Hàng ngày khi vật liệu về đến nhà mỏy, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng và khối lượng vật liệu và viết biờn nhận vào phiếu giao hàng. Phiếu này do bờn vận tải hoặc bờn bỏn lập làm 4 liờn, 2 liờn sẽ do phớa thủ kho của nhà mỏy giữ, sau khi kiểm tra và xỏc nhận, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu và ghi sổ theo dừi hàng ngày số lượng nhập vật tư. Cuối thỏng căn cứ vào cỏc phiếu giao hàng, thủ kho và bờn bỏn tiến hành lập biờn bản xỏc nhận khối lượng giao hàng trong thỏng thành 2 bản, mỗi bờn giữ 1 bản. Người bỏn sẽ căn cứ vào đú để xuất hoỏ đơn, hoỏ đơn cú thể được xuất vào cuối thỏng, giữa thỏng hoặc xuất khi đến một mức khối lượng vật liệu giao nào đú tuỳ yờu cầu của phớa cụng ty. Khi nhận được hoỏ đơn do bờn bỏn đưa, sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ, hợp phỏp, hợp lệ thủ kho viết phiếu nhập kho tương ứng với khối lượng ghi trong hoỏ đơn. phớa nhập kho được lập thành làm 2 liờn sau khi đó được thủ kho ký sẽ chuyển cho phụ trỏch cung tiờu, kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Liờn 1 của phiếu nhập kho sẽ được lưu lại tại bộ phận vật tư, cũn liờn 2 cựng hoỏ đơn và biờn bản xỏc nhận khối lượng sẽ được thủ kho chuyển cho phũng kế toỏn.
Bờn bỏn giao HĐ Thủ kho lập Phiếu NK Liờn 2+ HĐ Phũng kế toỏn Liờn 1 Bộ phận vật tư
Cụ thể: Ngày 20 thỏng 1 năm 2008, thủ kho xi măng nhận được hoỏ đơn do bờn cụng ty Thành An giao về khối lượng 224 tấn xi măng Nghi Sơn cụng ty đó mua Mẫu chứng từ số 01:
Hoỏ đơn (GTGT) Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Liờn2 ( giao cho khỏch hàng) DH/01-B
Ngày 19 thỏng 1 năm 2008
No -059477 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Thương Mại Thành An
Địa chỉ : Bỡnh Mỹ- bỡnh Lục - Hà Nam Số tài khoản Điện thoại
MST:
Họ tờn người mua: ễng Sửu Đơn vị: Cty TNHH Tiến Minh
Địa chỉ : Bỡnh Đà, Thanh Oai, Hà Nội Số tài khoản Hỡnh thức thanh toỏn:
0 7 0 0 1 9 3 4 5 2
0 1 0 0 1 1 3 5 5 0 1
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Xi măng Nghi Sơn PCB 40
Tấn 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng 216.384.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 21.638.400
Tổng cộng tiền thanh toỏn 238.022.400
Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi tỏm triệu khụng trăm hai mươi hai nghỡn bốn
trăm Người mua hàng ( Ký, ghi rừ họ, tờn) Kế toỏn trưởng ( Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Mẫu chứng từ số 02
Đơn vị: cụng ty Tiến Minh Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho QĐ số: 1141-TC/ QĐ/CĐKT Ngày 20 thỏng 01 năm 2008 Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 04/CE Nợ:...
Cú: ... Họ tờn người giao hàng: Cụng ty thương mại Thành An.
Theo 1 HĐGTGT số 059477 ngày 19/1/2008 của ... Nhập tại kho: ... STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư ( SP, HH) Mó số Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1> XM Nghi Sơn PCB 40 tớnh … 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng: 216.384.000 đ
Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 21.638.400 đ
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 238.022.400 đ
Số tiền bằng chữ: hai trăm ba mươi tỏm triệu khụng trăm hai mươi hai nghỡn bốn trăm
Phụ trỏch cung tiờu ( ký) Người giao hàng ( ký) Thủ kho ( ký) KTT ( ký) Thủ trưởng đơn vị ( ký)
chuyển lờn, kế toỏn vật tư sẽ tiến hành lập bảng kờ hoỏ đơn vào cuối thỏng thực hiện mó hoỏ chứng từ theo quy định thống nhất của cụng ty với nguyờn tắc 2 chữ cỏi đầu là mó chứng từ thể hiện loại vật liệu mua về nhập kho, cỏc số đứng sau được đỏnh theo số thứ tự chứng từ.
