2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội:
2.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Xí nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nhng thực chất việc kê khai thuế chỉ có tính chất thống kê mà không đợc phản ánh trên tài khoản. Đối với từng trờng hợp mua nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán ghi chép, luân chuyển chứng từ, sắp xếp số sách cho phù hợp.
+ Đối với trờng hợp mua ngoài từ nguồn trong nớc cha trả tiền: Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lợng nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết TK 331, từ đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Định khoản:
Nợ TK 152 (1521, 1522 ) Có TK 331
Sổ chi tiết TK 331 Thanh toán với ng“ ời bán :” dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ đợc mở chung, mỗi trang theo dõi cụ thể một đối t- ợng là nhà cung cấp, ghi giá trị thực tế nhập của từng loại nguyên vật liệu và tình hình thanh toán công nợ của xí nghiệp.
Các căn cứ để ghi số liệu: Cột d đầu kỳ đợc ghi trên cơ sở cột tồn cuối kỳ của tháng trớc của sổ chi tiết TK 331. Các phát sinh trong kỳ tập hợp dựa vào các chứng từ thanh toán, phiếu đề nghị thanh toán của xí nghiệp, cùng các phiếu chi của công ty.
Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu cha thanh toán ngay đợc theo dõi trên sổ chi tiết “Phải trả ngời bán” theo từng nhà cung cấp và theo từng tháng, trong tháng kế toán theo dõi công nợ phải thờng xuyên đối chiếu với nhân viên phòng vật t về các nghiệp vụ thu mua trong tháng, cuối mỗi tháng, kế toán theo dõi công nợ phải trả
phải tính ra số còn nợ của từng nhà cung cấp để làm căn cứ lập Nhật ký chứng từ số 5.
Ví dụ: Trích Sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tợng công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội tháng 2 năm 2002 – Biểu số.
Sau khi ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết của từng trang sổ rồi vào nhật ký chứng từ số 5 ( NKCT số 5 ). Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 vào Sổ cái TK 331.
Căn cứ lập: số liệu trên sổ chi tiết TK 331. Phơng pháp lập:
- Số d đầu tháng: số d cuối tháng trớc sổ cái TK 331.
- Số phát sinh trong tháng: số phát sinh trên sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tợng.
- Số d cuối tháng: tổng số công nợ của các đối tợng tập hợp từ sổ chi tiết TK 331.
NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu, tình hình công nợ thanh toán với ngời bán. NKCT số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán trong một tháng.
Căn cứ lập NKCT số 5 là Sổ chi tiết phải trả ngời bán phát sinh trong tháng và NKCT số 5 tháng trớc.
Phơng pháp lập:
- Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc ghi cột d đầu tháng.
- Tổng cộng các dòng cộng số phát sinh trong tháng cho từng đối tợng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 để ghi những phát sinh trong tháng.
- Căn cứ số d cuối tháng của từng đối tợng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 vào dòng số d cuối tháng của NKCT số 5.
Ví dụ: Trích số liệu NKCT số 5 tháng 2 năm 2002 của xí nghiệp
Do xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội nên việc thanh toán của xí nghiệp đều phải qua công ty. Khi thanh toán, xí nghiệp viết giấy đề nghị công
ty thanh toán với khách hàng, công ty trả tiền cho khách hàng bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Định khoản:
Tại công ty:
Nợ TK 1362 ( Tài khoản 136 của công ty chi tiết cho xí nghiệp Giầy Vải ). Có TK 111,112
Xí nghiệp ghi: Nợ TK 331
Có TK 336
Lúc đó, xí nghiệp căn cứ vào phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi của công ty ghi vào phần chi tiết cho từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 331, cuối tháng tổng hợp số liệu đã thanh toán và ghi vào phần thanh toán ghi Nợ TK 331 của NKCT số 5. Đồng thời, kế toán tổng hợp số liệu bên Có TK 336, ghi vào NKCT số 10 TK 336 của công ty, cả phần bù trừ cung cấp nội bộ giữa các xí nghiệp trong công ty. NKCT số 10 TK 336 đối với công ty: dùng phản ánh tình hình công nợ của xí nghiệp đối với công ty và bù trừ về nguồn thu, cung cấp nội bộ cho các xí nghiệp khác.
