mục vật liệu
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cụng ty đó sử dụng nhiều loại vật liệu như xi măng, đỏ, cỏt.... mỗi loại vật liệu cú cụng dụng và tớnh chất lý hoỏ khỏc nhau. Để tiện cho việc theo dừi quản lý và hạch toỏn cũng như để đảm bảo cho việc sử dụng vật liệu cú hiệu qủa trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cụng ty đó tiến hành phõn loại vật liệu theo cụng dụng và tớnh chất của chỳng, bao gồm:
- Xi măng: gồm cỏc loại xi măng rời mà cụng ty sử dụmg như xi măng Nghi Sơn PCB 40, xi măng Bỳt Sơn PCB 40, xi măng ChinFon PC30,PC 40,....
- Đỏ: gồm đỏ 1x2, đỏ 5x15, đỏ 5x20..., đỏ loại A, đỏ loại B.... - Cỏt: gồm cỏt vàng qua sàng, cỏt vàng súng lụ,..
- Phụ gia: gồm cỏc phụ gia Plastiment, phụ gia 90RA, phụ gia chống thấm, phụ gia chống nở, phụ gia Pozzo...
- Vật liệu khỏc
Việc phõn loại như trờn của cụng ty tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc quản lý cũng như hạch toỏn, dễ dàng quản lý và theo dừi tỡnh hỡnh biến động của từng nhúm, từng loại vật liệu .Tuy nhiờn hiện nay ở cụng ty việc
sử dụng cỏc phụ tựng thay thế , cũng như nhiờn liệu như xăng dầu... là khỏ nhiều nhưng kế toỏn lại khụng đưa loại vật tư này hạch toỏn, theo dừi ở TK152 là khụng hợp lý, tạo nhiều khú khăn trong việc quản lý, theo dừi số lượng cũng như chất lượng của chỳng. Đõy là một hạn chế mà cụng ty cần khắc phục.
Để ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn, cụng ty đó xõy dựng một danh mục hàng hoỏ gồm cỏc loại bờtụng cụng ty cung cấp cựng cỏc dịch vụ vận chuyển bờ tụng, bơm bờ tụng và cỏc loại vật liệu dựng để sản xuất bờ tụng. Danh mục này đó được mó hoỏ đảm bảo tớnh ngắn gọn, dễ hiểu và hiệu quả trong ứng dụng phần mềm kế toỏn. Cụng tỏc mó hoỏ được thực hiện theo nguyờn tắc:
+ Hai chữ cỏi đầu là loại vật tư: đú là 2 chữ cỏi đầu tiờn trong từ tiếng anh chỉ loại vật liệu đú.
+ cỏc chữ cỏi sau và số là tờn của vật tư cụ thể.
xx xx
Loại vật tư Tờn vật tư VD: - ADPL: Phụ gia Plastiment
-CEBU 30: Xi măng Bỳt sơn PCB 30 - CENS 40: Xi măng Nghi Sơn PCB 40
Sau khi đó lập được danh mục và mó hoỏ vật tư, hàng húa. Cụng ty tiến hành khai bỏo cài đặt trong phần mềm, phần mềm vào danh mục / danh mục hàng hoỏ cập nhập danh mục hàng hoỏ xuất hiện màn hỡnh cập nhật danh mục hàng hoỏ cho phộp khai bỏo, cài đặt mó hoỏ, tờn hàng hoỏ( với độ dài quy định tối đa 20 ký tự) và đơn vị tớnh. Sau khi khai bỏo song vào END để kết thỳc và thoỏt.
cụng ty cũng thực hiện việc mó hoỏ, khai bỏo, cài đặt đối với chứng từ kế toỏn cũng như cỏc tài khoản kế toỏn
Danh mục hàng hoỏ
Mó hàng hoỏ Tờn hàng hoỏ ĐVT
AD300 Phụ gia Pozzolith 300 lớt
ADG51 Phụ gia MBT G51 lớt
ADPL Phụ gia Plastiment lớt
ADRA90 Phụ gia 90 RA lớt
………..
