a) Cơ cấu bộ máy tổ chức:
Với phơng châm gọn, nhẹ nhng hiệu quả, Công ty MECANIMEX có cơ cấu tổ chức rất gọn nhẹ nhng vẫn đảm bảo tính hiệu quả và không chồng chéo.
Công ty MECANIMEX có cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng, với một số phòng ban đợc sáp nhập với nhau.
Hình1. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty
b/ Chức năng và nhiệm vụ của các phòng:
• Bộ phận quản lý (giám đốc và các phó giám đốc):
Đứng đầu Công ty là giám đốc do Bộ trởng Bộ Công nghiệp trực tiếp bổ nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trớc pháp luật, trớc Bộ Công nghiệp và toàn thể công nhân viên chức của Công ty. Giám đốc Công ty đợc quyền tổ chức
Ban Giám đốc Chi nhánh TP. HCM
Phòng
III) Tài II) Kinh Phòng IV) Tổ Phòng I) Hành Phòng
Vp.Đại diện tại Hải
bộ máy quản lý và mạng lới kinh doanh cho phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và các quyết định phân cấp quản lý của Bộ.
Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc, phó giám đốc Công ty do giám đốc Công tylựa chọn và đề nghị Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc điều hành Công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp trớc giám đốc về các nhiệm vụ đợc phân bổ và uỷ quyền.
* Phó giám đốc1: Phụ trách liên doanh, liên kết với các hãng và công ty khác và gián tiếp quản lý các phòng ban để thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay, phó giám đốc thứ 1 phụ trách liên doanh LG - MECA đây là liên doanh giữa hãng LG của Hàn Quốc và công ty MECANIMEX. Cụ thể là phụ trách quản lý trực tiếp Nhà máy sản xuất lắp giáp máy giặt, tủ lạnh, điều hòa... * Phó giám đốc thứ 2: Phụ trách hoạt động kinh doanh chung của công ty, trực tiếp điều hành các mảng kinh doanh ( chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu). Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty để báo cáo định kỳ lên giám đốc.
* Phó giám đốc thứ 3: Phụ trách điều hành gián tiếp hoạt động kinh doanh của Công ty, nhiệm vụ chính là kiêm giám đốc chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhành mình phụ trách.
• Các phòng ban chức năng:
Với quy mô nhỏ MECANIMEX chỉ có 4 phòng trực thuộc, một chi nhánh và một văn phòng đại diện.
@ Phòng tài chính - kế toán:
- Chức năng: Thực hiện mọi hoạt động liên quan đến tài chính và hạch toán thu chi của công ty.
- Nhiệm vụ: Minh bạch hoá và hiệu quả hoá hoạt động tài chính của công ty, hạch toán kinh doanh theo quy định của pháp luật, đảm bảo sử dụng đồng vốn có hiệu quả và lợi ích của ngời lao động.
@ Phòng kinh doanh:
- Chức năng: Thực hiện hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ của Công ty MECANIMEX.
- Nhiệm vụ: Tiến hành hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật và kinh doanh có hiệu quả tất cả những ngành nghề mà công ty MECANIMEX đang thực hiện, bảo toàn số vốn Nhà nớc giao và hạch toán có lãi.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý 2 mảng kinh doanh: kinh doanh nội và kinh doanh ngoại.
Trong đó, kinh doanh nội liên quan đến tất cả hoạt động kinh doanh trong n- ớc. Hiện nay, phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý trực tiếp 2 cửa hàng đặt tại 35 Hai Bà Trng và 39 Tràng Thi: Bán các sản phẩm của liên doanh và kinh doanh các mặt hàng dân dụng. Mảng kinh doanh này do Phó phòng kinh doanh trực tiếp quản lý dới sự giám sát của Trởng phòng.
Kinh doanh ngoại liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty do Trởng phòng kinh doanh trực tiếp quản lý.
@ Phòng Tổ chức- kế hoạch:
- Chức năng: Kế hoạch hoá và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh. - Nhiệm vụ: Xây dựng các kế hoạch bộ phận cho các bộ phận kinh doanh mà cụ thể là bộ phận kinh doanh nội và bộ phận kinh doanh ngoại và tổ chức thực hiện.
@ Phòng hành chính:
Phòng này có nhiệm xụ theo dõi các quy chế, chính sách của Công ty, giám sát hoạt động và kỷ luật, thu nhận các thông tin và chính sách quốc gia để gửi đến văn phòng đồng thời làm tất cả các công tác hành chính, sự vụ của Công ty nh: in, ấn tài liệu, văn phòng phẩm, phục vụ điều hành mạng lới điện thoại của Công ty. @ Chi nhánh tại thành phố HCM:
Hoạt động kinh doanh theo chỉ thị của giám đốc chi nhánh, giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về mọi hoạt động và hiệu quả kinh doanh của chi nhánh mình.
@ Văn phòng đại diện tại Hải Phòng:
Có nhiệm vụ thực hiện mọi thủ tục giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng Hải Phòng và chịu trách nhiệm hoàn toàn trớc giám đốc Công ty.
c) Điều kiện hoạt động của Công ty.
Do Công ty MECANIMEX đợc tổ chức rất gọn nhẹ, cho nên hiện nay tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty chỉ có 60 ngời và đợc phân bổ nh sau: Ban giám đốc: 4 ngời; Phòng kinh doanh: 16 ngời; Phòng hành chính: 6 ngời; Phòng tài chính- kế toán: 5 ngời; Phòng tổ chức- kế hoạch: 3 ngời; Chi nhánh thành phố HCM: 25 ngời; Văn phòng đại diện tại Hải Phòng: 3 ngời.
Các cán bộ tại Công ty MECANIMEX chủ yếu là những ngời đã tốt nghiệp các trờng đại học kinh tế quốc dân Hà Nội, đại học bách khoa Hà Nội, đại học ngoại thơng Hà Nội... Cho nên trình độ cán bộ ở đây đảm bảo đợc những yêu cầu cơ bản cho hoạt động của Công ty.
Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh khá tốt và đầy đủ với một toà nhà 5 tầng và một bãi để xe với diện tích mặt đất hơn 200m2
và các thiết bị máy vi tính, máy Fax, điện thoại, máy Photo, Ôtô... Vì không có kho hàng nên khi có hàng Công ty thờng phải đi thuê. Đây cũng chính là những điều bất lợi cho Công ty, có thời gian không thuê đợc kho hàng hoặc phải thuê với giá rất đắt khi nhu cầu kho hàng trên thị trờng tăng lên. Điều này đã làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty.