2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức như sau:
- Kế toỏn trưởng: là người chịu trỏch nhiệm chung về phũng kế toỏn, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc nhõn viờn kế toỏn, tổ chức phối hợp cỏc chức năng,
Hội đồng quản trị Ban giỏm đốc Phũng hành chớnh Phũng kế hoạch Phũng kế toỏn Giỏm đốc nhà mỏy PGĐ thiết bị PGĐ điều độ Tổ xe Tổ sửa
chữa Tổ mẫu Phũngđiều
hành trạm
đảm bảo cụng việc kế toỏn luụn ổn định, phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc, khỏch quan về mọi hoạt động cụng ty, đỏp ứng yờu cầu quản lý, cuối thỏng kế toỏn trưởng lập và phõn tớch cỏc bỏo cỏo tổng hợp trỡnh ban giỏm đốc, tư vấn cho ban giỏm đốc về tài chớnh.
- Kế toỏn tiền mặt: chuyờn theo dừi cỏc hoạt động liờn quan tới tiền mặt, hàng ngày căn cứ nghiệp vụ phỏt sinh lập phiếu thu chi, ghi sổ tiền mặt, cuối thỏng căn cứ chứng từ gốc để vào mỏy.
- Kế toỏn bỏn hàng, thanh toỏn, tiền gửi ngõn hàng: hàng ngày căn cứ nghiệp vụ phỏt sinh lập uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,... vào sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng, nhật ký bỏn hàng, sổ chi tiết từng khỏch hàng ứng với từng cụng trỡnh. Cuối thỏng, căn cứ chứng từ gốc vào mỏy.
- Kế toỏn vật tư, tài sản cố định, chi phớ và giỏ thành: hàng ngày khi cú nghiệp vụ phỏt sinh ghi sổ mua vật tư....cuối thỏng căn cứ hoỏ đơn, phiếu nhập kho,... vào mỏy
- Thủ quỹ: bảo quản và cấp phỏt tiền mặt, căn cứ phiếu thu, chi xuất quỹ, ghi sổ quỹ tiền mặt.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty.
2.1.4.2. Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng và khỏi quỏt quy trỡnh kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung trong điều kiện sử dụng phần mềm Fast Accounting2005.f
Hỡnh thức kế toỏn cụng ty đang ỏp dụng là hỡnh thức nhật ký chung.Hệ Kế toỏn trưởng Kế toỏn bỏn hàng, thanh toỏn TGNH Kế toỏn vật tư, chi phớ TSCĐ Kế toỏn tiền mặt Thủ quỹ
toỏn cũng như hệ thống cỏc bỏo cỏo của cụng ty đờự được ỏp dụng theo quyết định 15/2006/Q Đ_BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh. Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng một số biểu mẫu khỏc để phục vụ nhu cầu quản lý.
Vỡ cụng ty ỏp dụng kế toỏn mỏy nờn cỏc chứng từ, tài khoản, cỏc loại vật tư hàng hoỏ,...đều được lập danh mục riờng và được mó hoỏ, cài đặt trờn mỏy một cỏch khoa học, lụgic, đảm bảo phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty, phự hợp với cụng tỏc tổ chức cụng tỏc kế toỏn cũng như đỏp ứng được yờu cầu của cụng tỏc quản lý. Ngay từ đầu khi mới thành lập hiểu rừ tầm quan trọng của cụng tỏc kế toỏn, cụng ty đó mời chuyờn gia về thiết kế xõy dựng phần mềm kế toỏn căn cứ vào đặc điểm cụ thể của cụng ty và chế độ kế toỏn hiện hành. Đõy là phần mềm kế toỏn của riờng cụng ty cho phộp xử lý dữ liệu (cỏc chứng từ gốc đó mó hoỏ) theo phương phỏp xử lý trực tiếp. Tất cả cỏc dữ liệu được cập nhật và lưu giữ trong một tệp dữ liệu duy nhất, từ tệp dữ liệu gốc này chương trỡnh sẽ tự động xử lý và cho phộp lập sổ cỏi cỏc tài khoản, sổ chi tiết về cụng nợ, cỏc bỏo cỏo kế toỏn, xem in cỏc sổ kế toỏn như nhật ký chung,...Phần mềm này cũng luụn được điều chỉnh cho phự hợp với những chuẩn mực kế toỏn Việt nam mới ban hành và những chuẩn mực kế toỏn quốc tế được Việt nam thừa nhận. Là một cụng ty liờn doanh nờn khỏc với cỏc doanh nghiệp trong nước, việc hạch toỏn của cụng ty được sử dụng đồng đụla mỹ, điều này đó được Bộ tài chớnh chấp thuận bằng văn bản số 299TC/CĐKT. Theo đú đồng đụla mỹ được sử dụng làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh khụng phải bằng vn đồng mà được quy đổi ra đồng đụla mỹ theo tỷ giỏ thực tế tại thời điểm phỏt sinh. Niờn độ kế toỏn đầu tiờn của cụng ty được bắt đầu từ 25/7/1996 đến 31/12/1996, cỏc năm tiếp theo là theo năm dương lịch 1/1 đến 31/12 hàng năm. Với việc chỉ sản xuất kinh doanh một loại sản phẩm là bờtụng tươi nờn kế toỏn sử dụng phương phỏp kiểm kờ định kỳ để hạch toỏn hàng tồn kho. Đồng thời để
phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời cỏc hoạt động của mỡnh cụng ty tổ chức hạch toỏn theo từng thỏng.