BB100 Bờ tụng mỏc 100 m3
BB150 Bờ tụng mỏc 150 m3
………..
CEBU30 Xi măng Bỳt Sơn PC 30 tấn
CEBU40 Xi măng Bỳt Sơn PC 40 tấn
CECF30 Xi măng Chinfon PC 30 tấn
CENS40 Xi măng Nghi Sơn PC 40 tấn
……….. SA1 Cỏt vàng sụng Lụ m3 SA2 Cỏt vàng qua sàng m3 ST12 Đỏ 1 x 2 m3 ST515 Đỏ 5 x 15 m3 ST52 Đỏ 5 x 20 Mó chứng từ Mó chứng từ Loại chứng từ CM Chi tiền mặt TM Thu tiền mặt
CG Chi tiền gửi
TG Thu tiền gửi
BB Bỏn bờ tụng BD Cung cấp dịch vụ BK Bỏn khỏc LG Tiền lương BH Bảo hiểm MX Mua xi măng MB Mua phụ tựng MC Mua cỏt MD Mua đỏ MP Mua phụ gia
MK Mua vật tư sản xuất khỏc
TC Tồn cuối thỏng
EX Tỷ giỏ
HT Hạch toỏn
LT Bỳt toỏn khỏc
VC Thuờ vận chuyển vật tư, bờ tụng và thuờ khỏc
TS Thuế thu nhập cỏ nhõn TV Tiền vay BX Bỳt toỏn bổ sung XK Xuất kho VO Điều chỉnh vốn 2.2.3 Đỏnh giỏ vật liệu:
Đỏnh giỏ vật liệu là việc xỏc định trị giỏ vật liệu theo những nguyờn tắc nhất định đảm bảo yờu cầu chõn thực, thống nhất. Nú cú ý nghĩa quan trọng trong việc xỏc định kết quả kinh doanh (Lói, lỗ) và xỏc định giỏ trị tài sản hiện cũn của doanh nghiệp, nú cung cấp thụng tin cần thiết giỳp cho việc phõn tớch chi phớ, giỏ thành sản xuất, giỏ vốn hàng bỏn được đỳng đắn, tạo cơ hội cho cỏc nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra cỏc quyết định hợp lý. Nhận thức rừ vai trũ, vị trớ của cụng tỏc đỏnh giỏ vật liệu , cỏc cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn cũng như quản lý của cụng ty đó rất coi trọng cụng tỏc này và luụn quỏn triệt nguyờn tắc giỏ gốc trong đỏnh giỏ vật liệu.
•Đối với vật liệu nhập kho: do vật liệu của dn toàn bộ là mua từ bờn ngoài, nờn giỏ thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm giỏ mua cộng với chi phớ thu mua. ở đõy ta chia làm 2 trưũng hợp:
- Trường hợp1: Trong hợp đồng mua bỏn ký kết giữa cụng ty và khỏch hàng quy định chi phớ vận chuyển bờn bỏn chịu, trong giỏ mua đó cú cả chi phớ vận chuyển thỡ giỏ thực tế vật liệu nhập kho là giỏ ghi trờn hoỏ đơn chưa cú thuế giỏ trị gia tăng.
VD: Ngày 20/1/2008, cụng ty mua 200 tấn xi măng Nghi Sơn PCB 40 của cụng ty thương Mại Thành An, với tổng giỏ trị thanh toỏn là 193.200.000 đồng, trong đú giỏ trị chưa thuế là 175.636.364 đồng, thuế GTGT là 17.563.636 đồng. Như vậy thực tế 200 tấn xi măng Nghi Sơn PCB 40 nhập kho sẽ là 175.636.364 đồng.
- Trường hợp 2: Trong hợp đồng mua bỏn quy định người mua hàng tự thuờ phương tiện vận chuyển, thỡ giỏ thực tế vật liệu nhập kho sẽ là giỏ ghi trờn hoỏ đơn chưa cú thuế cộng với chi phớ vận chuyển.
