II. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2. Thực hiện các bớc kiểm tra chi tiết
2.4. Kiểm tra hàng mua trả lại
Đối với khách là công ty ABC trong bớc khảo sát chung KTV nhận thấy hàng mua trả lại là rất nhiều mà quy trình xủ lý hàng mua trả lại cha đợc khoa học do đó rất có thể tồn tại trong nghiệp vụ này nhiều sai sót trọng yếu. Đây cũng là vấn đề mà sau này công ty IFC sẽ t vấn cho ABC.Trong tháng 12 có hai lô hàng mua trả lại KTV sẽ kiểm tra việc phản ánh ghi chép phản ánh có trung thực hợp lý hay không?
Sơ đồ 17 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Mục tiêu: Đảm bảo các NV hàng mua trả lại đợc ghi chép đúng kỳ.
Công việc thực hiện: đối chiếu số liệu trên Sổ cái hàng tồn kho với chứng từ xuất
STT Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho
USB VN Đ SH Ngày
tháng 1 Trả lại hàng cho Trung Quốc 149.500 2.616.250.000 000486 14/12/04
2 Trả lại hàng cho Phơng Nhổn 10.255.000 000504 25/12/04 OK
Kết luận: Hàng mua trả lại đã đợc ghi nhận đúng kỳ.
2.2. Gửi th xác nhận các khoản phải trả ngời bán
Đối với thủ tục gửi th xác nhận Khoản phải trả ngời bán, KTV sẽ tiến hành gửi th xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phơng thức th xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thờng bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thờng trong năm để tiến hành gửi th xác nhận (theo giấy tờ làm việc).
Việc gửi th xác nhận đợc tiến hành càng sớm càng tốt (thờng vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận đợc phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có đợc bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Th xác nhận cũng nh phúc đáp đều đợc gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trờng hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận đ- ợc th phúc đáp, các thủ tục thay thế thờng đợc KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì. Năm nhà cung cấp đợc lựa chon.
Sơ đồ 18 (bảng): Các nhà cung cấp
STT Nhà cung cấp Mua trong kì
1 Công ty cơ khí Hng Yên 1.608.774.820
2 Hợp tác xã Nhổn 551.297.024
4 Công ty Nhựa Sài Gòn 7.853.540.573
5 Đõ văn Vũ 38.175.166
Sau đây là mẫu th xác nhận trên giấy tờ làm việc của KTV:
Sơ đồ 19 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2005
Th xác nhận số d phải trả
Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trởng Công ty cơ khí Thành Viễn
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004 của công ty ABC chúng tôi đề nghị Quí công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi công ty Kiểm toán IFC, số d công nợ giữa công ty ABC và Quí công ty tại ngày 31/12/2005 thể hiện trên sổ kế toán của Quí công ty theo mẫu dới đây.
Th xác nhận của Quí công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc của chúng tôi nếu đợc trả lời nhanh nhất.
Trân trọng,
(Kí, đóng dấu) (Ký ghi rõ họ tên )
Bùi Thị Lan Lê Tuấn Anh
Kế toán trởng công ty ABC KTV công ty IFC
Kính gửi : Công ty Kiểm toán T Vấn Tài Chích Quốc Tế (IFC) Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Ngời nhận : KTV Lê Tuấn Anh
Chúng tôi xác nhận số d công nợ Công ty ABC còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2004 nh sau:
Số liệu của Nhà máy ABC Số liệu của chúng tôi Chênh lệch
115.005.700 115.005.700 0
Hà Nội. ngày 25 tháng 03 năm 2005
Giám đốc
(Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy