
Nghiên cứu tiếp cận thị trờng và lập phơng án kinh doanh. - Nghiên cứu tiếp cận thị trờng:
Công ty TNHH TM và Đầu t Linh Chi hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu phục vụ nhu cầu sản xuất thép trong nớc nên hiểu rất rõ sự phức tạp của thị tr- ờng thế giới và trong nớc. Công ty rất chú trọng đến việc tiếp cận thị trờng mà Công ty nhập khẩu bằng cách tiến hành nghiên cứu thị trờng dới nhiều hình thức nh qua báo chí, internet, tham dự các hội chợ triển lãm. Trớc khi tiến hành nhập khẩu Công ty luôn nghiên cứu các vấn đề nh mua hàng ở thị trờng nào, mua của ai để hàng nhập khẩu có chất lợng đúng theo yêu cầu mà Công ty đợc giao. Tiến trình nhập
khẩu làm sao cho Công ty thực hiện tốt các chỉ tiêu mà Công ty đã đề ra. Vì vậy nội dung nghiên cứu tiếp cận thị trờng của Công ty bao gồm:
+ Nhận biết hàng hoá nhập khẩu: chủng loại , nguồn gốc.
+ Nghiên cứu về nhu cầu của thị trờng trong nớc đối với loại hàng hoá mà Công ty nhập khẩu.
+ Nghiên cứu thị trờng nhập khẩu của các Công ty khác trong nớc và của cả các nớc khác đối với lĩnh vực nhập phôi thép.
+ Tìm hiểu giá cả trên thị trờng thế giới,tỷ giá hối đoái. - Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu hàng hoá
Trên cơ sở nghiên cứu tiếp cận thị trờng trong nớc và ngoài nớc Công ty sẽ tiến hành lập phơng án kinh doanh, các bớc lập phơng án kinh doanh là:
+ Đánh giá tình hình thị trờng và các đối thủ cạnh tranh của công ty để từ đó rút ra đợc tổng quát về tình hình chung trên cơ sở đó phân tích những thuận lợi khó khăn trong kinh doanh.
+ Lựa chọn mặt hàng, thời cơ điều kiện và phơng thức kinh doanh.
+ Đề ra mục tiêu cụ thể nh giá bán đợc bao nhiêu, thâm nhập vào thị trờng nào, tiến độ thực hiện dự án, thời gian nào bán, bán theo phơng thức nào…
Sau đó đánh giá sơ bộ kết quả kinh doanh đạt đợc thông qua đánh giá các chỉ tiêu đánh giá kết quả.
+ Ký hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu đợc xây dựng trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng, luật thơng mại Việt Nam và quốc tế. Nội dung của hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các quyền hạn và trách nhiêm của các bên tham gia ký kết nh: điều kiện tên hàng, điều kiện số lợng, điều kiện phẩm chất, điều kiện giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng… Các điều kiện trong hợp đồng phải rõ ràng, tránh sự mập mờ khó hiểu vì dễ gây nên tranh chấp.
Để tiến hành ký hợp đồng nhập khẩu công ty TNHH TM và ĐT Linh Chi th- ờng tiến hành các bớc sau:
- Hỏi giá: Xét về mặt thơng mại thì đây là việc ngời mua đề nghị ngời bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện mua hàng nh giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán…Hỏi giá thực chất là những hành vi thăm dò giao dịch nên cha ràng buộc các bên trở thành khách hàng của nhau. Khi công ty tiến hành hỏi giá thì bạn
hàng cung cấp hàng hoá cho công ty thờng là bạn hàng quen, có uy tín, có khả năng cung cấp ổn định với số lợng lớn nên việc hỏi gía chủ yếu qua điện thoại, th điện tử hoặc fax, và công ty sẽ đợc bạn hàng trả lời cụ thể.
