Bài 3. Cụng thức và tớnh toỏn cơ bản
.II Sử dụng cụng thức trong Excel
Khỏi niệm: Cụng thức cú thể vớ là trụ cột của bảng tớnh. Một cụng thức đụi khi chỉ là một kớ hiệu toỏn học dựng để mụ tả mối liờn hệ giữa cỏc con số, vớ dụ như 5+4+10=19; hoặc cú thể là một cụng thức phức tạp như:
dq = 1/2(dx+dy)+1/2(dx-dy)cosq+xysin2q.
Trong Excel, cụng thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng “=”. Dạng tổng quỏt của cụng thức trong Excel như sau:
=<biểu thức>
Trong đú, <biểu thức> là tập hợp cỏc hằng, cỏc địa chỉ ụ, cỏc hàm, cỏc toỏn tử … Cỏc toỏn tử trong một cụng thức cú dạng sau:
.II.1.1. Toỏn tử số
+ (cộng), / (chia)
- (trừ), ^ (phộp luỹ thừa) * (nhõn), % (phần trăm)
.II.1.2. Toỏn tử chuỗi
& nối chuỗi
.II.1.3. Toỏn tử so sỏnh
> lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng < nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng = bằng, <> khỏc
.II.2. Nhập cụng thức vào bảng tớnh
.II.2.1. Quy tắc chung
1. Kớch hoạt một ụ trống sẽ chứa giỏ trị của cụng thức. 2. Gừ dấu =
3. Gừ biểu thức. 4. Nhấn Enter.
Sau khi nhấn Enter, trờn ụ hiện thời sẽ hiện giỏ trị cụng thức, cũn bản thõn cụng thức hiện trờn dũng nhập dữ liệu.
II.2.2. Cụng thức đơn giản
Cụng thức cơ bản trong Excel chỉ là những phộp tớnh, vớ dụ như 45-10=35. Tuy nhiờn, để Excel hiểu đú là cụng thức thỡ phải làm như sau:
1. Chọn ụ chứa kết quả. 2. Gừ =45-10
3. Nhấn Enter.
Ngay sau khi vừa nhấn Enter, trong ụ vừa chọn xuất hiện giỏ trị 35, nhưng trờn dũng nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện cụng thức vừa gừ vào.
Tuy nhiờn, trong Excel, hiếm khi người ta gừ thẳng giỏ trị cần tớnh toỏn vào cụng thức mà thường dựng cỏc địa chỉ tham chiếu đến giỏ trị đú.
Vớ dụ 1:
Giả sử trong ụ C1 chứa số 20, trong ụ C2 chứa số 40, ta cú thể tạo cụng thức: =20+40, nhưng khụng nờn dựng cỏch như vậy. Thay vào đú, ta cú thể dựng cụng thức sau =C1+C2. Excel sẽ tớnh tổng cỏc con số trong cỏc ụ C1 và C2 và cho giỏ trị là 60. Nếu thay giỏ trị ụ C2 bằng 100, thỡ giỏ trị của cụng thức tự động biến thành 120.
Vớ dụ 2:
Giả sử ụ A2 chứa xõu ký tự “Thời khoỏ biểu”, ụ B2 chứa xõu ký tự “- Khối 10” và trong ụ A4 chứa cụng thức =A2&B2. Khi đú giỏ trị của ụ A4 sẽ là “Thời khúa biểu - Khối 10”.
Chỳ ý:
Khi gừ cụng thức phải luụn luụn bắt đầu bởi dấu bằng “=”. Đụi khi, do thúi quen, nếu ta gừ cụng thức như kiểu viết tay, vớ dụ như 20+40=. Khi đú Excel sẽ khụng hiện kết quả tớnh toỏn và giỏ trị được hiển thị trong ụ hiện thời dưới dạng “20+40=”, vỡ Excel hiểu đú là xõu ký tự.
• Trong cụng thức cho phộp gừ dấu cỏch.
• Nếu gừ cụng thức chưa đầy đủ hoặc sai (vớ dụ =1+) và nhấn Enter, Excel sẽ xuất hiện thụng bỏo tương tự như sau:
Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hóy kớch nỳt Yes. Nếu muốn tự sửa cụng thức, kớch nỳt No, Excel hiện tiếp hộp thoại hướng dẫn cỏch sửa lỗi tương tự như sau:
Sau khi đọc xong hướng dẫn, kớch vào nỳt OK, xuất hiện con trỏ text trong ụ chứa cụng thức. Hóy tự sửa lỗi và nhấn phớm Enter.
.II.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Tờn của mỗi ụ hay vựng được gọi là địa chỉ của ụ hay vựng đú. Cú 2 loại địa chỉ: địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
.II.3.1. Địa chỉ tương đối
Địa chỉ bỡnh thường của ụ hoặc vựng khi nhập vào trong cụng thức gọi là địa chỉ tương đối. Vớ dụ: =B5+F4-D6
Khi sao chộp cụng thức (click and drag) cỏc địa chỉ tương đối trong cụng thức sẽ tự biến đổi theo vị trớ tương ứng ở nơi được chộp đến.
