I. Đặc điểm bộ máy kinh doanh, tổ chức bộ máy kinh doanh ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật.
tổ chức công ty xnk kỹ thuật technime
Trung tâm công nghệ thông tin
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
Giám đốc công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng bổ nhiệm. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn do nhà nớc cấp, điều hành toàn bộ công ty theo chế độ thủ trởng, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng, pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nớc.
Giúp việc cho giám đốc là trởng phòng chức năng và một kế toán trởng đ- ợc Bộ trởng Bộ khoa học công nghệ và môi trờng bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc. Các trởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm nhiệm vụ đợc giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc.
Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định.
Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể nh sau:
Phòng hành chính - tổ chức: gồm trởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau:
+ Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty.
+ Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
+ Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật t, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng nh kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng.
Phòng kế hoạch thị trờng: gồm một trởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
+ Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt.
+ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trờng hoạt động của công ty.
+ Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở.
+ Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trờng, vốn, tài sản cố định.
+ Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
+ Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nớc.
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nớc. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu nh: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài nh: Trao đổi thực tập sinh và các
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồng
chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ.
Phòng kế toán: gồm kế toán trởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty.
+ Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng.
+ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
+ Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng ký chứ trên thực tế phòng này cha hoạt động, nghiên cứu hoàn thành.