kinh doanh nhập khẩu cũng nh trong công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu của TECHNIMEX.
Nhìn lại chặng đờng ra đời và phát triển của công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, gần 20 năm, một chặng đờng cha dài của một doanh nghiệp gần 2/3 thời gian hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp. Đây là một cơ chế không lấy gì làm sáng sủa cho nền kinh tế nói chung và công ty nói riêng. Tuy nhiên cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên, công ty đã dần khẳng định vị trí, uy tín của mình trên thơng trờng.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin đa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty nh sau:
1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá:
+ Công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật là một doanh nghiệp có chức năng nhập khẩu tơng đối lớn. Công ty có quan hệ ngoại thơng với khá nhiều nớc trên thế giới nh Nhật, Mỹ, Hàn Quốc... Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm, có trình độ và có trách nhiệm.
Bên cạnh những u điểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của công ty còn tồn tại những vấn đề sau:
+ Thị trờng tiêu thụ và hình thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty còn hạn hẹp, chủ yếu là tại Hà Nội và chủ yếu là bán buôn.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
+ Công ty cha có kế hoạch dự phòng cho hàng hoá để đề phòng, tạo thế chủ động cho công ty trong trờng hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá của công ty.
2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHINIMEX. khẩu hàng hoá ở công ty TECHINIMEX.
2.1. Những u điểm:
+Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty đã chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận, ở các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng nh trong toàn công ty. Hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên kế toán cũng nh có thể trang bị áp dụng phơng tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán.
+ Thứ hai: Việc tổ chức hệ thống bộ máy kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty tơng đối tốt, phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc các yêu cầu quản lí đặt ra Trình độ bộ máy kế toán 100% tốt nghiệp đại học, có khả năng sử dụng máy vi tính, giao tiếp bằng tiếng Anh. Kế toán trởng của công ty là ngời có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có khả năng hớng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán - Tài chính đợc thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý về mặt tài chính.
+ Thứ ba: Về hệ thống chứng từ: công ty sử dụng theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính và cũng tuân thủ đúng các thủ tục ngoại thơng và thông lệ quốc tế. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đầyđủ, kịp thời. Chứng từ đợc quản lí chặt chẽ, có qui trình luân chuyển tơng đối tốt, đ- ợc lu trữ cẩn thận, khi cần có thể tìm và đối chiếu, kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện.
+Thứ t : Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá đợc chi tiết tơng đối phù hợp. Ví dụ
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
nh các tài khoản công nợ, phải thu, phải trả, kế toán chi tiết cho từng đối tợng bạn hàng nên thuận tiện cho việc theo dõi với từng bạn hàng.
+ Thứ năm:Về phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp hạch toán mà công ty áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thờng xuyên sự biến động hàng ngày hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh nhập khẩu đợc thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết, việc mua bán đơc thực hiện theo từng lô hàng và nhập về thờng đợc giao thẳng cho khách hàng nên phơng pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác. Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thơng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do ngân hàng công bố ngày cuối kỳ. Số chênh lệch tỷ giá đợc phản ánh trên tài khoản 413 đợc xử lý vào tài khoản 711 - thu nhập hoạt động tài chính hoặc tài khoản 811 – chi phí hoạt động tài chính.
+ Thứ sáu: Hình thức ghi sổ đợc áp dụng tại công ty TECHNIMEX là Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản về qui trình hạch toán, khối lợng công việc phân đều trong tháng. Số lợng sổ phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy.
+ Thứ bảy: Về hệ thống sổ chi tiết: Công ty có hệ thống sổ chi tiết khá hoàn chỉnh. Kế toán mở sổ theo dõi từng đối tợng, chẳng hạn đối với hàng tồn kho, kế toán chi tiết từng loại hàng theo từng hợp đồng ngoại, với các khoản phải thu, phải trả: chi tiết theo đối tợng cần thanh toán, với tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ: chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng ngân hàng nơi đơn vị có quan hệ giao dịch. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi tiết theo khoản mục, làm cơ sở để đối chiếu với Sổ Cái. Với hệ thống sổ chi tiết nh vậy, qui trình hạch toán của công ty tỏ ra khá chặt chẽ, khả năng kiểm tra kiểm soát cao.