VD: ngày 31/1/2008, cụng ty mua 3807m3 cỏt vàng qua sàng của xớ nghiệp khai thỏc và kinh doanh VLXD Hà Nội, giỏ chưa cú thuế GTGT là 399.735.000 đồng, chi phớ vận chuyển đơn vị thuờ là 50.406.584 đồng. Vậy giỏ thực tế cỏt vàng qua sàng là: 112.394.061 + 5.0406.584 =
162.800.645đ
• Đối với vật liệu xuất kho:
Cụng ty sử dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền để xỏc định trị giỏ thực tế vật liệu xuất kho trong cả thỏng. Theo phương phỏp này trị giỏ vật liệu xuất kho được tớnh dựa trờn đơn giỏ bỡnh quõn và số lượng vật liệu xuất kho.
Trong đú: để xỏc định số lượng vật liệu xuất kho của từng loại, kế toỏn phải chờ đến cuối kỳ khi cú kết quả kiểm kờ vật liệu xỏc định được số lượng vật liệu tồn cuối kỳ do cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Số lượng vật liệu xuất kho được tớnh như sau: Số lượng VL xuất kho = Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ - Số lượng VL tồn cuối kỳ Đơn giỏ bỡnh quõn =
Trị giỏ VL tồn đầu kỳ + Trị giỏ VL nhập trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ
Việc tớnh đơn giỏ bỡnh quõn, số lượng vật liệu xuất kho và giỏ trị vật liệu xuất kho đều được lập trỡnh cài đặt trong phần mềm kế toỏn cụng ty ỏp dụng, cuối thỏng chỉ cần căn cứ vào biờn bản tồn kho vật liệu , kế toỏn lập dữ liệu, mỏy sẽ tự động tớnh và ghi cỏc bỳt toỏn, xử lý.
VD : trong Thỏng 1/2008
Xi măng Nghi Sơn PCB40:Tồn đầu kỳ Số lượng 9,07 tấn
Thành tiền: 8.761.620 đ Nhập trong kỳ Số lượng 2.424 tấn
Thành tiền: 2.341.584.000 đ
Tồn cuối kỳ Số lượng: 194.07 tấn
Số lượng XM Nghi Sơn xuất trong kỳ = 9,07 + 2.424 - 194,07 =2.239 tấn Đơn giỏ B/q=(8.761.620+2.341.584.000)/(9,07+2.424) =966.000đ
Giỏ thực tế XM Nghi Sơn xuất trongT1/08 = 2.239 x 966.000 = 2.162.874.000đ
Với việc sử dụng giỏ thực tế để đỏnh giỏ vật liệu đó cho phộp phản ỏnh chớnh xỏc trị giỏ vật liệu nhập kho và xuất sử dụng, giỳp cụng ty hạch toỏn đầy đủ chớnh xỏc chi phớ và giỏ thành, phản ỏnh trung thực tỡnh hỡnh tài sản hiện cú, đỏp ứng yờu cầu quản lý của đơn vị.
2.2.4. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn nhập vật liệu :
2.2.4.1 Chứng từ kế toỏn sử dụng:
Như ở phần trờn đó đề cập, cỏc loại vật liệu cụng ty đang sử dụng để sản xuất bờ tụng trộn sẵn đều là mua ngoài hoặc từ nguồn trực tiếp sản xuất (mua tại nguồn cung cấp) hoặc từ đại lý phõn phối. Nhưng dự là mua từ đõu thỡ mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải cú cỏc chứng từ kế toỏn quy định, cỏc chứng từ này là căn cứ phỏp lý để tiến hành hạch toỏn nhập vật liệu và ghi sổ kế toỏn. Thực tế tại cụng ty, để tổ chức nhập vật liệu đó sử dụng cỏc chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho: mẫu số 01-VT ban hành theo quyết định số 15/2006/Q Đ_BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chớnh.
- Bảng kờ hoỏ đơn GTGT: - Hoỏ đơn.
Ngoài ra cũn cú thể cú biờn bản đối chiếu khối lượng với bờn vận tải hoặc bờn bỏn, ...
