Bài 2. Nhập dữ liệu và định dạng bảng tớnh
.V Sao chộp và di chuyển dữ liệu
Khi làm việc với bảng tớnh, đụi khi chỳng ta phải nhập dữ liệu hoặc gừ cụng thức giống nhau hoặc gần giống nhau nhiều lần tại cỏc vị trớ khỏc nhau ở những thời điểm khỏc nhau. Khi đú, thay cho việc phải gừ nhiều lần, chỳng ta hóy dựng chức năng copy của Excel để tiết kiệm thời gian làm việc.
Sau khi sao chộp, kết quả của bản sao sẽ khỏc nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu gốc trước khi sao chộp:
• Nếu dữ liệu gốc là hằng hoặc là cụng thức chỉ chứa hằng và địa chỉ tuyệt đối, kết quả sao chộp sẽ khụng thay đổi so với bản gốc.
Vớ dụ: nếu dữ liệu gốc cú dạng là hằng chữ như “Bảng tổng kết điểm”, hoặc là một con số như “450000” hoặc là cụng thức dạng “=$A$5*12” thỡ dự sao chộp tới đõu, kết quả bản sao vẫn giống hệt dữ liệu gốc.
• Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thỡ kết quả sao chộp sẽ khỏc so với bản gốc. Nú sẽ phụ thuộc vào vị trớ hiện thời của ụ chứa kết quả sao chộp.
Vớ dụ, ụ C12 chứa cụng thức “=SUM(C6:C11)”. Khi ta tiến hành sao chộp sang ụ bờn phải, thỡ tại ụ D12 Excel sẽ đổi lại thành cụng thức “=SUM(D6:D11)”. Nếu sao chộp sang ụ G18 thỡ cụng thức lỳc này sẽ là “=SUM(G12:G17)”.
Sau đõy chỳng ta sẽ học một số phương phỏp sao chộp dữ liệu khỏc nhau.
.V.1.1. Dựng chuột
Ta cú thể dựng chuột để sao chộp nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trờn màn hỡnh.
a) Dựng nỳt trỏi chuột
2. Đưa trỏ chuột tới đường biờn của vựng chọn sao cho cú dạng ở.
3. Giữ Ctrl và rờ vựng lựa chọn tới đớch. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu cộng bờn cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rờ chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vựng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dũng trạng thỏi xuất hiện thụng bỏo “Drag to
copy cell contents, use ALT key to switch sheets”, nghĩa là Excel hướng dẫn chỳng ta
nếu muốn sao chộp sang sheet khỏc thỡ phải giữ phớm ALT trong khi kớch chọn tờn sheet.
Chỳ ý:
Nếu trong khi rờ chuột để copy vào vựng đớch mà vựng này đang chứa dữ liệu thỡ kết quả sao chộp sẽ xúa dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trớ đú. Nếu muốn sao và chốn kết quả vào vựng dữ liệu đó cú sẵn thỡ phải giữ Ctrl+Shift trong khi rờ chuột. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vựng đớch sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trớ mộp dọc hay mộp ngang của cỏc ụ trong vựng đớch.
b) Dựng nỳt phải chuột
1. Chọn vựng dữ liệu gốc cần sao chộp.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biờn của vựng chọn sao cho cú dạng ở.
3. Hóy bấm giữ nỳt phải và rờ chuột tới vựng đớch. Trong khi rờ chuột, tại dũng trạng thỏi xuất hiện thụng bỏo “Drag cells; then release to see paste option” - rờ chuột, sau đú thả chuột và xem cỏc tuỳ chọn khi dỏn kết quả.
Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong cỏc phương ỏn sau: • Copy here: dỏn kết quả sao chộp tại đõy.
• Copy as Value Only: chỉ sao chộp giỏ trị của cỏc ụ chứa dữ liệu gốc.
• Copy as Format Only: chỉ sao chộp định dạng giỏ trị của cỏc ụ chứa dữ liệu gốc.
• Link here: liờn kết với cỏc ụ chứa dữ liệu gốc.
• Shift Down and Copy: chốn vào cỏc ụ chứa dữ liệu ở vựng đớch và đẩy chỳng xuống
dưới.
