2. Một số đặc điểm kĩ thuật công nghệ ảnh hởng đến tổ chức bộ máy
3.2.3. Phòng Kế hoạch Vậ tt
Phòng Kế hoạch - Vật t là một phòng chức năng của Trung tâm, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Trung tâm trong việc kế hoạch, vật t và xây dựng cơ bản của Trung tâm. Hớng dẫn và giám sát các đơn vị toàn Trung tâm thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định và thực thi các hợp đồng kinh tế theo phân cấp của Công ty và Trung tâm.
• Nhiệm vụ:
1/ Công tác kế hoạch hóa:
- Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hóa trong nội bộ Trung tâm, bao gồm từ khâu thống kê, dự báo, lập kế hoạch, báo cáo và bảo vệ kế hoạch đợc xây dựng với Công ty.
- Tham gia nghiên cứu chế độ kế hoạch hóa chung của Công ty theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty.
- Nghiên cứu đề xuất các biện pháp thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Công ty giao cho Trung tâm. Giúp Giám đốc tổ chức triển khai đến các đơn
vị việc thực hiện các chỉ tiêu đó bằng cách xây dựng đơn giá sản phẩm và định mức kinh tế - kỹ thuật liên quan.
2/ Công tác tổng hợp theo dõi kế hoạch của Trung tâm:
- Chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch Trung tâm đã xây dựng theo kế hoạch dự kiến của Trung tâm.
- Chủ trì xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và hớng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Cập nhật theo dõi và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm, báo cáo kịp thời để Lãnh đạo Trung tâm hớng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thực hiện.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn đợc Công ty giao, tính toán điều chỉnh và chỉ đạo ca đơn vị thực hiện trên cơ sở đảm bảo sự cân đối chung, phân bổ đồng đều và hợp lý theo từng tháng, quý, thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Phối hợp với phòng KTTK – TC giám sát việc sử dụng các nguồn vốn trên.
3/ Công tác quản lý mua sắm vật t, thiết bị:
- Chủ trì xây dựng kế hoạch về vật t. Phân tích đánh giá tình hình sử dụng, quản lý vật t trong toàn Trung tâm, đảm bảo vật t cho sản xuất kinh doanh và tiếp nhận vật t thiết bị mua mới theo lệnh điều chuyển từ Công ty.
- Nhận vật t, trang bị, phơng tiện do Công ty giao. Mua vật t, trang bị, ph- ơng tiện phục vụ cho công tác bảo dỡng, sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa lớn và ứng cứu thông tin cho toàn Trung tâm trên cơ sở cân đối nguồn vốn và phù hợp theo phân cấp về đầu t và đợc Công ty uỷ quyền.
- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục để đa đi bảo hành, sửa chữa các thiết bị đang trong thời gian bảo hành, theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo chỉ đạo của Công ty.
- Chủ trì quyết toán vật t của các công trình đã nghiêm thu đa vào sử dụng. - Quản lý kho vật t của Trung tâm.
- Chủ trì tổ chức các đơn vị liên quan thực hiện sửa chữa lớn theo phân cấp và theo uỷ quyền của Công ty.
- Thẩm định các hồ sơ thiết kế dự toán các loại công trình theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty.
- Giúp Giám đốc tổ chức tuyển, chọn t vấn, chọn thầu xây lắp, cung cấp vật t, thiết bị mạng lới và phục vụ hoạt động sản xuất theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty.
- Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan giám sát thi công các công trình xây lắp trong khu vực Trung tâm quản lý.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu nhà trạm của Trung tâm theo quy định của Công ty.
5/ Công tác hợp đồng kinh tế:
- Đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi hợp đồng bị vi phạm, đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách Nhà nớc, quyền lợi của Công ty và Trung tâm.
- Chủ trì đàm phán việc ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế liên quan đến mạng lới và do Lãnh đạo Trung tâm phân công.
- Chủ trì trong việc phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện việc khảo sát nhà trạm, đàm phán, đề xuất ký kết hợp đồng kinh tế thuê nhà trạm và hợp đồng mua điện trên cơ sở đợc Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ, để phục vụ việc phát triển mạng lới trong khu vực.
- Đối với dịch vụ Cardphone: với các Bu điện Tỉnh, phải chủ động kế hoạch sửa chữa, thay thế để đảm bảo hoạt động của các PP đợc liên tục. Chủ động đề xuất giải quyết vật t cho các Bu điện Tỉnh, Thành phố.
- Xây dựng các hợp đồng trách nhiệm về công tác quản lý bảo vệ, phối hợp xử lý ứng cứu thông tin cho các thiết bị dịch vụ viễn thông trên địa bàn quản lý.
- Hớng dẫn các đơn vị thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định. Trực tiếp và chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc theo dõi và thực hiện thanh toán hợp đồng kinh tế định kỳ theo thời hạn hợp đồng đã ký kết.
- Chủ trì việc đề xuất phơng án xử lý các phát sinh hợp đồng đang thực hiện. • Quyền hạn:
- Đợc quyền quan hệ với các đơn vị trong Trung tâm, với cấp trên, các đơn vị trong và ngoài Ngành để giải quyết các công việc có liên quan đến hoàn thành nhiệm vụ các Phòng.
- Đợc đề xuất khen thởng và kỷ luật những đơn vị có thành tích hoặc không hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch giao.
- Đợc quyền kiểm tra định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện kế hoạch và sử dụng vật t, tài sản, thiết bị mạng lới của các đơn vị trong Trung tâm.
• Cơ cấu tổ chức:
Phòng Kế hoạch - Vật t do Trởng phòng và Phó phòng Lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều hành công việc tới từng cá nhân thành viên trong phòng.
Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của phòng KH - VT, tình hình phân bổ lao động của phòng nh sau:
Biểu số 3: Tình hình cán bộ của phòng KH - VT
T T
Chức danh Số Chuyên môn Trình độ
CN TC CĐ ĐH 1 Trởng phòng 1 KD - T. Mại 1 2 Phó phòng 1 TD - NH 1 3 Nhân viên 13 2 11 4 Tổng số 15 0 2 1 12 5 Tỷ trọng (%) 100 0 8,3 8,3 83,4 Nhận xét: - Số lợng CBCNV của phòng là có 15 ngời, gồm 01 TP và 01 PP. - 83,4% CBCNV có trình độ ĐH, 8,3% có trình độ CĐ và 8,3% có trình độ TC.
- Cán bộ chủ chốt trong phòng là những ngời có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những ngời đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng.
- Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo.
- Ngoài mối quan hệ giữa CBCNV nội bộ trong phòng, phòng còn có mối quan hệ công tác với các phòng, bộ phận khác trong Trung tâm, với Công ty và Tổng Công ty.