2.2.4.2 Thủ tục nhập vật liệu và kế toỏn nhập vật liệu :
Hàng ngày khi vật liệu về đến nhà mỏy, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng và khối lượng vật liệu và viết biờn nhận vào phiếu giao hàng. Phiếu này do bờn vận tải hoặc bờn bỏn lập làm 4 liờn, 2 liờn sẽ do phớa thủ kho của nhà mỏy giữ, sau khi kiểm tra và xỏc nhận, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu và ghi sổ theo dừi hàng ngày số lượng nhập vật tư. Cuối thỏng căn cứ vào cỏc phiếu giao hàng, thủ kho và bờn bỏn tiến hành lập biờn bản xỏc nhận khối lượng giao hàng trong thỏng thành 2 bản, mỗi bờn giữ 1 bản. Người bỏn sẽ căn cứ vào đú để xuất hoỏ đơn, hoỏ đơn cú thể được xuất vào cuối thỏng, giữa thỏng hoặc xuất khi đến một mức khối lượng vật liệu giao nào đú tuỳ yờu cầu của phớa cụng ty. Khi nhận được hoỏ đơn do bờn bỏn đưa, sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ, hợp phỏp, hợp lệ thủ kho viết phiếu nhập kho tương ứng với khối lượng ghi trong hoỏ đơn. phớa nhập kho được lập thành làm 2 liờn sau khi đó được thủ kho ký sẽ chuyển cho phụ trỏch cung tiờu, kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Liờn 1 của phiếu nhập kho sẽ được lưu lại tại bộ phận vật tư, cũn liờn 2 cựng hoỏ đơn và biờn bản xỏc nhận khối lượng sẽ được thủ kho chuyển cho phũng kế toỏn.
Bờn bỏn giao HĐ Thủ kho lập Phiếu NK Liờn 2+ HĐ Phũng kế toỏn Liờn 1 Bộ phận vật tư
Cụ thể: Ngày 20 thỏng 1 năm 2008, thủ kho xi măng nhận được hoỏ đơn do bờn cụng ty Thành An giao về khối lượng 224 tấn xi măng Nghi Sơn cụng ty đó mua Mẫu chứng từ số 01:
Hoỏ đơn (GTGT) Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Liờn2 ( giao cho khỏch hàng) DH/01-B
Ngày 19 thỏng 1 năm 2008
No -059477 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Thương Mại Thành An
Địa chỉ : Bỡnh Mỹ- bỡnh Lục - Hà Nam Số tài khoản Điện thoại
MST:
Họ tờn người mua: ễng Sửu Đơn vị: Cty TNHH Tiến Minh
Địa chỉ : Bỡnh Đà, Thanh Oai, Hà Nội Số tài khoản Hỡnh thức thanh toỏn:
0 7 0 0 1 9 3 4 5 2
0 1 0 0 1 1 3 5 5 0 1
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Xi măng Nghi Sơn PCB 40
Tấn 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng 216.384.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 21.638.400
Tổng cộng tiền thanh toỏn 238.022.400
Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi tỏm triệu khụng trăm hai mươi hai nghỡn bốn
trăm Người mua hàng ( Ký, ghi rừ họ, tờn) Kế toỏn trưởng ( Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Mẫu chứng từ số 02
Đơn vị: cụng ty Tiến Minh Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho QĐ số: 1141-TC/ QĐ/CĐKT Ngày 20 thỏng 01 năm 2008 Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 04/CE Nợ:...
Cú: ... Họ tờn người giao hàng: Cụng ty thương mại Thành An.
Theo 1 HĐGTGT số 059477 ngày 19/1/2008 của ... Nhập tại kho: ... STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư ( SP, HH) Mó số Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1> XM Nghi Sơn PCB 40 tớnh … 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng: 216.384.000 đ
Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 21.638.400 đ
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 238.022.400 đ
Số tiền bằng chữ: hai trăm ba mươi tỏm triệu khụng trăm hai mươi hai nghỡn bốn trăm
Phụ trỏch cung tiờu ( ký) Người giao hàng ( ký) Thủ kho ( ký) KTT ( ký) Thủ trưởng đơn vị ( ký)
chuyển lờn, kế toỏn vật tư sẽ tiến hành lập bảng kờ hoỏ đơn vào cuối thỏng thực hiện mó hoỏ chứng từ theo quy định thống nhất của cụng ty với nguyờn tắc 2 chữ cỏi đầu là mó chứng từ thể hiện loại vật liệu mua về nhập kho, cỏc số đứng sau được đỏnh theo số thứ tự chứng từ.