Nếu nguyên vật liệu nhập kho phát hiện thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ nguyên nhân kế toán xí nghiệp ghi:
Nợ TK 1381 Nợ TK 1388 ...
Có TK 111, 112, 311, 331: Giá trị nguyên vật liệu thiếu.
Nếu nhập kho phát hiện thừa thì xí nghiệp chỉ ghi đơn trên TK 002. + Đối với việc mua nguyên vật liệu trả tiền ngay: xí nghiệp đề nghị công ty thanh toán tiền hàng, sau đó căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522;
sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5 đồng thời ghi phần công nợ với công ty vào NKCT số 10.
Các nghiệp vụ tạm ứng cho nhà cung cấp không đợc hạch toán tại xí nghiệp do công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập từ các xí nghiệp khác luân chuyển nội bộ, kế toán theo dõi trên sổ chi tiết TK 1521,1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại từ đơn đặt hàng của nớc ngoài đợc kế toán theo dõi riêng từng đơn đặt hàng: do khách hàng của xí nghiệp phần lớn là các nớc ở Đông Âu và Hàn Quốc, việc sản xuất theo đơn đặt hàng mang tính gia công nên nguyên vật liệu thờng do khách hàng cung cấp, đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm. Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng do hai bên ký kết mà chi phí liên quan, thuế nhập khẩu sẽ do bên nào chi trả. Cuối đơn hàng có thể thanh toán bù trừ theo số hàng đã bàn giao hoặc coi nh xí nghiệp mua nguyên vật liệu và bán sản phẩm cho khách hàng.
Nguyên vật liệu nhập của nớc ngoài theo đơn đặt hàng thờng xí nghiệp nhập tại cảng Hải Phòng, giá nhập đợc tính theo giá CIF, tất cả các chi phí phát sinh kể cả thuế nhập khẩu sẽ đợc tổng hợp trên bảng theo dõi về hàng nhập theo đơn hàng tính theo USD.
Ví dụ: Trích lập nguyên vật liệu ở đơn hàng của Hàn Quốc tháng 5/2001
Bảng theo dõi vật t về kho theo kế hoạch đơn hàng
Tên vật t Đơn vị tính Qui cách Sản lờng bù trừ
Phần theo dõi về kho
Đợt 1 Đợt 2
Vải 9921 M 0.8 35000 20000 15000
Vải bạt 10 M 0.8 6957 5500 1457
Phin 2222 M 0.85 11180 5150 6030
Chun M 10025 5020 5005
Chỉ M 4584075 400400 580075
Khi nhập kho căn cứ vào vận đơn, hoá đơn, phiếu nhập kho, các bảng tổng hợp theo dõi về đơn hàng, kế toán của xí nghiệp vào sổ chi tiết TK 331 đối tợng theo đơn hàng theo dõi riêng.
Do đơn hàng đợc tính bằng ngoại tệ, vì vậy nếu khi thanh toán có sự chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thì cần làm phiếu điều chỉnh nh sau:
Công ty Da Giầy Hà Nội Số /PĐC…
XNGV
Phiếu điều chỉnh tăng TK
TK ghi Nợ: TK 152 TK ghi Có: TK 331
Lý do điều chỉnh: Điều chỉnh tăng do tỷ giá tăng theo phiếu nhập kho số…
Ngời lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp
Nguyên vật liệu nhận gia công xí nghiệp không tiến hành ghi sổ mà coi đó là tài sản của bên gia công, xí nghiệp chỉ ghi đơn để theo dõi và chỉ hạch toán doanh thu cho nghiệp vụ này khi có.
+ Nhập phế liệu thu hồi: nhập phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng kê chi tiết TK 1521, 1522.
Xí nghiệp ghi: Nợ TK 152
Có TK 721: Phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh.
+ Đối với nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thừa: xí nghiệp ghi đơn trên TK 002.