5. Cấu trỳc của đề tài
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn
2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Kế toỏn là cụng cụ cú vai trũ quan trọng trong việc điều hành và kiểm soỏt mọi hoạt động kinh tế của cụng ty. Vỡ vậy, việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn phải phự hợp với đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của cụng ty và cỏc quy định của Nhà nước cú liờn quan.
Cụng ty cú địa bàn hoạt động ở một điểm, cỏc nhà mỏy SX cú vị trớ tương đối gần nhau. Vỡ thế bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung, chỉ cú một phũng kế toỏn trung tõm. Tại cỏc nhà mỏy khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng, chỉ cú cỏc nhõn viờn thống kờ theo dừi, xử lý sơ bộ cỏc phỏt sinh tại nhà mỏy mỡnh phụ trỏch.
Với mụ hỡnh này, tổ chức cụng tỏc kế toỏn đó tạo được hiệu quả, đảm bảo sự lónh đạo thống nhất đối với cụng tỏc kế toỏn cung cấp kiểm tra và xử lý thụng tin một cỏch kịp thời.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Chỉ đạo trực tiếp: Chỉ đạo thay thế: Quan hệ đối chiếu:
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty như sau: Kế toỏn trưởng ( kiờm trưởng phũng) Phú phũng KT vật tư nguyờn phụ liệu KT tập hợp CF tớnh giỏ thành KT tiờu thụ thành phẩm KT thanh toỏn KT ngõn hàng thuế Thủ quỹ
- Kế toỏn trưởng, kiờm kế toỏn theo dừi tài sản cố định.: phụ trỏch toàn bộ cụng tỏc tài chớnh - kế toỏn, điều hành mọi hoạt động của phũng kế toỏn tài chớnh. Chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và phỏp luật về mọi hoạt động của phũng.
- Phú phũng: Phụ trỏch cụng tỏc kế toỏn - hạch toỏn của cụng ty và chịu trỏch nhiệm đụn đốc cỏc phần hành trong cụng tỏc quyết toỏn hàng quý, năm. Kiểm tra chế độ hạch toỏn kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chứng từ và lập biểu mẫu bỏo cỏo tài chớnh theo biểu mẫu quy định do bộ tài chớnh ban hành.
- Kế toỏn thanh toỏn, tạm ứng, cụng đoàn, cụng nợ khỏc: Kế toỏn thanh toỏn cú trỏch nhiệm tham mưu cho lónh đạo phũng, lónh đạo cụng ty, kiểm tra, kiểm soỏt chứng từ thu, chi đầy đủ, hợp lệ, thanh toỏn theo đỳng chế độ, đỳng nguyờn tắc tài chớnh của nhà nước.
Mở sổ sỏch ghi chộp đầy đủ, hàng ngày rỳt số dư, theo dừi cụng nợ đến từng cỏ nhõn (khỏch hàng), hàng thỏng kiểm tra tiền lương, BHXH cỏc nhà mỏy để thanh toỏn kịp thời.
- Kế toỏn tiờu thụ, theo dừi cụng nợ phải thu của khỏch hàng, theo dừi kho thành phẩm và đại lý: Trong thỏng nhận chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm. Tập hợp doanh thu thực tế phỏt sinh. Bỏo cỏo kết quả hoạt động SX kinh doanh của cụng ty theo từng mặt hàng. Tổ chức đối chiếu sổ sỏch, thống nhất cỏch ghi chộp. Theo dừi việc thực hiện hợp đồng của cụng ty.
Mở sổ sỏch theo dừi cụng nợ đến từng khỏch hàng, đại lý bỏn hàng, cú trỏch nhiệm chớnh trong việc đụn đốc thu hồi cụng nợ.
- Kế toỏn vật tư: Mở sổ sỏch theo dừi, ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cỏc loại vật tư, NVL, CCDC, phế liệu của cụng ty.
Trong thỏng kế toỏn cú trỏch nhiệm nhận phiếu nhập, phiếu xuất kho từ thủ kho về tập hợp số liệu và lờn bỏo cỏo nhập xuất tồn vật tư của thỏng đú.
- Kế toỏn tập hợp chi phớ tớnh giỏ thành: Tập hợp và kiểm tra CPSX của nhà mỏy. Cuối thỏng, tớnh giỏ thành SP hoàn thành, lờn nhật ký chứng từ số 7, bảng kờ số 4.