VD: MX- mó chứng từ về mua xi măng
MX 01- Chứng từ thứ nhất về mua xi măng trong thỏng MC: mua cỏt
MD- mua đỏ MP- Mua phụ gia
...
Sau khi lập bảng kờ hoỏ dơn và thực hiện mó hoỏ, kế toỏn vật tư sẽ kẹp bảng kờ này cựng húa đơn và phiếu nhập kho làm căn cứ nhập mỏy, bộ chứng từ này sẽ được lưu tại phũng kế toỏn.
Với VD trờn, kế toỏn vật tư sẽ lập bản kờ hoỏ đơn như sau: Mẫu chứng từ 03: Cụng ty TNHH Tiến Minh Bảng kờ HĐ GTGT Mó chứng từ: MX 02 Ngày 31.01.2008 tỷ giỏ :15108 Mó khỏch hàng: LX 9 Tờn khỏch hàng: Cụng ty TM Thành An stt Nội dung Nợ TK6111 Nợ TK1331 Nợ TK3311 Số hoỏ đơn VND trước VAT VAT Tổng cộng 1) Xi măng Nghi Sơn PCB 40 216.384.000 21.638.400 238.022.400 059477 Tổng cộng 216.384.000 21.638.400 238.022.400
Để tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn NVL núi riờng, cụng ty đó ỏp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141/QĐ/ CĐKINH Tế và bổ xung thờm cỏc con số để mà mó hoỏ cho cỏc tài khoản
chi tiết cấp 2, cấp 3,.... theo nguyờn tắc mó của nhúm đối tượng rồi đến mó tờn đối tượng trong nhúm. Vỡ cụng ty thực hiện kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ nờn về kế toỏn nhập vật liệu sử dụng TK611, TK152, TK331, .... Việc mó hoỏ cỏc tài khoản này được thự hiện như sau:
xxx xxx
Cụng ty khụng chi tiết tới từng loại vật tư. 6111: chi phớ mua xi măng
6112: chi phớ mua đỏ sỏi 6113: chi phớ mua cỏt 6114: chi phớ mua phụ gia 1521: Tồn kho xi măng 1522: Tồn kho đỏ sỏi 1523: Tồn kho đỏ
1523: Tồn kho phụ gia bờ tụng
Quy trỡnh nhập liệu:
Từ màn hỡnh kế toỏn vào Data/nhập, cập nhật chứng từ thỏng/ vào chứng từ mới xuất hiện màn hỡnh nhập xem sửa CTKT- nhập chứng từ mới, vào số chứng từ MX02, ngày phỏt sinh 31/01/2008 tỷ giỏ 16508, tại ụ tài khoản ghi Nợ nhập 6111, tại ụ tài khoản ghi Cú nhập 3311 tại ụ Mó KH nhập LX 9, tại ụ Mó HHoỏ nhập CENS 40, nhập số lượng 224, số tiền 216.384.000, nhập HĐ/ BK GTGT 059477 sau đú ấn enter, xuất hiện một dũng ở dưới dũng vừa nhập, tiếp tục nhập 1331 vào tài khoản ghi Nợ, nhập 3311 vào Tài khoản ghi Cú, nhập LX vào mó KH, nhập 21.638.400 vào ụ
tờn di chuyển giưó cỏc ụ, nếu khụng nhớ mó tài khoản, mó khỏch hàng .... dựng F12 và dựng enter để lựa chọn trong danh mục tương ứng. Kết thỳc nhập dữ liệu ấn END thoỏt khỏi màn hỡnh nhập liệu.