- Phát giá: Theo quy định của pháp luật thì phát giá đợc coi là lời đề nghị ký kết hợp đồng và nh vậy phát giá có thể do ngời bán hoặc ngời mua đa ra. Trong buôn bán thì phát giá đợc coi là chào hàng nên có sự ràng buộc trách nhiệm hai bên khi có chấp nhận chào hàng. Sau khi nhận đợc th chào hàng, nếu đồng ý công ty trả lời th chào hàng với sự sửa đổi các điều kiện chào hàng (th chào hàng muốn trở thành hợp đồng thì khi ngời mua chấp nhận mua thì đòi hỏi ngời mua phải xác nhận trở lại ngời bán).
- Đặt hàng: Là lời đề nghị ký hợp đồng xuất phát từ phía ngời mua đợc đa ra d- ới hình thức đặt hàng. Thờng thì công ty chỉ đặt hàng với những khách hàng có quan hệ thờng xuyên, có uy tín với công ty.
- Hoàn giá: Là khi công ty nhận đợc th chào hàng mà không chấp nhận hoàn toàn th chào hàng đó thì công ty có thể đa ra một số đề nghị mới (đối với th chào hàng có thể thay đổi đợc).
- Chấp nhận: Nếu bên chào hàng đồng ý với những điều kiện công ty đa ra thì khi đó hợp đồng đợc thành lập. Sau khi hoàn giá xác định những điều kiện mà bên chào hàng đa ra là hợp lý thì công ty mới tiến hành chấp nhận và coi nh hợp đồng đ- ợc ký kết.
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Các bớc để thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở công ty TNHH TM và ĐT Linh Chi là:
- Mở th tín dụng (L/C): Hình thức thanh toán đợc ap dụng trong các giao dịch chủ yếu của công ty là điện chuyển tiền (TRR) hoặc th tín dụng (L/C). Sau khi thoả thuận phơng thức thanh toán, nếu trong trờng hợp hợp đồng chọn sử dụng điện chuyển tiền trợc thì công ty sẽ chuyển tiền trớc khi bên bán giao hàng. Nếu sử dụng điện chuyển tiền sau thì bên bán sẽ nhận đợc tiền sau khi công ty nhận đợc hàng. Phơng thức thanh toán điện chuyển tiền trớc chỉ đợc áp dụng trong các giao dịch với bạn hàng làm ăn có uy tín.
Trong trờng hợp sử dụng th tín dụng thì công ty phải mở th tín dụng trong thời gian hạn định đã thỏa thuận trên cơ sở các thoả thuận ghi trong hợp đồng. Ngời bán
hàng sẽ theo các điều khoản trong hợp đồng và các điều kiện trong L/C để tiến hành việc giao hàng. Hàng hoá đợc vận chuyển theo các bớc sau:
+ Bên bán giao hàng cho hãng vận chuyển tại địa phơng theo hợp đồng vận chuyển. Hãng vận chuyển sẽ ký phát vận đơn chuyển hàng cho bên bán. Do tính chất trao đổi hàng thờng là giá CIF nên bên bán sẽ ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá vận chuyển.
+ Hãng vận chuyển có trách nhiệm trở hàng tới nơi yêu cầu.
Ngay khi giao hàng cho hãng vận chuyển, bên bán đã có thể xuất trình bộ chứng từ giao hàng cho ngân hàng thanh toán để đòi tiền mặc dù thực tế hàng có thể vẫn ở cảng gửi hàng. Ngân hàng thanh toán sẽ kiểm tra và thanh toán cho bên bán nếu nh bộ chứng từ đó hợp lệ.
Lựa chọn phơng thức thanh toán L/C có nhiều thuận lợi cho Công ty nh đảm bảo không bị bên bán chiếm dụng vốn vì họ chỉ nhận đợc tiền thanh toán sau khi đã xuất trình bộ chứng từ.