- Kế toỏn ngõn hàng, thuế: Kiểm tra rà soỏt đối chiếu, in cỏc bảng kờ liờn quan về thuế, lập tờ khai tổng hợp thuế, đối chiếu số liệu thuế kờ khai và số thuế hạch toỏn khớp đỳng kịp thời, nộp bỏo cỏo cho cục thuế đỳng thời gian quy định.
- Thủ quỹ: Cú nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi sổ, thực hiện cỏc lệnh thu, chi tiền mặt căn cứ vào cỏc chứng từ và sổ sỏch hợp lý, hợp lệ, hợp phỏp.
2.1.3.2.Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
* Đặc điểm chung
- Chế độ chuẩn mực kế toỏn ỏp dụng
Chế độ kế toỏn ỏp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn DN.
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ ngày 01/01và kết thỳc vào ngày 31/12 của năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: Đồng Việt Nam(VNĐ) - Hỡnh thức ghi sổ: cụng ty ỏp dụng hớnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ - Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Kế toỏn mỏy
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: Phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp xỏc định giỏ trị hàng tồn kho: bỡnh quõn gia quyền cuối thỏng.
- Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: kờ khai thường xuyờn. - Phương phỏp đỏnh giỏ TSCĐ và khấu hao TSCĐ.
+ Nguyờn tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giỏ gốc, trong quỏ trỡnh sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyờn giỏ, hao mũn lũy kế và giỏ trị cũn lại.
Khi TSCĐ được bỏn hoặc thanh lý, nguyờn giỏ và khấu hao lũy kế được xúa sổ.
+ Phương phỏp khấu hao TSCĐ (hữu hỡnh, vụ hỡnh, thuờ tài chớnh) Khấu hao TSCĐ theo phương phỏp đường thẳng, ỏp dụng khung thời gian sử dụng hữu ớch tài sản theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2006 của Bộ tài chớnh.
* Tổ chức chứng từ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn cú vai trũ rất quan trọng để cung cấp cỏc thụng tin cho cụng tỏc kế toỏn. Để thu thập thụng tin đầy đủ, cú độ chớnh xỏc cao về tỡnh hỡnh SX kinh doanh, phục vụ kịp thời cho việc kiểm tra, kiểm soỏt, ra quyết định và làm căn cứ để ghi sổ kế toỏn, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Trờn cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, cụng ty đó xỏc định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng như sau:
Hệ thống chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy bỏo nợ, Giấy bỏo cú, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
Hệ thống chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biờn bản kiểm nghiệm, Biờn bản kiểm kờ vật tư, Bảng kờ xuất vật tư, Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ.
Hệ thống chứng từ tiền lương: Bảng chấm cụng, Bảng thanh toỏn tiền lương, Bảng phõn bổ tiền lương.
Hệ thống chứng từ TSCĐ: Biờn bản giao nhận TSCĐ, Biờn bản thanh lý TSCĐ, Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, Bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ.
Hệ thống chứng từ bỏn hàng, mua hàng: Húa đơn bỏn hàng, Húa đơn GTGT.
* Tổ chức tài khoản kế toỏn
TK kế toỏn dựng để phõn loại và hệ thống cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh theo nội dung kinh tế.
Hệ thống TK kế toỏn của cụng ty được xõy dựng theo đỳng chế độ kế toỏn DN đó quy định bao gồm cỏc TK cấp 1, TK cấp 2, TK trong và ngoài
bảng cõn đối kế toỏn. Căn cứ vào hệ thống TK đó được quy định, cụng ty đó nghiờn cứu, vận dụng và chi tiết húa hệ thống TK để phự hợp với đặc điểm SX kinh doanh cũng như yờu cầu quản lý của cụng ty nhưng vẫn đảm bảo đỳng với nội dung, kết cấu, phương phỏp hạch toỏn của cỏc TK.
* Tổ chức sổ kế toỏn và hỡnh thức sổ kế toỏn
Căn cứ và tỡnh hỡnh, đặc điểm SX kinh doanh, căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật và yờu cầu thụng tin kinh tế, Cụng ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan đó lựa chọn và vận dụng hỡnh thức kế toỏn mỏy vào cụng tỏc kế toỏn và lựa chọn hỡnh thức ghi sổ kế toỏn là Chứng từ ghi sổ.
Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm:
- Sổ tổng hợp: Sổ Cỏi cỏc TK, cỏc loại Bảng kờ, Nhật ký chứng từ... - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết CPSX, sổ kế toỏn giỏ thành, sổ chi tiết NVL...