Trỡnh tự ghi sổ, xử lý tổng hợp, cung cấp thụng tin của kế toỏn cụng ty cú thể khỏi quỏt theo sơ đồ sau :
Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ, xử lý tổng hợp, cung cấp thụng tin của kế toỏn
2.1.4.3. Đặc điểm phần mềm kế toỏn ỏp dụng
Cụng ty ỏp dụng phần mềm kế toỏn Fast accounting 2005.f được mua bản quyền của cụng ty Giải phỏp phần mềm của cụng ty Fast là một trong cỏc cụng ty
CT gốc Mã hoá CT Nhập dữ liệu vào máy Bảng cân đối thử Đ/c, khoá sổ Bảng cân đối SPS
Báo cáo kế toán NKC NK chuyên
dùng Sổ KT chi tiết
Sổ cái TK Bảng tổng hợp
phần mềm hàng đầu Việt Nam về cung cấp cỏc giải phỏp ERP, tài chớnh, kế toỏn cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm cú giao diện như sau:
Màn hỡnh 1
Khi nhấn đỳp chuột vào biểu tượng phần mềm trờn màn hỡnh mỏy tớnh thỡ màn hỡnh giao diện của phần mềm hiện ra như trờn. Người sử dụng chỉ việc điền tờn người sử dụng và mật khẩu đỳng và nhấn vào chữ "đồng ý" thỡ màn hỡnh hệ thống hiện ra như sau:
Phần mềm Fast Accouting 2005 cú rất nhiều tiện ớch khi sử dụng đối với cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Fast Accounting được tổ chức theo cỏc phõn hệ nghiệp vụ. Cú cỏc phõn hệ kế toỏn tổng hợp, kế toỏn vốn bằng tiền, kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu, kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả, kế toỏn hàng tồn kho, kế toỏn tài sản cố định, kế toỏn chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm, kế toỏn chủ đầu tư, bỏo cỏo thuế và phõn hệ cỏc bỏo cỏo quản trị.
Sơ đồ tổ chức cỏc phõn hệ
Giới thiệu về phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho:
Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho, thực hiện tớnh và cập nhật giỏ hàng tồn kho. Phõn hệ này cho phộp lờn cỏc bỏo cỏo về hàng nhập, hàng xuất (tổng hợp và chi tiết) theo mặt hàng, vụ việc…; lờn bỏo cỏo tồn kho (tổng hợp và chi tiết).
Đầu vào • Phiếu nhập • Phiếu xuất • Tớnh và ỏp giỏ hàng tồn kho Bỏn hàng và phải thu Hàng tồn kho Mua hàng và phải trả Chi phớ và giỏthành Vốn bằng
tiền Sổ quỹ tiền mặt tiền gửingõn hàng Bỏo cỏo bỏn hàng, sổ chi tiết cụng nợ
Bỏo cỏo mua hàng, sổ chi tiết cụng nợ Thẻ kho, nhập xuất tồn… Thẻ TSCĐ, bảng tớnh KH… T ỔN G H Ợ P Sổ chi tiết TK, Sổ cỏi TK, NKC,… Cỏc BCTC
Bỏo cỏo chi phớ và giỏthành
Bỏo cỏo quản trị Bỏo cỏo thuế
Tài sản cố đỡnh
Quản lý hệ thống danh điểm vật tư: Khụng giới hạn số lượng danh điểm vật tư. Mó vật tư cú độ dài tới 16 ký tự.
