• Định dạng trang. • In. .II Định dạng trang và in ấn .II.1. Định dạng trang
Cụng việc chuẩn bị in ấn bảng tớnh bao gồm cỏc phần việc được thực hiện từ lệnh
File\Page Setup.
Trong hộp hội thoại Page Setup ta cú thể thực hiện cỏc cụng việc sau: Vào cỏc thụng số in bao gồm 4 loại thụng số:
1. Page: cỏc thụng số trang giấy in.
2. Margins: cỏc thụng số lề trang in.
3. Header/Footer: tiờu đề trang in (nếu cần thiết).
4. Sheet: cỏc thụng số về dữ liệu cần in trờn bảng tớnh.
Nỳt Print Preview dựng để kiểm tra trước khi in chớnh thức ra giấy in. Nỳt Print dựng để ra lệnh in.
Nỳt Option dựng để đặt lại cỏc thụng số mỏy in. Nỳt OK đúng cửa sổ Page Setup.
Cỏc thụng số in sẽ được mụ tả cụ thể dưới đõy.
.II.1.1. Page
• Orientation: hướng in.
Adjust to: tỷ lệ in so với dạng chuẩn.
Fit to: dón/nộn vựng in trong số trang được chỉ ra bởi cỏc thụng số về chiều rộng
(wide) và chiều dài (tall). • Paper size: kớch thước giấy in.
• Print Quality: chất lượng in.
• First Page Number: số trang bắt đầu cần đỏnh số.
.II.1.2. Margins
• Cỏc thụng số lề Top, Bottom, Left, Right: lề trờn, dưới, trỏi, phải.
• From Edge/Header, Footer: khoảng cỏch từ mộp trang giấy đến tiờu đề trang.
• Center on Page: in vào giữa trang theo chiều Horizontally (ngang), Vertically (dọc).
.II.1.3. Header/Footer
Cỏc thụng số về tiờu đề được đưa vào tự động hoặc bằng tay khi nhấn cỏc nỳt Customize Header hoặc Customize Footer.
• Left section, Center section, Right section: vị trớ trỡnh bày tiờu đề trong trang.
• Cỏc nỳt phớa trờn dựng để trỡnh bày font chữ, chốn số trang, tổng số trang, ngày giờ hệ thống.
.II.1.4. Sheet
• Print Area: chọn vựng dữ liệu cần in.
• Print Titles: tiờu đề hàng, cột của dữ liệu, trong đú:
Row to repeat at top: tiờu đề hàng. Cỏc hàng được in ra ở mọi trang. Column to repeat at left: tiờu đề cột. Cỏc cột được in ra ở mọi trang.
• Print: lựa chọn kiểu in.
Row and Column Heading: in tiờu đề hàng, cột của bảng tớnh. Gridlines: in ra lưới của cỏc ụ bảng tớnh.
Comment: in chỳ thớch.
Draft Quality: in nhanh (bỏ qua Format). Black and White: in đen trắng.
• Page order: thứ tự in.
Down, then over: in từ trờn xuống dưới trước, sau đú mới sang ngang. Over, then down: in sang ngang trước, sau đú mới xuống dưới.
.II.2. In
Cụng việc in trong Excel được thực hiện bằng lệnh File\Print. Hộp hội thoại Print xuất hiện.
• Printer: tờn của mỏy in, kiểu mỏy in, …
• Nỳt Properties: chọn cỏc thụng số của mỏy in như khổ giấy, hướng giấy, chế độ phõn gii màu, chất lượng in…
• Page Range: lựa chọn vựng in.
All: in toàn bộ cỏc trang.
Pages from… to: in hạn chế cỏc trang từ … đến trang .. • Print what:
Selection: chỉ in vựng được chọn.
Selected sheet: in cỏc sheet đang làm việc. Entire Wookbook: in toàn bộ Wookbook.
• Copies: số lượng bn in.
• Print to file: được chọn nếu muốn văn bn ra file.
• Nỳt Preview: dựng để xem tổng quỏt bảng tớnh trước khi in chớnh thức ra giấy in. Sau khi đó chọn xong cỏc thụng số in kớch chuột tại nỳt OK hoặc nhấn Enter để bắt đầu cụng việc in.
Cõu hỏi và bài tập
1. Thực hành lại tất cả cỏc thao tỏc chuẩn bị in ấn trong bài và xem kết quả ở chế độ Print Preview.
2. Mở file BD10A.xls, mở sheet cài đặt cỡ giấy in là A4, font chữ chớnh trong bảng là Times New Roman và cỡ chữ nhỏ nhất là 12. Xem kết quả ở chế độ Print Preview. Nếu dữ liệu nằm trờn hai trang giấy, hóy đặt lại chế độ in sao cho chỳng nằm khớt trờn một trang in.
3. Làm tương tự với file BD10B.xls.
4. Hóy đặt chế độ in sao cho sau khi in ra, cỏcơ bảng điểm của lớp 10A và 10B đều cú tờn sheet và ngày thỏng in nằm ở gúc trỏi phần tiờu đề trờn, dũng chữ “Trường PTTH ABC” nằm ở gúc phải tiờu đề trờn và số trang nằm ở giữa phần tiờu đề dưới theo mẫu sau:
ễn tập