• Shift Right and Copy: chốn vào cỏc ụ chứa dữ liệu ở vựng đớch và đẩy chỳng sang phải.
• Cancel: huỷ việc sao chộp.
.V.1.2. Dựng bộ đệm (Clipboard)
Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của mỏy tớnh để cất giữ tạm thời cỏc kết quả sao chộp. Sau khi dựng lệnh dỏn (Paste), Windows sẽ sao chộp dữ liệu từ Clipboard vào vị trớ hiện thời trong bảng tớnh.
Cỏc bước thực hiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Chọn vựng dữ liệu muốn sao chộp. 2. Làm một trong cỏc cỏch sau:
• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Copy. • Nhấn tổ hợp phớm Ctrl+C.
• Kớch nỳt phải chuột và kớch Copy trờn thực đơn ngắn. • Kớch nỳt Copy trờn Standard Toolbar.
• Excel xuất hiện một đường viền nhấp nhỏy quanh vựng dữ liệu được chọn. 3. Chọn vị trớ đớch chứa kết quả sao chộp.
• Nếu sao chộp một vựng dữ liệu chỉ cần chọn một ụ của vựng đớch. • Nếu sao chộp vào cỏc vựng khỏc nhau thỡ phải chọn chỳng đồng thời.
• Nếu sao chộp tới bảng tớnh, hoặc file khỏc thỡ mở chỳng ra và chọn vị trớ đớch. 4. Để dỏn dữ liệu vào vựng đớch hóy làm một trong cỏc cỏch sau:
.V.1.3. Sao chộp bỡnh thường
• Nhấn phớm Enter (chỉ dỏn được một lần). • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. • Nhấn tổ hợp phớm Ctrl+V.
• Kớch nỳt phải chuột và kớch Paste trờn thực đơn ngắn. • Kớch nỳt Paste trờn Standard toolbar.
Ghi chỳ:
• Phải đảm bảo rằng vựng đớch là vựng trắng, nếu khụng dữ liệu cũ trong vựng đớch sẽ bị xúa mất.
• Để dỏn kết quả sao chộp và chốn dữ liệu ở vị trớ mới hóy làm như sau:
Kớch nỳt phải tại vị trớ mới và kớch vào lệnh Insert Copied Cells (hoặc dựng lệnh
Copied Cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:
Chọn Shift cells right sẽ đẩy cỏc ụ hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ đẩy cỏc ụ hiện thời xuống dưới.
• Nếu muốn xúa đường viền nhấp nhỏy xung quanh khối dữ liệu, hóy nhấn Esc.
.V.1.4. Dỏn đặc biệt
1. Chọn đớch dỏn kết quả sao chộp.
2. Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong thực đơn ngắn khi kớch nỳt phải chuột). Xuất hiện hộp hội thoại:
3. Trong hộp Paste Special, chọn một hoặc vài tuỳ chọn sau:
• Trong hộp Paste, chọn một trong cỏc tuỳ chọn: All - sao toàn bộ hằng, cụng thức, kiểu định dạng sang vựng đớch, Formula - chỉ sao chộp cụng thức sang vựng đớch, Values - chỉ sao chộp giỏ trị sang vựng đớch, Format - chỉ sao chộp định dạng sang vựng đớch,
Comments - chỉ sao chộp chỳ thớch sang vựng đớch, Validation - chỉ sao chộp những
thụng số trong hộp hội thoại Validation sang đớch, All except border - sao chộp tất cả trừ đường viền sang vựng đớch.
• Trong hộp Operation chọn một trong cỏc tuỳ chọn: None - sao chộp và thay thế giỏ trị của ụ nguồn vào ụ đớch, Add - sao chộp và cộng giỏ trị ụ nguồn và ụ đớch, Subtract - sao chộp và trừ giỏ trị của ụ nguồn và ụ đớch, Devide - sao chộp và chia giỏ trị của ụ nguồn và ụ đớch.
• Skip blanks được chọn nếu khụng muốn cỏc ụ trống trong vựng dữ liệu gốc xúa những
giỏ trị ở vị trớ tương ứng trong vựng đớch.