Sơ đồ 2.6: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức NK-CT
Ghi chỳ: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối thỏng - Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ Nhật ký Chứng từ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Cỏi Bảng tổng hợp chi tiết
* Giới thiệu phần mềm kế toỏn cụng ty đang ỏp dụng
Hiện nay Cụng ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan đang sử dụng phần mềm FAST ACCOUNTING do Cụng ty phần mềm Tài chớnh kế toỏn FAST cung cấp.
Phần mềm FAST ACCOUNTING cú nhiều tớnh năng mạnh và nhiều tiện ớch giỳp cho việc sử dụng chương trỡnh được dễ dàng và khai thỏc chương trỡnh được.
- Quản lý cụng nợ
Fast Accounting cho phộp quản lý cụng nợ chi tiết đến từng khỏch hàng/nhà cung cấp, từng húa đơn phải thu/phải trả và từng hợp đồng mua/bỏn. Việc phõn bổ số tiền thanh toỏn cho cỏc húa đơn cụ thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. Cho phộp xử lý giảm trừ cụng nợ chi tiết theo húa đơn trong trường hợp hàng bỏn bị trả lại, giảm giỏ, chờnh lệch tỷ giỏ, tạm ứng trước tiền hàng và cỏc giảm trừ khỏc. Cho phộp theo dừi chi tiết cụng nợ cho từng mún vay mượn, từng lần tạm ứng…
- Quản lý hàng tồn kho
Fast Accounting cho phộp tớnh giỏ hàng tồn kho theo nhiều phương phỏp khỏc nhau: nhập trước - xuất trước, trung bỡnh thỏng, trung bỡnh di động, đớch danh. Cú nhiều màn hỡnh nhập liệu đặc thự tiện dụng cho người sử dụng như nhập xuất thẳng, nhập chi phớ, hàng bỏn bị trả lại, xuất trả nhà cung cấp, xuất điều chuyển kho…
- Quản lý TSCĐ, CCDC
Phõn hệ quản lý TSCĐ, CCDC trong Fast Accounting cho phộp theo dừi TSCĐ, CCDC theo nhiều nguồn vốn khỏc nhau, theo dừi việc tăng giảm giỏ trị của một tài sản, theo dừi việc luõn chuyển tài sản giữa cỏc bộ phận sử dụng… Chương trỡnh cung cấp rất nhiều cỏc bỏo cỏo về kiểm kờ, bỏo cỏo về tăng giảm và bỏo cỏo về khấu hao, phõn bổ khấu hao TSCĐ, CCDC.
- Tớnh giỏ thành sản phẩm
Fast Accounting cung cấp cỏc chương trỡnh tớnh giỏ thành cho cỏc cụng trỡnh xõy lắp, SP SX liờn tục và SP SX theo đơn hàng. Việc tớnh giỏ thành SP
cú thể theo phương phỏp tập hợp trực tiếp, tớnh theo định mức hoặc phõn bổ theo tỷ lệ. Cho phộp tớnh giỏ thành trong trường hợp cú nhiều cụng đoạn và cú nhiều phõn xưởng và tớnh chi tiết theo lệnh SX. Giỏ thành được phõn tớch theo cỏc yếu tố chi phớ và cú thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng.
Ngoài ra, Fast Accouting cũn cú nhiều tớnh năng rất tiện ớch và hiệu quả khỏc như quản lý số liệu đa tiền tệ, quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phộp lờn bỏo cỏo của từng đơn vị cơ sở hoặc của toàn (tổng) cụng ty, cung cấp đầy đủ cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo yờu cầu của nhà nước. Đặc biệt, Fast Accouting được phõn thành cỏc nghiệp vụ kế toỏn riờng biệt, quản lý chi tiết đến tổng hợp, cỏc bỏo cỏo quản trị lựi cho phộp truy tỡm thụng tin, dữ liệu trực tiếp, cỏc chứng từ cấu thành nờn cỏc bỏo cỏo tại mọi thời điểm rất thuận tiện cho việc kiểm tra, quản lý. Bờn cạnh đú, chương trỡnh cho phộp bảo mật bằng mật khẩu và phõn quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và cụng việc (đọc/sửa/xúa/tạo mới) trong chương trỡnh cho từng người sử dụng.