• Cú 3 trường dựng để phõn loại vật tư theo cỏc tiờu chớ khỏc nhau; cú cỏc trường tự do để người dựng tự sử dụng để quản lý vật tư theo yờu cầu đặc thự
• Cho phộp khai bỏo cỏc tài khoản ngầm định liờn quan (tk kho, tk giỏ vốn, tk doanh thu…) để hỗ trợ cho việc tự động hạch toỏn cỏc chứng từ nhập xuất hàng húa, vật tư.
Cập nhật và xử lý chứng từ
• Trờn 1 phiếu nhập/xuất cho phộp theo dừi nhiều hợp đồng/vụ việc, nhiều mó nhập xuất (tài khoản đối ứng)
• Trờn cựng 1 phiếu cho phộp nhập hoặc xuất vào từ nhiều kho
• Kiểm tra hàng tồn kho khi thực hiện xuất kho.
• In chứng từ trực tiếp từ chương trỡnh theo mẫu do người sử dụng thiết kế
• Tớnh giỏ và cập nhật giỏ hàng tồn kho theo nhiều phương phỏp khỏc nhau
Kết nối với cỏc phõn hệ khỏc
• Chuyển số liệu sang phõn hệ kế toỏn tổng hợp và kế toỏn giỏ thành đồng thời nhận số liệu từ phõn hệ mua hàng và bỏn hàng để lờn bỏo cỏo nhập xuất tồn, nhận số liệu từ phõn hệ giỏ thành để ỏp giỏ.
Giới thiệu phõn hệ kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả:
Phõn hệ kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả quản lý phiếu nhập mua hàng (hàng húa, dịch vụ), phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phõn bổ số tiền đó trả cho cỏc húa đơn. Phõn hệ này cho phộp lờn cỏc bỏo cỏo về hàng nhập mua (tổng hợpvà chi tết), cụng nợ phải thu (theo từng nhà cung cấp, theo húa đơn)…
Đầu vào
• Phiếu nhập mua
• Phiếu nhập khẩu
• Phiếu nhập chi phớ
• PX trả lại nhà cung cấp
• Phiếu thanh toỏn tạm ứng
• Chứng từ phải trả khỏc Cập nhật và xử lý chứng từ
• Trờn 1 phiếu nhập cho phộp theo dừi nhiều hợp đồng/vụ việc.
• Trờn 1 phiếu nhập cho phộp nhập hàng vào nhiều kho.
• Cỏc chi phớ nhập mua, thuế nhập khẩu cú thể nhập chung trờn cựng phiếu nhập hoặc nhập riờng như là một phiếu nhập chi phớ. Cú cỏc tiện ớch cho việc phõn bổ chi phớ cho cỏc mặt hàng.
• Cho phộp tra phiếu nhập mua khi làm px trả lại nhà cung cấp.
• Tự động tớnh toỏn thuế và cập nhật cỏc thụng tin liờn quan đến húa đơn thuế đầu vào; cho phộp nhập nhiều húa đơn thuế đầu vào liờn quan đến 1 phiếu nhập để lờn bảng kờ húa đơn thuế GTGT đầu vào; cho phộp tỏch theo vụ viờc/hợp đồng và cục thuế.
• Tự động tớnh thuế (trừ lựi) trong trường hợp giỏ đó bao gồm thuế.
• Cho phộp thực hiện cỏc bỳt toỏn điều chỉnh, bỳt toỏn bự trừ cụng nợ giữa nhà cung cấp hoặc với khỏch hàng.
In phiếu nhập trờn mỏy
• Cho phộp in phiếu nhập kho, phiếu thanh toỏn tạm ứng từ chương trỡnh theo mẫu chung hoặc theo mẫu đặc thự.
Kết nối với cỏc phõn hệ khỏc
• Kết chuyển số liệu sang cỏc phõn hệ hàng tồn kho và phõn hệ kế toỏn tổng hợp. Nhận số liệu từ phõn hệ kế toỏn vốn bằng tiền để theo dừi cụng nợ với nhà cung cấp.