• Transpose được chọn sẽ sao chộp và hoỏn vị trớ cột/hàng trong vựng dữ liệu gốc thành
vị trớ hàng/cột trong vựng dữ liệu đớch.
• Nỳt Paste Link được dựng khi muốn kết quả sao chộp liờn kết với dữ liệu vựng gốc. Mọi sự thay đổi của dữ liệu gốc sẽ tự động dẫn đến mọi thay đổi dữ liệu trong vựng đớch.
.V.1.5. Sao chộp trong vựng lõn cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phương phỏp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phộp điền dữ liệu ở cỏc ụ kề bờn cỏc ụ đó chọn theo một quy luật nhất định. Cỏc thao tỏc của phương phỏp này đó được trỡnh bày, khi giới thiệu cỏc thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cỏch dựng Fillhandle để mở rộng dóy dữ liệu. Chỳ ý rằng, khi sao chộp cụng thức, chỉ cần chọn một ụ chứa cụng thức.
.V.2. Di chuyển dữ liệu
Trong khi làm việc với bảng tớnh, đụi khi chỳng ta cú nhu cầu di chuyển cỏc dữ liệu tới vị trớ mới thay cho việc phải xúa chỳng ở vị trớ cũ và gừ lại ở vị trớ mới. Vị trớ mới của dữ liệu cú thể là một ụ hoặc một vựng ụ khỏc trờn cựng sheet, cú thể là sheet khỏc trong cựng file hoặc cú thể là file khỏc của Excel hoặc Winword…
.V.2.1. Dựng chuột
Ta cú thể dựng chuột để di chuyển nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trờn màn hỡnh.
a) Dựng nỳt trỏi chuột
1. Chọn vựng dữ liệu gốc cần di chuyển.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biờn của vựng chọn sao cho cú dạng ở.
3. Rờ vựng lựa chọn tới đớch. Khi bắt đầu rờ chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vựng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dũng trạng thỏi xuất hiện thụng bỏo “Drag
to move cell contents, use ALT key to switch sheet”, nghĩa là Excel hướng dẫn chỳng ta,
nếu muốn di chuyển sang sheet khỏc thỡ phải giữ phớm Alt trong khi kớch chọn tờn sheet.
Chỳ ý:
• Khi rờ chuột để di chuyển dữ liệu vào vựng đớch mà vựng này đang chứa dữ liệu thỡ sẽ xuất hiện thụng bỏo:
• Nếu kớch OK, dữ liệu mới sẽ xúa dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trớ đú. Nếu chọn
Cancel sẽ huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu.
• Nếu muốn chốn kết quả di chuyển vào vựng dữ liệu đó cú sẵn thỡ phải giữ Shift trong khi rờ chuột. Khi bắt đầu rờ chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vựng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dũng trạng thỏi xuất hiện thụng bỏo “Drag to Cut and Insert
cell contents, use ALT key to switch sheet”. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu
đang tồn tại trong vựng đớch sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trớ mộp dọc hay mộp ngang của cỏc ụ trong vựng đớch.
b) Dựng nỳt phải chuột.
1. Chọn vựng dữ liệu gốc cần di chuyển.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biờn của vựng chọn sao cho cú dạng ở.
3. Bấm giữ nỳt phải và rờ chuột tới vựng đớch. Trong khi rờ chuột, tại dũng trạng thỏi xuất hiện thụng bỏo “Drag cells; then release to see paste option” - rờ chuột, sau đú thả chuột và xem cỏc tuỳ chọn khi dỏn kết quả.
4. Sau khi thả tay, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong cỏc phương ỏn sau: • Move here: dỏn kết quả di chuyển tại đõy.
• Shift down and Move: chốn vào cỏc ụ chứa dữ liệu ở vựng đớch và đẩy chỳng xuống
dưới.
• Shift right and Move: chốn vào cỏc ụ chứa dữ liệu ở vựng đớch và đẩy chỳng sang phải.
.V.2.2. Dựng bộ đệm (Clipboard)
Cỏc bước thực hiện:
1. Chọn vựng dữ liệu muốn di chuyển. 2. Làm một trong cỏc cỏch sau:
• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Move. • Nhấn tổ hợp phớm Ctrl+X. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Kớch nỳt phải chuột và kớch Move trờn thực đơn ngắn. • Kớch nỳt Cut trờn Standard toolbar.