Sơ đồ 2.7: Quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn trờn phần mềm FAST ACCOUTING
* Tổ chức bỏo cỏo tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh cú mục đớch cung cấp những thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh, tỡnh hỡnh kinh doanh và cỏc luồng tiền của cụng ty nhằm đỏp ứng yờu cầu quản lý của chủ DN, cơ quan nhà nước và những người cú nhu cầu sử dụng trong việc đưa ra cỏc quyết định kinh tế. Cỏc bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty được lập và trỡnh bày theo đỳng 6 nguyờn tắc quy định tại Chuẩn mực kế toỏn 21 “Trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh”: Hoạt động liờn tục, cơ sở dồn tớch, nhất quỏn, trọng yếu, phự hợp, bự trừ và cú thể so sỏnh.
Bảng cõn đối kế toỏn được lập căn cứ vào số dư trờn cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kế toỏn chi tiết của cỏc TK loại 1, loại 2, loại 4 kỳ lập bỏo cỏo, số dư cỏc TK ngoài bảng và bảng cõn đối kế toỏn ngày cuối niờn độ trước.
Chứng từ sử dụng Phần mềm kế toỏn
FAST
Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn chi tiết
Bỏo cỏo kết quả kinh doanh đựoc lập dựa trờn bỏo cỏo kết quả kinh doanh của niờn độ kế toỏn trước, sổ kế toỏn trong kỳ của cỏc TK từ loại 5 đến loại 9.
Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh được lập dựa trờn Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh của kỳ bỏo cỏo và thuyết minh bỏo cỏo kế toỏn kỳ trước.
Ngoài ra, theo yờu cầu quản lý và để phục vụ yờu cầu quản trị nội bộ, cụng ty cũn cú hệ thống bỏo cỏo quản trị như: Bỏo cỏo chi tiết về chi phớ quản lý, chi phớ bỏn hàng, kết quả tiờu thụ, kết quả SX kinh doanh...
2.2. Thực trạng kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại Cụng ty cổ phần Dệt Hoàng Thị Loan Cụng ty cổ phần Dệt Hoàng Thị Loan
2.2.1. Nội dung, cụng tỏc quản lý chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại cụng ty
* Nội dung của chi phớ
Cụng ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan SX nhiều loại SP, mỗi loại phỏt sinh cỏc loại chi phớ khỏc nhau. Vỡ vậy, để thuận lợi cho việc tập hợp CPSX và tớnh giỏ thành SP, cụng ty tập hợp chi phớ theo khoản mục tớnh giỏ thành, bao gồm:
- Chi phớ NVL trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phớ về NVL trực tiếp tham gia SX SP như: vải dệt kim cỏc lọai và một số NVL phụ khỏc như: mỏc may, chỉ tơ, đan nhựa,...
- Chi phớ NC trực tiếp bao gồm: Tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), phụ cấp,... của cụng nhõn trực tiếp của cụng nhõn trực tiếp SX SP.
- Chi phớ SXC: Gồm những chi phớ liờn quan phục vụ cho SX, phỏt sinh trong quỏ trỡnh SX như: chi phớ khấu hao TSCĐ phục vụ cho phõn xưởng, tiền lương nhõn viờn quản lý phõn xưởng, chi phi dịch vụ mua ngoài (thuờ mỏy)...
Là cụng ty cú quy mụ SX lớn, Cụng ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan luụn phõn cụng, phõn cấp quản lý chi phớ hợp lý và khoa học phự hợp với tỡnh hỡnh đặc điểm của cụng ty. Cụng ty cũng đó phõn định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn quản lý cho từng cấp, từng bộ phận với chức năng cụ thể nhằm nõng cao tinh thần trỏch nhiệm trong việc quản lý lao động, vật tư, tiền vốn thực hiện kế hoạch SX kinh doanh, gúp phần tiết kiệm CPSX.
Hàng thỏng, căn cứ vào kế hoạch SX kinh doanh, tỡnh hỡnh thực tế về việc sử dụng CPSX của kỳ trước, những định mức kinh tế kỹ thuật, định mức giỏ thành SP của DN, của Nhà nước quy định, cụng ty tiến hành giao định mức SX cho từng loại SP tới từng phõn xưởng SX, đề ra những quy định chặt chẽ với quy trỡnh SX, phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch giỏ thành nhằm quản lý chi phớ và hạ thấp giỏ thành.
2.2.2. Đối tượng tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm
- Đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất
Cụng ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan cú nhiều nhà mỏy, phõn xưởng SX riờng biệt tập trung toàn bộ quy trỡnh cụng nghệ để SX cỏc loại