+ Thứ tám: Việc áp dụng 100% kế toán máy giúp cho việc ghi chép sổ sách đơn giản hơn rất nhiều, giảm sai sót trong khâu tính toán so với kế toán thủ công. Ngoài ra, nhờ sử dụng máy vi tính, việc lọc, tìm kiếm dữ liệu, xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
2.2. Những tồn tại:
Cùng với những u điểm mà công ty đã đạt đợc trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải đợc quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu. Cụ thể là:
+ Thứ nhất: Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo chế độ kế toán hiện hành, khi hàng nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, nhng cuối tháng hàng cha về tới kho của đơn vị thì ghi Nợ TK 151, nếu đã nhập kho trong kỳ thì ghi Nợ TK 1561. Nh vậy bên nợ của tài khoản 151 chỉ đợc ghi khi cuối tháng, hàng cha về nhập kho nhng đã làm xong thủ tục hải quan để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng nhập khẩu. Còn TK 1561 chỉ ghi bên Nợ khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thủ kho đã lập Phiếu nhập.
Thực tế tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, khi chuyển tiền mua hàng, kế toán đã phản ánh ngay vào bên Nợ TK 151, khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan rồi mới chuyển sang TK 1561. Cách hạch toán này là không đúng, kế toán đã phản ánh sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Việc chuyển tiền mua hàng xảy ra trớc khi nhận đợc hàng, do đó đây là nghiệp vụ ứng trớc tiền cho ngời bán chứ không phải là nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. Ngoài ra khi chuyển tiền mua hàng, kế toán căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng để ghi Nợ TK 151. Việc sử dụng chứng từ này là sai qui định vì căn cứ để ghi Nợ TK 151 là tờ khai hải quan và bộ chứng từ của bên bán gửi.
+ Thứ hai: Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán đã không sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại, mà chỉ phản ánh ở cột nguyên tệ trên TK 1122 mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu sử dụng rất nhiều loại ngoại tệ. Việc này làm giảm khả năng đối chiếu, rà soát tình hình tăng, giảm từng loại ngoại tệ hiện doanh nghiệp đang sử dụng.
+ Thứ ba: Về tỷ giá trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Tỷ giá này phản ánh đợc đúng giá trị của hàng hoá, các khoản phải thu, các khoản phải trả... nhng cũng tơng đối phức tạp đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ.
Theo qui định của Bộ Tài Chính, nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều ghi sổ theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, giá trị hàng đợc tính theo tỷ giá thực tế khi hàng làm xong thủ tục hải quan.
Tại công ty TECHNIMEX, nếu mua hàng không theo phơng thức trả trớc, bán hàng không có khoản ứng trớc của khách thì kế toán phản ánh đúng theo
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
chế độ. Ngoài các trờng hợp đó, kế toán qui đổi giá trị hàng hoá nhập khẩu theo tỷ giá thực tế ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời điểm công ty mua ngoại tệ chuyển tiền trả trớc cho ngời bán hoặc mua ngoại tệ ký quĩ mở L/C (ký 100% giá trị L/C). Mục đích của việc sử dụng tỷ giá nh vậy nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá song lại không phản ánh đúng giá trị thực của doanh thu và giá vốn, làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh.
+ Thứ t : Kế toán công ty không sử dụng tài khoản nào để theo dõi hàng nhập khẩu uỷ thác trong trờng hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng tại cửa khẩu, đa về nhập kho rồi vận chuyển đến cho khách hàng. Toàn bộ giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác đều đợc phản ánh vào TK 3388 khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan. Cách hạch toán này tuy đơn giản, giảm đợc một số tài khoản trung gian song không rõ ràng, dễ nhầm lẫn. Ngoài ra việc ghi nhận giá trị hàng uỷ thác nhập khẩu chỉ ghi bên Nợ TK 3388 khi bên giao uỷ thác đến tận cửa khẩu để nhận hàng. Với cách hạch toán trên, kế toán đã bỏ sót nghiệp vụ.