- Đôn đốc bên bán giao hàng: Sau khi đã mở L/C, bộ phận theo dõi hợp đồng sẽ có trách nhiệm đôn đốc bên bán giao hàng đúng thời hạn. Khi hàng đã đợc giao tại cảng gửi hàng, sẽ có thông báo chính thức của hãng vận chuyển hay của ngời bán gửi cho công ty.
- Làm thủ tục hải quan: Sau khi nhận đợc thông báo giao hàng, bộ phận nhận hàng sẽ làm thủ tục khai báo hàng nhập khẩu theo quy định của Tổng cục hải quan. Thuế nhập khẩu sẽ đợc tính sau khi hoàn thành khai báo các thủ tục hải quan.
- Nhận hàng: Tại kho bãi thuộc cảng đến hay kho bãi của hải quan
- Kiểm tra hàng hóa tại cảng: Đây là khâu quan trọng do dễ xảy ra tranh chấp. Việc kiểm tra hàng hoá ở cảng sẽ giúp công ty xác định số lợng, chất lợng hàng nhập khẩu có đúng tiêu chuẩn hay không. Các trờng hợp tranh chấp về hàng hoá th- ờng xảy ra khi bên mua không tuân theo quy trình kiểm tra tại cảng. Do vậy, khi kiểm tra phát hiện hàng hoá đợc gửi hoàn toàn khác hay không đạt yêu cầu so với đơn đặt hàng. công ty có trách nhiệm báo ngay cho bên bán.
- Giao hàng cho đơn vị đặt hàng: Hàng hóa sau khi đợc kiểm tra sẽ đợc giao cho đơn vị đặt hàng tại địa điểm chỉ định trong hợp đồng. Trờng hợp hàng nhập không đúng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ đợc chuyển trả cho bên bán (nếu không có thoả thuận nào khác).
- Làm thủ tục thanh toán: Sau khi gửi hàng, bên bán sẽ gửi bộ chứng từ gửi hàng và yêu cầu ngân hàng thanh toán (ngân hàng của ngời bán) làm thủ tục thanh toans giá trị đơn hàng. Ngân hàng thanh toán tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ gửi hàng rồi chuyển đến cho ngân hàng ngời mua. Ngân hàng của ngời mua sẽ kiểm tra các chứng từ giao hàng và tiến hành thanh toán.
- Khiếu nại về hàng hoá, thanh toán (nếu có): Khiếu nại thanh toán trong hợp đồng nhập khẩu thờng xảy ra khi bên bán xuất trình bộ chứng từ không hơp lệ hay có sai sot hoặc bên mua viện cớ chậm chễ thanh toán. Khi có khiếu nại, các bên cũng có thể thơng lợng để giải quyết. Trong trờng hợp không tự giải quyết thì có thể đa ra toà án hoặc trọng tài kinh tế chỉ định giải quyết.
- Rủi ro và phơng án giải quyết rủi ro: Khi gặp rủi ro trong xuất nhập khẩu thì phơng án giải quyết của công ty TNHH TM và ĐT Linh Chi là
+ Đối với những rủi ro thuộc nguyên nhân chủ quan do bên bán (bên xuất khẩu gây ra), hoặc do ngời vận chuyển gây ra thì công ty có những biện pháp giải quyết cụ thể cho từng trờng hợp. Ngay sau khi phát hiện tổn thất công ty sẽ lập th tự kháng gửi ngời bán trong thời hạn hiệu lực để bảo lu quyền khiếu nại.
+ Đối với những rủi ro thuộc nguyên nhân khách quan mà những rủi ro này đã đợc mua bảo hiểm thí công ty sẽ đòi Công ty bảo hiểm bồi thờng thiệt hại.
+ Tổn thất hàng hoá: Khi phẩm chất hàng hoá sai với quy định trong hợp đồng thì công ty phải kiểm tra xác định tổn thất và thông báo cho ngời bán để cùng thoả thuận ra phơng án giải quyết nh: gửi trả lại những hàng bị h hỏng và đòi lại tiền, hoặc sửa chữa hàng hoá hỏng…