Bài 2. Nhập dữ liệu và định dạng bảng tớnh
.IV Định dạng cho dữ liệu
lưu trữ dữ liệu trong cỏc ụ của bảng tớnh cựng với cỏc thụng số định dạng của cỏc ụ đú. Việc định dạng cho cỏc dữ liệu trong bảng tớnh cú thể tiến hành bằng lệnh Cells trong thực đơn
Format.
.IV.1. Định dạng cho dữ liệu kiểu số
Cựng một giỏ trị nhưng số cú nhiều cỏch thể hiện khỏc nhau, để định dạng số cú thể thực hiện như sau:
Chọn khối muốn định dạng.
Chọn Format\Cells (hoặc Ctrl+1), sau đú chọn mục Number trong hộp hội thoại Format
Cells và chọn tiếp cỏc thụng số định dạng sau:
Trong hộp Category chọn cỏc kiểu dữ liệu cần trỡnh bày và chọn tiếp cỏc thụng số khỏc tuỳ thuộc vào loại dữ liệu đó được chọn trong hộp này. Hóy vừa chọn vừa quan sỏt hộp Sample để xem mẫu định dạng. Cụ thể:
• General: định dạng chung. Với kiểu định dạng này, text gừ vào sẽ được dúng hàng bờn
trỏi và dữ liệu kiểu số sau khi gừ vào bảng tớnh sẽ được dúng hàng bờn phải ụ.
• Number: dựng để định dạng cỏc số thụng thường. Chọn tiếp cỏc thụng số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu thập phõn, Use 1000 Separators (,) - dựng dấu phẩy để phõn
cỏch hàng nghỡn, Negative numbers - chọn cỏch định dạng số õm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.
• Currency: dựng để định dạng cho cỏc giỏ trị tiền tệ. Chọn tiếp cỏc thụng số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu thập phõn, Symbol - chọn ký hiệu tiền tệ của cỏc
nước khỏc nhau (Mỹ, Anh, Đức…), Negative numbers - chọn cỏch định dạng số õm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.
• Time: định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type.
• Percentage: định dạng theo kiểu phần trăm. Số chữ số sau dấu thập phõn được chọn
trong hộp Decimal places.
• Text: định dạng số theo kiểu text.
• Special: định dạng theo mó vựng và số điện thoại.
• Custom: tuỳ biến theo khuụn dạng được gừ trong hộp Type. Nỳt Delete được dựng để xúa khuụn dạng khụng cần dựng đến.
.IV.2. Định dạng ngày thỏng
Khi nhập ngày thỏng, cần nhập thỏng trước ngày sau, cú thể chỉ cần nhập ngày, thỏng và năm Excel sẽ lấy theo thỏng năm hiện hành của hệ thống. Cựng một ngày nhưng cú thể chọn cỏc cỏch hiển thị khỏc nhau.
Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category trong bảng Number chọn mục Date, và chọn cỏch hiển thị bờn khung Type.
Ngày thỏng hiển thị theo dạng tổng quỏt m/d/yy (thỏng/ngày/năm), nếu khụng vừa ý với cỏc dạng cú sẵn, cú thể tạo ra một dạng hiển thị riờng bằng cỏch chọn mục Custom trong khung
Category, và gừ dạng cần thiết vào khung Type, vớ dụ dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số thỏng/4 số
.IV.3. Định dạng vị trớ
Chọn mục Alignment trong hộp Format Cells để dúng hàng cho dữ liệu.
Dữ liệu nhập vào bảng tớnh cú vị trớ mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy nhiờn cú thể định dạng lại theo cỏc bước sau:
Chọn khối dữ liệu.
Click chọn cỏc biểu tượng định dạng vị trớ trờn thanh cụng cụ hoặc chọn
Format\Cell (Ctrl+1), trong hộp hội thoại Format Cells chọn bảng Alignment: Khung Horizontal: click mở khung này để lựa chọn cỏch hiển thị hàng ngang.
General: tổng quỏt. Left (indent): trỏi. Right: phải. Center: giữa.
Justify: đều hai bờn. Fill: vừa bằng ụ, vựng.
Khung Vertical: click mở khung này để lựa chọn cỏch hiển thị hàng dọc. Top: phớa trờn.
Center: giữa. Bottom: phớa dưới. Justify: đều hai bờn.
Khung Orientation: kiểu chữ đứng hoặc nghiờng (chỉnh độ nghiờng trong khung Degrees).
Text control: cỏc điều khiển khỏc. Chọn Wrap text nếu muốn text xuống dũng trong cỏc ụ
khi dài hơn độ rộng hiện thời của ụ. Chọn Shrink to fit nếu muốn text vừa khớt trong cỏc ụ khi cỏc ụ đú bị co hẹp. Chọn Merge Cells nếu muốn trộn cỏc ụ trờn cựng hàng và cựng cột. Sau khi trộn, chỉ cú dữ liệu nằm ở ụ trỏi trờn trong vựng đó được chọn hiện trong ụ được trộn. Do đú, muốn ụ trộn chứa tất cả dữ liệu trong vựng đó chọn thỡ trước khi trộn phải sao chộp toàn bộ dữ liệu vào ụ trỏi trờn.
.IV.4. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu
Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu cú thể thực hiện theo cỏc bước sau: Chọn khối muốn định dạng.
Chọn Format\Cell (Ctrl+1).
Chọn cỏc định dạng trong bảng Font trong hộp thoại Format Cells.
Font, Font style: kiểu chữ. Size: kớch cỡ.
Underline: cỏc kiểu chữ gạch chõn được mụ t tại vị trớ Underline (None - bỡnh thường, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đỳp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tài chớnh đến cuối mộp phải của ụ, Double Accounting - gạch đỳp kiểu tài chớnh).
Color: màu.
Preview: xem trước.
Trong khung Effects cú 3 mục lựa chọn: Strikethrought: gạch ngang.
Superscript: số mũ (x2). Subscript: chỉ số (H2O).
* Trờn cựng một ụ để định dạng kiểu chữ khỏc nhau cho cỏc thành phần dữ liệu, chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bỡnh thường.
* Lựa chọn Normal Font được dựng nếu muốn lấy lại kiểu trỡnh bày ngầm định.
.IV.5. Tạo đường viền ụ
Mục Border trong hộp thoại Format Cells cho phộp tạo khung (đường viền) cho khối ụ hiện thời.
Cỏc đường kẻ dũng và cột trong Excel sẽ khụng thấy khi in ra giấy, nếu cần cú khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau:
Chọn ụ, vựng muốn kẻ khung.
Chọn Format\Cell và chọn bảng Border. Chọn cỏc dạng kẻ khung trong hộp thoại:
None: khụng kẻ khung.
Outline: kẻ vũng chung quanh khối hoặc ụ. Inside: kẻ cỏc đường bờn trong khối chọn. Style: chọn dạng đường kẻ.
Color: chọn màu.
Cú thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đó cú kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, click vào cỏc đường kẻ để chọn hoặc xúa.
.IV.6. Tụ màu
Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tụ màu cho cỏc ụ được chọn. Trong đú: Parttern: mẫu nền.
Color: màu tụ, trong đú No color huỷ tụ màu nền. Sample: hiện mẫu tụ theo cỏc thụng số vừa được chọn.
Cõu hỏi và bài tập
1. Thực hành lại tất cả cỏc thao tỏc định dạng dữ liệu đó nờu trong bài. 2. Mở file BD10A.xls và trỡnh bày lại theo mẫu sau:
3. Tự trỡnh bày lại dữ liệu trong file BD10B.xls.
.V Sao chộp và di chuyển dữ liệu