VD: MX- mó chứng từ về mua xi măng
MX 01- Chứng từ thứ nhất về mua xi măng trong thỏng MC: mua cỏt
MD- mua đỏ MP- Mua phụ gia
...
Sau khi lập bảng kờ hoỏ dơn và thực hiện mó hoỏ, kế toỏn vật tư sẽ kẹp bảng kờ này cựng húa đơn và phiếu nhập kho làm căn cứ nhập mỏy, bộ chứng từ này sẽ được lưu tại phũng kế toỏn.
Với VD trờn, kế toỏn vật tư sẽ lập bản kờ hoỏ đơn như sau: Mẫu chứng từ 03: Cụng ty TNHH Tiến Minh Bảng kờ HĐ GTGT Mó chứng từ: MX 02 Ngày 31.01.2008 tỷ giỏ :15108 Mó khỏch hàng: LX 9 Tờn khỏch hàng: Cụng ty TM Thành An stt Nội dung Nợ TK6111 Nợ TK1331 Nợ TK3311 Số hoỏ đơn VND trước VAT VAT Tổng cộng 1) Xi măng Nghi Sơn PCB 40 216.384.000 21.638.400 238.022.400 059477 Tổng cộng 216.384.000 21.638.400 238.022.400
Để tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn NVL núi riờng, cụng ty đó ỏp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141/QĐ/ CĐKINH Tế và bổ xung thờm cỏc con số để mà mó hoỏ cho cỏc tài khoản
chi tiết cấp 2, cấp 3,.... theo nguyờn tắc mó của nhúm đối tượng rồi đến mó tờn đối tượng trong nhúm. Vỡ cụng ty thực hiện kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ nờn về kế toỏn nhập vật liệu sử dụng TK611, TK152, TK331, .... Việc mó hoỏ cỏc tài khoản này được thự hiện như sau:
xxx xxx
Cụng ty khụng chi tiết tới từng loại vật tư. 6111: chi phớ mua xi măng
6112: chi phớ mua đỏ sỏi 6113: chi phớ mua cỏt 6114: chi phớ mua phụ gia 1521: Tồn kho xi măng 1522: Tồn kho đỏ sỏi 1523: Tồn kho đỏ
1523: Tồn kho phụ gia bờ tụng
Quy trỡnh nhập liệu:
Từ màn hỡnh kế toỏn vào Data/nhập, cập nhật chứng từ thỏng/ vào chứng từ mới xuất hiện màn hỡnh nhập xem sửa CTKT- nhập chứng từ mới, vào số chứng từ MX02, ngày phỏt sinh 31/01/2008 tỷ giỏ 16508, tại ụ tài khoản ghi Nợ nhập 6111, tại ụ tài khoản ghi Cú nhập 3311 tại ụ Mó KH nhập LX 9, tại ụ Mó HHoỏ nhập CENS 40, nhập số lượng 224, số tiền 216.384.000, nhập HĐ/ BK GTGT 059477 sau đú ấn enter, xuất hiện một dũng ở dưới dũng vừa nhập, tiếp tục nhập 1331 vào tài khoản ghi Nợ, nhập 3311 vào Tài khoản ghi Cú, nhập LX vào mó KH, nhập 21.638.400 vào ụ
tờn di chuyển giưó cỏc ụ, nếu khụng nhớ mó tài khoản, mó khỏch hàng .... dựng F12 và dựng enter để lựa chọn trong danh mục tương ứng. Kết thỳc nhập dữ liệu ấn END thoỏt khỏi màn hỡnh nhập liệu.
Mẫu biểu 01
Nhập xem sửa CTKT
Nhập chứng từ mới