Mẫu biểu 01
Nhập xem sửa CTKT
Nhập chứng từ mới
Số chứng từ: MX 02 Ngày P/S: 31/01/2008 Tỷ giỏ : 16508 Tờn K/h : Cụng ty TM Thành An
Tờn hàng hoỏ : Xi măng nghi Sơn PC 40 ĐVT: Tấn TK ghi Nợ : Chi phớ mua xi măng
TK ghi Cú : Phải trả cho người cung cấp
Tờn KHGT : Cụng ty TM Thành An Ngày HĐ GTGT: 19/1/2008
Diễn giải : Mua xi măng Nghi sơn Cụng ty Thành An TK ghi Nợ TK ghi Cú Mó GT * Mó KH Mó Hhoỏ Số lượng Số tiền VN đồng Số tiền USD HĐ/B K GTGT 6111 3311 LX9 CENS40 224 216.384.000 13.107,826 059477 1331 3311 LX9 CENS40 21.638.400 1.310,782 059477
∧END Kết thỳc ↑: cõu –1 Pgup: trang –1 F12 Tra cứu danh mục ↓: cõu + 1 PgDn: trang +1 Sau khi đó nhập xong cỏc chứng từ, trở về màn hỡnh kế toỏn vào tổng hợp/6 bước xử lý cuối thỏng dưới đõy, mỏy sẽ tự động xử lý kết chuyển, ghi sổ, tớnh số dư, lập sổ nhật ký chung, lập sổ cỏi, vào chi tiết cỏc tài khoản cụng nợ.
2.2.5. Kế toỏn xuất NVL
Do đặc diểm của loại hỡnh sản xuất kinh doanh nờn cỏc loại nguyờn vật liệu xuất dựng đều sử dụng sản xuất sản phẩm, đồng thời do cụng ty chỉ sản xuất duy nhất một sản phẩm là bờ tụng trộn sẵn nờn mọi chi phớ nguyờn vật liệu phỏt sinh đều được tập hợp trực tiếp cho sản phẩm thể hiện trờn Tài Khoản 621 - Chi phớ nguyờn liệu, vật liệu. Tài khoản này được mở chi tiết
cho từng loại nguyờn vật liệu.
TK6211 - Chi phớ cho xi măng TK6212 - Chi phớ mua đỏ, sỏi TK6213 - Chi phớ mua cỏt TK6214 - Chi phớ mua phụ gia
TK6215 - Chi phớ mua vật tư, phụ tựng & VL khỏc
Cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ nờn việc xuất kho vật liệu hàng ngày khụng được theo dừi, phiếu xuất kho khụng sử dụng. Khối lượng nguyờn vật liệu xuất dựng chỉ được tớnh vào cuối thỏng căn cứ vào biờn bản tồn kho.
Căn cứ vào biờn bản tồn kho vật tư do bộ phận vật tư lập chuyển sang, kế toỏn vào mỏy, theo chương trỡnh phần mềm kế toỏn đó được cài đặt mỏy sẽ tự động xử lý tớnh ra khối lượng vật liệu xuất, đơn giỏ bỡnh quõn, trị giỏ vật liệu xuất dựng và ghi vào sổ kế toỏn liờn quan.
Quy trỡnh nhập liệu:
Từ màn hỡnh kế toỏn vào Data/ vật tư kiểm kờ tồn kho cuối thỏng/ cập nhật lượng vật tư tồn kho cuối thỏng, xuất hiện màn hỡnh nhập liệu vật tư tồn kho cuối kỳ, tiến hành nhập mó vật tư, tờn vật tư, số lượng tồn vào cỏc cột, cỏc dũng tương ứng rồi vào xử lý. Khi mỏy bỏo đó xử lý xong sẽ cú một màn hỡnh nhập liệu hoàn chỉnh như sau:
Nhập liệu vật tư tồn kho cuối kỳ thỏng 1/2008
Mó Tờn vật tư Số
lượng
Giỏ
USD Tiền USD
Giỏ VND
Tiền VND
Adpl Phụ gia Plastiment 67 0.65 43.55 9813 657471
ADR4 Phụ gia R4 563 0.92 517.96 13805 7772215 ADRA 90 Phụ gia 90 RA 150.2 0.85 127.67 12770 1918054 CENS40 Xi măng NS PC40 194.07 41.82 8116.01 631804 122614202 SA2 Cỏt vàng qua sàng 358.5 1.96 702.66 29596 10610166 ST12 Đỏ 1x2 518.65 6.53 3386.78 98605 51141483 ... ... .... .... .... .... ....
