II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty.
2.Kiến nghị đối với công ty
2.1. Trong công tác ký kết hợp đồng
- Công ty cần coi trọng công tác nghiên cứu, đánh giá khách hàng, đặc biệt là các khách hàng mới. Từ đó có thể biết đợc mục đích thực sự của họ trong giao dịch, tránh đợc các phí tổn không cần thiết mà vẫn giữ đợc uy tín và quan hệ tốt đẹp. Mặt khác, nếu tìm hiểu kỹ và khách hàng, công ty có thể dành đợc một số u thế trong việc thoả thuận các điều khoản và ký kết hợp đồng.
- Công ty cần chuẩn bị tốt cho quá trình đàm phán, trớc khi đàm phán ký kết, cần phải có sự phối hợp giữa các phòng ban để đa ra ý kiến chung thống nhất. Phòng xuất nhập khẩu cần phối hợp với phòng thiết kế mẫu để tính chính xác giá thành, trên cơ sở đó trong quá trình đàm phán có thể quyết định ở mức giá nào có thể chấp nhận đợc để hai bên cùng có lợi và đi đến ký kết hợp đồng. - Để sản phẩm của công ty đợc tiêu thụ rộng rãi trên thị trờng, có uytín với khách hàng, thu hút đợc những hợp đồng có giá trị thì công ty cũng cầnphải quan tâm đến chất lợng về mẫumã sản phẩm. Muốn vậy thì công ty phải đổi mới công nghệ, nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật. Ngoài ra công ty phải thành lập phòng marketing, có chiến lợc marketing phù hợp làm cho ngời tiêu dùng và khách hàng nớc ngoài có sự tin tởng vào chất lợng sản phẩm của công ty. Mở rộng thêm mạng lới đại lý về giới thiệu sản phẩm, để sản phẩm của công ty đợc phân phối rộng rãi trên thị trờng. Xoá bỏ tình trạng nh hiện nay phòng xuất nhập khẩu phải đảm nhận quá nhiều chức năng, vừa làm công tác nghiên cứu tiếp cận thị trờng cả trong và ngoài nớc vừa phải tham gia và lên kế hoạch thiết kế các mẫu mà mới cùng phòng thiết kế mẫu mã mới làm công tác ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Công ty cần nghiên cứu thành lập bộ phận pháp chế để t vấn các vấn đề pháp luật có liên quan trong quá trình tìm hiểu, ký kết và thực hiện hợp đồng, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đòi hỏi phải tuân thủ không những về mặt nghiệp vụ mà cả về những quy định của phápluật. Vì vậy khi soạn thảo hợp đồng phải cân nhắc kỹ và có phơng án dự liệu đề phòng những tình huống bất lợi có thể xảy ra, hạn chế tối đa những từ ngữ lời văn có tính chất mập mời, đa nghĩa. Những vấn đề trên có liên quan đến tính pháp lý của công việc sẽ đợc giải quyết một cách hiệu qủa nếu nh cán bộ có đủ kiến thức về nghiệp vụ và pháp luật do bộ phận pháp chế cung cấp. Các văn bản pháp luật, cơ chế chính sách của nhà nớc thờng thay đổi do yêu cầu thực tế trong nớc và quốc tế do đó có thể ảnh hởng trực tiếp hay gián tiếp tới hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ phận pháp chế sẽ thu thập nắm bắt những thông tin đó, xử lý và có những
kiến nghị phù hợp cho công ty trong việc thực hiện pháp luật và chính sách của nhà nớc.
- Công ty cần có chế độ khuyến khích các cán bộ phòng xuất nhập khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ, tìm kiếm đợc các đơn hàng có giá trị bằng các hình thức khen thởng hợp lý, trích phần trăm cho cán bộ nào tìm đợc khách hàng mới cho công ty.
2.2. Trong công tác thực hiện hợp đồng
- Để thực hiện tốt hợp đồng công ty cần phải chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ tốt. Việc chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất nhập khẩu phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục, chính xác và kịp thời. Muốn vậy thì công ty cần yêu cầu khách hàng cung cấp sớm, kịp thời các chứng từ cần thiết, tiến hành theo dõi từng chuyến hàng, xử lý chính xác các thông tin nh ngày giao hàng, cảng đến, số hiệu tàu, điều kiện thanh toán... ghi chép rõ ràng tình hình thực hiện hợp đồng tránh làm việc chồng chéo.
- Công ty cần tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chặt chẽ, phối hợp tích cực giữa các phòng ban để đảm bảo về số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng... Giữa các phòng ban phải thờng xuyên trao đổi thông tin để cùng nhau giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đồng thời phải thờng xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho ban giám đốc để có những chỉ đạo thống nhất và những giải pháp tối u nhất.
- Đặc biệt trong thanh toán đối với hợp đồng xuất khẩu để thực hiện đợc nhanh chóng, công ty cần phải:
+ Xử lý các thông tin trên L/C phải chính xác nh về số lợng, chất lợng, giá cả, kỹ mã hiệu, thời hạn có hiệu lực, thời hạn trả tiền, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng... để cung cấp cho hãng vận tải lập chứng từ vận tải phục vụ cho thanh toán.
+ Thờng xuyên liên lạc yêu cầu khách hàng trả tiền, liên lạc với ngân hàng về tiến độ thanh toán.