Vớ dụ: Khi sao chộp cụng thức ở vớ dụ trờn sang ụ bờn phải phớa dưới sẽ đổi thành =C6+G5-E7.
.II.3.2. Địa chỉ tuyệt đối
Cỏc địa chỉ trong cụng thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Cú thể chỉ đặt giỏ trị tuyệt đối theo dũng và cột.
Vớ dụ: =$B$5+$F4-D$6
$B$5: đặt giỏ trị tuyệt đối cả cột lẫn dũng (cú thể nhấn F4). $F4: đặt giỏ trị tuyệt đối theo cột.
D$6: đặt giỏ trị tuyệt đối theo dũng.
Khi sao chộp cụng thức (click and drag), cỏc địa chỉ tuyệt đối trong cụng thức sẽ khụng thay đổi.
Vớ dụ: Khi sao chộp cụng thức ở vớ dụ 3 sang ụ bờn phải phớa dưới sẽ đổi thành =$B$5+
$F5-E$6.
.II.4. Liờn kết dữ liệu
.II.4.1. Liờn kết dữ liệu giữa cỏc bảng tớnh
Trong một tập tin Excel bao gồm nhiều bảng tớnh (Wooksheet), khi tạo ra cụng thức cú thể sử dụng dữ liệu trong cỏc bảng tớnh khỏc nhau. Muốn nhập địa chỉ của một ụ ở một bảng tớnh khỏc vào cụng thức, cần nhập tờn của bảng tớnh đú và ký tự (!) trước địa chỉ ụ.
Vớ dụ: =D4+Sheet2!D4
(ụ D4 của bảng tớnh hiện hành cộng với ụ D4 ở bảng tớnh Sheet2)
.II.4.2. Liờn kết dữ liệu giữa cỏc tập tin Excel
Mở cỏc tập tin muốn liờn kết trờn cựng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ụ ở một tập tin khỏc vào cụng thức, nhập tờn tập tin đú (cả phần mở rộng .xls) trong dấu ngoặc vuụng [], và cả tờn bảng tớnh (Sheet), tất cả cú thể để trong cặp dấu nhỏy đơn ‘’ và ký tự (!) ở trước địa chỉ ụ.
Vớ dụ: =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4
(ụ D4 của bảng tớnh hiện hành cộng với ụ D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xls)
Để chuyển đổi giữa cỏc tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trỡnh đơn Window\tờn tập tin.
.II.5. Tỡm kiếm và thay thế
.II.5.1. Tỡm kiếm
Nếu cú nhiều dữ liệu trong bảng tớnh và muốn nhanh chúng tỡm đến một ụ dữ liệu nào đú, cú thể sử dụng chức năng này:
Chọn Edit\Find (Ctrl+P)
Nhập cỏc ký tự muốn tỡm trong khung Find what và lựa chọn cỏch tỡm kiếm: + Match case: tỡm kiếm cú phõn biệt chữ thường và chữ in.
+ Find entire cells only: chỉ tỡm dữ liệu đứng riờng trong ụ.
+ Search: chọn cỏch tỡm theo cột (By columns) hoặc theo dũng (By Rows). + Look in: chọn loại dữ liệu cần tỡm.
Click nỳt Find Next để lần lượt tỡm.
.II.5.2. Thay thế
Nếu muốn tỡm một từ nào đú trong bảng tớnh để thay thế bằng một dữ liệu khỏc một cỏch nhanh chúng, cú thể sử dụng chức năng này:
Chọn Edit\Replace (Ctrl+H).
Nhập cỏc ký tự cần tỡm trong khung Find what và những ký tự muốn thay ở khung
Click nỳt Find Next để lần lượt tỡm kiếm. Khi tỡm thấy click nỳt Replace để thay thế (Replace All tự động thay thế tất cả những vị trớ tỡm thấy).
.II.6. Sắp xếp dữ liệu
Khi nhập dữ liệu, Microsoft Excel sử dụng trật tự sắp xếp xỏc định để xếp đặt cỏc dữ liệu theo giỏ trị của chỳng.
Khi ta sắp xếp một chuỗi ký tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trỏi sang phải theo từng ký tự. Vớ dụ như, nếu một ụ chứa chuỗi ký tự “A100”, ụ này sẽ được sắp sau ụ chứa chuỗi ký tự “A1” và trước ụ chứa chuỗi ký tự “A11”.
Khi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau:
Cỏc số được sắp xếp từ giỏ trị õm nhỏ nhất tới giỏ trị dương lớn nhất.
Chuỗi ký tự được sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - (space) ! ‘ # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z.
Trong cỏc giỏ trị logic, FALSE sẽ được sắp xếp trước TRUE. Tất cả cỏc giỏ trị lỗi bằng nhau.
Cỏc ụ trống luụn luụn được sắp xếp cuối cựng.
Ta cú thể sắp xếp lại cỏc hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của Excel. Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại cỏc hàng, cỏc cột hoặc cỏc ụ riờng biệt theo thứ tự sắp xếp do ta chỉ định: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z hoặc giảm dần (descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.