______________Tiền VND = 194713591____Tiền USD = 12894.63__ ∧ END : kết thỳc ↑: Cõu - 1 Pg up: trang -1
F1: In ra ↓: Cõu +1 Pg Dn: trang +1 ********************************************************
2.2.6 Kế toỏn chi tiết NVL:
Cụng ty sử dụng Phương phỏp Thẻ song song để hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Việc hạch toỏn chi tiết NVL được tiến hành đồng thời ở cả 2 nơi: ở kho, phũng kế toỏn .
Hạch toỏn tại kho:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, thủ kho ghi vào cỏc cột tương ứng trong thẻ kho theo dừi chỉ tiờu số lượng, tỡnh hỡnh nhập, của từng loại nguyờn vật liệu ở từng kho. Mỗi chứng từ ghi một dũng..
Mỗi loại nguyờn vật liệu sử dụng một thẻ kho, sau đú thủ kho sắp xếp theo loại nhúm, thứ nguyờn vật liệu ở từng kho theo mó hiệu riờng để tiện cho việc ghi chộp, sử dụng, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Cỏch ghi thẻ kho như sau: Khi nhận được chứng từ về nhập kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ; sau đú ký xỏc nhận vào Phiếu nhập kho, và sử dụng cỏc chứng từ này để ghi vào Thẻ kho. Ghi số lượng nhập, theo từng chứng từ vào cỏc cột tương ứng trong thẻ kho. Cỏc chứng từ nhập, được thủ kho tập hợp lại để sau đú chuyển giao cho kế toỏn vật tư phụ trỏch theo dừi về số lượng và giỏ trị nguyờn vật liệu từng kho. Thủ kho giữ lại 1 liờn trong số 3 liờn để lưu tại kho.
Vớ dụ 2.3: Khi nhận được Phiếu nhập kho số 01/12 do kế toỏn vật tư chuyển tới, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho loại vật tư: CENS40 – Xi măng Nghi Sơn40 vàCEBU30- Xi măng BÚT S ƠN30. Mỗi vật tư sử dụng một thẻ kho.
Xin trớch dẫn thẻ kho của loại vật tư CENS ở Biểu mẫu 09 Biểu mẫu 09 (Trớch)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/12/2007 Tờ số: 05
Vật tư: Xi măng Nghi Sơn PC 40. Đvt: Tấn Tồn đầu thỏng: 0 Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xỏc nhận của kế toỏn Ngày Số Nhập Xuất Tồn 1 01/12 PN 01/12 Nga nhập xi măng theo HĐ 46999 15.359 15.359 2 05/12 PN 10/12 Tiến nhập xi măng theo HĐ 47700 1.197 16.556 3 07/12 PX 35/12 Xuất bờtụng cho cụng trỡnh xi măng Thăng Long
15.359 1.197
Tồn cuối thỏng: 1.197
Hạch toỏn tại phũng kế toỏn:
Định kỳ, nhõn viờn kế toỏn xuống kho nhận lại chứng từ sau khi đó cú xỏc nhận của thủ kho, đồng thời kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho, sau đú ký xỏc nhận vào thẻ kho. Khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển giao, kế toỏn kiểm tra lại bộ chứng từ, sử dụng để ghi sổ và lưu.