+ Thứ năm: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nhập khẩu nh chi phí bốc dỡ hàng, phí hải quan, phí vận chuyển đến kho của công ty, phí giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc nhập khẩu nh phí mở L/C, phí chuyển tiền... không đợc hạch toán vào TK 1562 mà tập hợp hết vào TK 641, TK 642. Điều đó làm cho việc phản ánh giá vốn của công ty không chính xác.
Cuối kỳ, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đợc kết chuyển hết sang TK 911 mà không phân bổ cho hàng cha tiêu thụ cuối kỳ. Chính vì vậy chi phí trong kỳ sẽ tăng lên, không tơng xứng với doanh thu bán hàng, gây ra sự thiếu chính xác trong việc xác địng kết quả kinh doanh từng mặt hàng cũng nh từng hợp đồng, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh của công ty.
+ Thứ sáu: Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi: hiện nay công ty cha áp dụng phơng pháp dự phòng giảm giá tài sản, mà đây là phơng pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản nếu đợc lập hợp lí sẽ làm tăng chi phí, do vậy tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng. Tuy nhiên điều đó lại hết sức cần thiết nhất là trong điều kiện giá cả hàng hoá trên thị trờng luôn biến động do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, đặc biệt với các loại thiết bị hiện đại. Quá trình lu chuyển dài sẽ làm giảm giá trị hàng hoá do hao mòn vô hình.
Đối với ngời mua, việc lập dự phòng phải thu khó đòi cũng là yêu cầu cần xem xét vì các hợp đồng công ty ký với khách hàng thờng có giá trị lớn, hình thức thanh toán chậm cũng nhiều.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
Việc lập dự phòng đối với hàng hoá và khách hàng giúp cho công ty có sự chuẩn bị trớc những tổn thất có khả năng xảy ra và nếu không gặp các rủi ro đó, công ty sẽ có lợi hơn.
+ Thứ bảy: Khi hạch toán thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào tờ khai hải quan để ghi sổ. Để đơn giản và thuận tiện cho việc ghi chép, kế toán thờng phản ánh bút toán nộp thuế trớc. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp lại và ghi một lần bút toán thuế. Cách ghi này mặc dù giảm đ- ợc số lần ghi chép trùng lắp song lại nảy sinh những vấn đề nh: khi xác định giá hàng nhập bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu - giảm giá hàng mua (nếu có). Nếu cuối kỳ mới ghi bút toán tính thuế nhập khẩu thì giá hàng nhập trong kỳ không có thuế. Vì vậy, khi xuất hàng, việc tính giá vốn lại trở nên phức tạp, khó đối chiếu với hạch toán chi tiết.
+ Thứ tám: Việc xác định kết quả kinh doanh đợc tiến hành vào cuối năm đã không đảm bảo tính điều chỉnh tích cực của công ty. Nếu doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh theo quí thì kết qủa quí trớc sẽ đảm bảo cho công ty biết phải làm gì ở quí sau để từ đó khắc phục kịp thời những tồn đọng đã xảy ra.
+ Thứ chín: Về nhân sự bộ máy kế toán, hiện tại ngoài kế toán trởng, bộ máy kế toán của TECHNIMEX chỉ có hai kế toán viên. Thực tế cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế còn nghèo nàn, yếu kém về kỹ thuật, công nghệ thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất và các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học là hoạt động cần thiết. TECHNIMEX hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật và Chuyển giao Công nghệ nên chắc chắn các giao dịch, số hợp đồng thực hiện thông qua TECHNIMEX trong những năm tới sẽ tăng lên và nh vậy khối lợng công việc mà kế toán phải thực hiện cũng lớn lên. Nh vậy với hai kế toán viên nh hiện nay sẽ rất khó khăn để hoàn thành khối lợng công việc.
Trên đây là tình hình chung về tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu và công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật có cả những mặt u cũng nh mặt khuyết. Với mong muốn công ty ngày càng phát triển và bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn, vừa đáp ứng yêu cầu của quản lý, vừa tuân thủ theo đúng chế độ, em xin đa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện những mặt còn hạn chế.