.II.6.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột
1. Kớch vào một ụ trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kớch nỳt Sort Ascending
Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kớch nỳt Sort Descending
Để sắp xếp danh sỏch theo thứ tự giỏ trị tăng dần của cột Lớp, kớch chuột vào một ụ bất kỳ trong cột này và kớch vào nỳt Ascending trờn thanh cụng cụ.
.II.6.2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột
1. Kớch một ụ trong danh sỏch muốn sắp xếp.
2. Thực hiện Data/Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.
4. Chọn cỏc tuỳ chọn khỏc nếu cần thiết và kớch OK. Trong My list has cú hai tuỳ chọn: Header
row - trong vựng dữ liệu vừa chọn cú dũng tiờu đề, No header row - trong vựng dữ liệu vừa
chọn khụng cú dũng tiờu đề. Thụng thường, nờn để trạng thỏi chọn ngầm định của mỏy. Lặp lại cỏc bước 2-4 nếu cần thiết.
Ghi chỳ:
• Nếu cột ta chỉ định trong hộp Sort by cú giỏ trị trựng nhau, ta cú thể sắp xếp cỏc giỏ trị này bằng cỏch chỉ định cột khỏc trong hộp Then by đầu tiờn. Nếu cỏc giỏ trị trong cột thứ hai được sắp xếp này trựng nhau, ta cú thể chỉ định cột thứ ba trong cột
Then by thứ hai.
• Nếu ta cần sắp xếp nhiều hơn ba cột, hóy sắp xếp những cột ớt quan trọng nhất trước. Vớ dụ như, nếu chỳng ta muốn sắp xếp danh sỏch cỏn bộ theo cỏc cột Lớp,
Chức vụ, Họ đệm và Tờn thỡ phải sắp xếp hai lần. Đầu tiờn, chọn cột Tờn trong hộp Sort by, kớch chức vụ trong hộp Then by thứ nhất, chọn Descending và kớch Họ đệm
trong hộp Then by thứ hai và kớch OK. Kết quả cú dạng như sau:
.II.6.3. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng
1. Kớch một ụ trờn danh sỏch dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data/Sort.
4. Dưới Orientation, kớch Sort left to right, sau đú kớch OK. 5. Trong cỏc hộp Sort by và Then by kớch cỏc hàng muốn sắp xếp.
.II.6.4. Sắp xếp theo thỏng, ngày hoặc theo thứ tự do người dựng tạo
a) Tạo danh sỏch theo thứ tự do người dựng tạo.
Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khỏc thứ tự ngầm định của mỏy, chỳng ta phải tự tạo một danh sỏch theo thứ tự do mỡnh đặt ra. Vớ dụ như, nếu sắp xếp cột Xếp loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel, thỡ kết quả sẽ được sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiờn, để hợp lý hơn, chỳng ta phải tự tạo danh sỏch theo thứ tự
Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm theo thứ tự đú. Hóy làm như sau:
1. Nếu ta đó nhập vào bảng tớnh danh sỏch cỏc phần tử theo thứ tự riờng của mỡnh thỡ hóy chọn danh sỏch đú. Vớ dụ hóy gừ vào cỏc ụ A1:A4 cỏc giỏ trị sau Gioi, Kha, TB, Kem và chọn bốn ụ này.
2. Thực hiện Tools\Options, kớch mục Custom Lists.
Nếu chưa thực hiện bước 1, hóy gừ danh sỏch mới bằng cỏch kớch New List trờn hộp Custom Lists và sau đú gừ cỏc phần tử của danh sỏch trong hộp List Entries. Cỏc phần tử cỏch
nhau bởi dấu phẩy hoặc dấu Enter. Kớch nỳt Add.
Ghi chỳ:
Một danh sỏch tự tạo cú thể chứa chuỗi ký tự hoặc chuỗi ký tự xen lẫn cỏc con số. Nếu muốn tạo danh sỏch chỉ chứa cỏc con số, đầu tiờn chọn đủ số ụ trống chứa cỏc phần tử của danh sỏch. Thực hiện Format\Cells, và kớch mục Number. Áp dụng kiểu định dạng text cho cỏc ụ trống và sau đú gừ danh sỏch cỏc số trong cỏc ụ vừa định dạng.
b) Sắp xếp theo thỏng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sỏch tự tạo.
1. Chọn một ụ trong vựng hoặc toàn bộ vựng dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data\Sort.
3. Kớch Options.
4. Dưới First key sort order, kớch danh sỏch tự tạo và kớch OK. 5. Kớch chọn bất kỳ lựa chọn khỏc nếu cần thiết.
Ghi chỳ:
Trật tự sắp xếp theo thứ tự của danh sỏch tự tạo chỉ ỏp dụng cho cột được chỉ định trong hộp Sort by. Để sắp xếp nhiều cột theo thứ tự của danh sỏch tự tạo hóy sắp xếp từng cột riờng biệt. Vớ dụ, để sắp xếp theo cỏc cột A và B, theo thứ tự này, đầu tiờn sắp xếp theo cột B, và sau đú chỉ định thứ tự của danh sỏch tự tạo bằng cỏch sử dụng hộp hội thoại Sort Options. Tiếp theo, sắp xếp theo danh sỏch của cột A.
Bài 4. Dựng hàm trong cụng thức