Tại cụng ty TNHH TIẾN MINH, việc hạch toỏn được thực hiện bằng mỏy vi tớnh, khi kế toỏn nhận được bộ chứng từ gốc do Phũng cung ứng vật tư chuyển giao thỡ kế toỏn căn cứ vào đú để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho(đõy là bước mà kế toỏn phải thực hiện một cỏch thủ cụng). Cỏc chứng từ này sau khi được cập nhật vào mỏy, thỡ mọi dữ liệu (về lượng, đơn giỏ, trị giỏ nhập, xuất) sẽ được tạo thành và lưu trữ dưới dạng cỏc tệp cơ sở dữ liệu kế toỏn. Mỏy tớnh sẽ quản lý nguyờn vật liệu trong từng kho chi tiết theo mó số từng loại (mó vật tư), số hiệu chứng từ theo qui định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…, mỏy tớnh với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện quỏ trỡnh tớnh toỏn vào sổ, lờn cỏc bỏo cỏo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T); tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cỏi cỏc tài khoản 152, 331…) theo yờu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đú, cú thể xem và in cỏc bỏo cỏo này vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy chứng từ khụng được ghi hàng ngày nhưng mỏy tớnh sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trờn phiếu nhập kho, để vào theo thứ tự cỏc ngày trong thỏng.
Để hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu, kế toỏn vật tư sử dụng sổ chi tiết nguyờn vật liệu để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại nguyờn vật liệu cả về mặt số lượng, lẫn giỏ trị. Sổ này được mở chi tiết theo từng kho và cho từng thứ vật tư. Cuối thỏng, phải đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Số tồn trờn sổ chi tiết vật tư phải khớp đỳng với số tồn trờn thẻ kho. Số liệu trờn cỏc sổ chi tiết được sử dụng để tổng hợp, lập Bỏo cỏo tổng hợp nhập- xuất- tồn cho từng kho và cả cụng ty (cuối kỳ, đối chiếu bỏo cỏo này với sổ kế toỏn tổng hợp). Ngoài ra kế toỏn cũn sử dụng một số sổ chi tiết liờn quan như sổ chi tiết thanh toỏn, sổ chi tiết cụng nợ…
Vớ dụ 2.4: Ngày 01/12 nhận được PNK số NT 07121151 ngày 25/11/07, sau khi kế toỏn vào mỏy cỏc chứng từ này, mỏy tớnh tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết cho vật tư: C ENS40 và CEBU30 vào bảng tổng hợp N-X-T cả kho.
Để xem thẻ chi tiết vào theo đường dẫn: Kế toỏn hàng tồn kho > Bỏo cỏo hàng tồn kho > Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư. Nhập cỏc điều kiện tỡm kiếm hoặc nhấn f5 để tra cứu rồi nhấn nỳt “nhận” để xem.
Để xem Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào theo đường dẫn: Kế toỏn hàng tồn kho > Bỏo cỏo hàng tồn kho > Tổng hợp nhập xuất tồn. Nhập cỏc điều kiện tỡm kiếm hoặc nhấn f5 để tra cứu rồi nhấn nỳt “nhận” để xem.
Xin trớch dẫn mẫu thẻ chi tiết và bảng tổng hợp nhập xuất tồn của cỏc loại nguyờn vật liệu này ở Biểu mẫu 10 và Biểu mẫu 11
Biểu mẫu 10: Trớch
CễNG TY TNHH TI ẾN MINH 104 Ba La,Hà Đụng,Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Kho: KHB-Kho vật tư, hàng húa
Vật tư:C ENS40 – Xi măng Nghi Sơn40. Đvt: tấn TK: 152 Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007
Tồn đầu: 0,00
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải Mó nx Đơn
giỏ Nhập Xuất
Ngày Số Số lượng Giỏ trị Số lượng Giỏ trị
01/12 PN 1/12 Cụng ty TNHH
Long Duy Phỏt Nga46999,46991 ngàyHĐ 24/11 nhập xi măng
3311 43.800 200 175.636.364
05/12 PN
10/12 Cụng ty TNHHLong Duy Phỏt Tiến nhập thộp theoHĐ 47700 3311 43.800 2.424 2.341.584.000
07/12 PX 35/12 Cụng trỡnh xi măng Thăng Long