II/ Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu Hà Thiên
4/ Hoàn thiện các công tác khác có liên quan.
4.1/ Nghiên cứu thị tr ờng
Với thị trờng xuất khẩu, nơi có nhiều cơ hội đồng thời rủi ro cũng nhiều thì thông tin đóng vại trò quan trọng là cơ sở cho việc hoạch định chiến lợc kinh doanh là nguồn gốc của thắng lợi và do đó là quyền lực quyết định của công ty trên thơng truờng. Từ những thông tin chính xác thu đợc sẽ giúp công ty dự đoán đợc biến động của thị trờng hàng hoá thế giới. Bên cạnh duy trì thị trờng truyền thống công ty cũng phải mở rộng thêm thị trờng mới. Công ty phải có chính sách về quảng cáo và tuyên truyền về uy tin và về thế mạnh của công ty. Đồng thời công ty cũng cần tham gia các cuộc hội thảo, đây là cơ hội thuận lợi cho công ty nắm bắt đợc tình hình thị trờng, tình hình các đối thủ canh tranh, nắm bắt nhu cầu, chào hàng tìm kiếm đối tác kinh doanh kí kết hợp đồng và cũng là môi trờng để công ty học hỏi và nâng cao nghiệp vụ kinh
doanh. Tóm lại công tác tìm kiếm thông tin tiếp cận thị trờng mới cũng nh duy trì thị trờng cũ là cực kì quan trọng và không thể bỏ qua bởi vì nó quyết định đến toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hoá của công ty.
4.2/ Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Công ty cần tạo ra mạng lới thu mua rộng lớn và tận các chân hàng. Qua các hợp đồng đã kí kết công ty có thể dự kiến khối lợng hàng hoá cần huy động giúp cho công ty không phải chuẩn bị gấp rút khi có một hợp đồng mới điều đó tránh đợc sự ép giá và quá trình chuẩn bị đợc kĩ lỡng đảm bảo chất l- ợng yêu cầu. Trong khâu thu mua kí kết hợp đồng trực tiếp với từng nguồn hàng, khi thu mua phải thực hiện giám định chất lợng ngay từ đầu. Vì vậy là khâu quyết định hàng hoá xuất khẩu.
4.3/ Thuê tàu, mua bảo hiểm (nếu theo điều kiện giao hàng CIF).
Mỗi hãng thuê tàu có điều kiện riêng của mình, công ty cần nắm vững các điều kiện này để lựa chọn loại tầu thích hợp cần thuê. CCông ty nên khai thác lợi thế của mình về mảng đại lý tàu biển để có thể thuê đợc tàu chuyên trở có uy tín tránh mọi sự rủi ro trong quá trình vận chuyển. Công ty cần khai thác mối quan hệ với hai cảng bốc dỡ hàng hoá là cảng Hải Phòng và cảng TP Hồ Chí Minh để xuất hàng đợc dễ dàng. Tuy nhiên công ty cũng nên chấp hành đúng những nguyên tắc đặt ra tại cảng.
Hiện nay nghành bảo hiểm cũng là một nghành kinh doanh lớn có tính cạnh tranh chứ không còn độc quyền nh trớc đây, vì vậy có rất nhiều công ty bảo hiểm ra đời. Để đảm bảo an toàn công ty nên mua bảo hiểm mọi rủi ro tai một công ty bảo hiểm có uy tín nh công ty bảo hiểm Bảo Việt. Mối quan hệ tốt cũng làm cho phí bảo hiểm phải trả giảm hơn.
4.4/ Về giao nhận thanh toán
Có thể nói khâu thanh toán thu tiền về cho công ty là khâu cuối cùng. Nó thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh nó là thớc đo năng lực hoạt động của cán bộ công nhân viên. Thu tiền là một việc có ý nghĩa, nó giúp công ty trang trải mọi khoản nợ nh trả lơng, nộp ngân sách và trả lãi Ngân Hàng và tiếp tục phát triển vốn để kinh doanh.
* Để làm tốt công ty phải làm tốt các công việc sau:
- Tổ chức tốt hình thức thanh toán nhất là phơng thức chứng từ tín dụng L/C. trong quá trình thực hiện hợp đồng cần phải nhanh chóng làm các thủ tục chứng từ cần thiết cho thanh toán.
- Kiểm tra kĩ L/C xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng đã kí kết, có thay đổi cần phải thông báo ngay để quá trình thực hiện nhanh chóng.
- Việc thực hiện thu tiền càng thuận lợi nhanh chóng càng tốt cho công ty vì nó giúp tăng nhanh tôcs độ quay vòng vốn, tăng lợi nhuận cho công ty.
4.5/ Đào tạo đội ngũ cán bộ
Ngày nay kinh doanh trong môi trờng quốc tế thờng xuyên biến động đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải năng động sáng tạo có khả năng dự báo ứng phó những biến động đó có khả năng nắm bắt nhanh về tình hình kinh tế thế giới. Để làm tốt công tác này cán bộ nhân viên phải thờng xuyên đợc bồi dỡng kiến thức nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Vì vây công ty cần có những biện pháp lâu dài trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác xuất khẩu.
- Gửi cán bộ có năng lực, các nhân viên có trình độ đi học tập nghiên cứu học tập ở các lớp đào tạo cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nớc nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ.
- Cử các đoàn cán bộ kinh doanh ra nớc ngoài để nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng, kinh nghiệm làm ăn tạo dựng mối quan hệ bạn hàng vững chắc.