Excel xuất hiện một đường viền nhấp nhỏy quanh vựng dữ liệu được chọn. 3. Chọn vị trớ đớch chứa kết quả di chuyển.
• Nếu di chuyển một vựng dữ liệu chỉ cần chọn một ụ của vựng đớch. • Nếu di chuyển vào cỏc vựng khỏc nhau thỡ phải chọn chỳng đồng thời.
• Nếu di chuyển tới bảng tớnh hoặc file khỏc thỡ mở chỳng ra và chọn vị trớ đớch. Để dỏn dữ liệu vào vựng đớch hóy làm một trong cỏc cỏch sau:
Di chuyển bỡnh thường:
• Nhấn phớm Enter (chỉ dỏn được một lần). • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. • Nhấn tổ hợp phớm Ctrl+V.
• Kớch nỳt phải chuột và kớch Paste trờn thực đơn ngắn. • Kớch nỳt Paste trờn Standard toolbar.
Ghi chỳ:
• Phải đảm bảo rằng vựng đớch là vựng trắng. Nếu khụng, dữ liệu cũ trong vựng đớch sẽ bị xúa mất.
• Để dỏn kết quả di chuyển và chốn dữ liệu ở vị trớ mới hóy làm như sau:
Kớch nỳt phải tại vị trớ mới và kớch vào lệnh Insert Cut cells (hoặc dựng lệnh Cut cells
của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:
Chọn Shift cells right sẽ đẩy cỏc ụ hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ đẩy cỏc ụ hiện thời xuống dưới.
.V.3. Xoỏ dữ liệu
(ễ khụng bị xúa) Chọn khối dữ liệu muốn xúa và thực hiện một trong những cỏch sau: Right click và chọn Clear Contents.
Chọn Edit\Clear\Contents. Nhấn phớm Delete.
Sau khi xúa, nếu muốn lấy lại dữ liệu cú thể sử dụng tớnh năng Undo bằng một trong ba cỏch sau: chọn Edit\Undo, nhấn Ctrl+Z, hoặc click biểu tượng Undo trờn thanh cụng cụ.
.V.4. Sao chộp định dạng, chốn ghi chỳ
.V.4.1. Sao chộp định dạng
(Chỉ sao chộp định dạng của ụ, khụng sao chộp nội dung ụ) Nếu muốn cỏc ụ khỏc cú định dạng giống như một ụ nào đú ta cú thể thực hiện:
Chọn ụ cú định dạng muốn sao chộp. Click biểu tượng Format\Painter
Click vào ụ hoặc click and drag lờn khối muốn sao chộp.
.V.4.2. Chốn ghi chỳ (Comment)
Mỗi ụ đều cú thể chốn ghi chỳ. Khi đưa con trỏ chuột đến gúc bờn phải của ụ, ghi chỳ sẽ hiển thị. Để chốn ghi chỳ cần thực hiện:
Right click tại ụ muốn chốn ghi chỳ và chọn Insert Comment (hoặc sử dụng trỡnh đơn
Insert\Comment).
Chọn Format\Comment để định dạng kiểu chữ (font) sau đú nhập ghi chỳ bỡnh thường.
.V.4.3. Chỉnh sửa và xúa ghi chỳ
Chỉnh sửa: right click tại ụ muốn chỉnh sửa và chọn Edit Comment. Xúa: right click tại ụ muốn xúa và chọn Delete Comment.
Cõu hỏi và bài tập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Thực hành lại tất cả cỏc thao tỏc sao chộp và di chuyển dữ liệu đó nờu trong bài.
2. Nờu sự khỏc nhau giữa việc sao chộp tất cả dữ liệu trong một bảng tớnh sang bảng tớnh khỏc và việc sao chộp chớnh bảng tớnh đú thành hai bn.
3. Mở file BD10A.xls, tớnh toỏn tương ứng. Trong khi tớnh toỏn cú sử dụng việc sao chộp cụng thức sao cho kết quả cú dạng sau:
Bài 3. Cụng thức và tớnh toỏn cơ bản