II. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2. Thực hiện các bớc kiểm tra chi tiết
2.3. Kiểm tra tính đúng kì của việc ghi nhận công nợ
2.3.1. Kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng,
Thủ tục này giúp cho kiểm toán viên xác định các giao dịch thực tế xảy ra trong kì này đã đợc ghi sổ nh thế nào. Trong thực tế, có một số công ty khi muốn khuếch trơng tình hình tài chính của mình đã ghi hoá đơn mua hàng của năm nay vào năm sau, đây là một gian lận thờng thấy. Do đó khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên sẽ lựa chọn một số hoá đơn trớc và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ nhật ký mua hàng thờng là từ 15 ngày trở lại, sổ chi tiết phải trả ngời bán để khẳng định tính đúng kì.
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/Reviewed by: Ngày soát xét/Date:
STT trang/ No:
Mục tiêu: Bảo đảm công nợ đợc ghi nhận đúng kì.
Thủ tục: Chọn các Phiếu nhập kho phát sinh 15 ngày trớc ngày khoá sổ (31/12/04), kiểm tra đến hóa đơn, chứng từ kèm theo:
Chứng từ
Nội dung Số tiền
Số Ngày
PN387 17/12/04 Mua tôn 2x236x542 60.321.354
PN388 18/12/04 Mua nhựa Trung Quốc 650.231.325
PN389 21/12/04 Mua các loại Bu lông ốc vít của Thành Viễn 10.236.932
PN390 21/12/04 Mua ống xã (Pô xe máy ) của UMV 1.562.321.632
PN400 25/12/04 Mua thép Hoà Phát 2.156.456.900
PN401 26/12/04 Mua cọc lái CLC 2.132.456.645
PN402 28/12/04 Mua Tem của công ty Hoà Hải 9.100.000
PN403 29/12/04 Mua dan dể chân xe máy của xý nghiệp Lan Anh
35.123.500
PN404 30/12/04 Hàng trả về xe Force 125cc 75.000.000
đã kiểm tra chứng từ nhập hàng( so sánh phiếu nhập cùng thẻ kho , sổ chi tiết hàng nhập và sỏ chi tiết phải trả ngời bán)
2.3.2. Kiểm tra tính đúng kì của các chứng từ thanh toán
Các chứng từ thanh toán có thể là ghi các phiếu chi của kì sau vào kì này, hoặc là ghi các phiếu chi của kì này vào kì sau. Việc ghi chép không đúng kì các chứng từ thanh toán sẽ ảnh hởng đến việc phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Để kiểm tra việc ghi sổ đối với các chứng từ thanh toán, KTV cũng chọn một số phiếu chi từ trớc và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải trả ngời bán. Thờng xem xét truớc và sau 15 ngày khoá sổ của năm tài chích.
Sơ đồ 16 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/Reviewed by: Ngày soát xét/Date:
STT trang/ No:
Mục tiêu : Các khoản thanh toán và phiếu chi ghi đúng kỳ.
Thủ tục : Chọn các chuáng từ thanh toán từ 15 ngày trớc khi khoá sổ (31/12/04) kiểm tra chứng từ kiềm theo .
Chứng từ
Nội dung Số tiền
Số Ngày
PC823 28/12/04 Trả tiền điện cho công ty Điện lực Hà Tây 100.850.000
PC824 28/12/04 Trả tiền (chuển khoản)mua nhựa Trung Quốc 650.231.325
PC825 29/12/04 Mua các loại Bu lông ốc vít của Thành Viễn 10.236.932
PC827 30/12/04 Trả tiền mua( bằng TM) thép Hoà Phát 2.156.456.900 Đã đối chiếu với sổ quỹ .
Kết luận: Các khoản thanh toán đã ghi đúng kỳ.
2.4. Kiểm tra hàng mua trả lại.
Đối với khách là công ty ABC trong bớc khảo sát chung KTV nhận thấy hàng mua trả lại là rất nhiều mà quy trình xủ lý hàng mua trả lại cha đợc khoa học do đó rất có thể tồn tại trong nghiệp vụ này nhiều sai sót trọng yếu. Đây cũng là vấn đề mà sau này công ty IFC sẽ t vấn cho ABC.Trong tháng 12 có hai lô hàng mua trả lại KTV sẽ kiểm tra việc phản ánh ghi chép phản ánh có trung thực hợp lý hay không?
Sơ đồ 17 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Mục tiêu: Đảm bảo các NV hàng mua trả lại đợc ghi chép đúng kỳ.
Công việc thực hiện: đối chiếu số liệu trên Sổ cái hàng tồn kho với chứng từ xuất
STT Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho
USB VN Đ SH Ngày
tháng 1 Trả lại hàng cho Trung Quốc 149.500 2.616.250.000 000486 14/12/04
2 Trả lại hàng cho Phơng Nhổn 10.255.000 000504 25/12/04 OK
Kết luận: Hàng mua trả lại đã đợc ghi nhận đúng kỳ.
2.2. Gửi th xác nhận các khoản phải trả ngời bán
Đối với thủ tục gửi th xác nhận Khoản phải trả ngời bán, KTV sẽ tiến hành gửi th xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phơng thức th xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thờng bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thờng trong năm để tiến hành gửi th xác nhận (theo giấy tờ làm việc).
Việc gửi th xác nhận đợc tiến hành càng sớm càng tốt (thờng vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận đợc phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có đợc bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Th xác nhận cũng nh phúc đáp đều đợc gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trờng hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận đ- ợc th phúc đáp, các thủ tục thay thế thờng đợc KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì. Năm nhà cung cấp đợc lựa chon.
Sơ đồ 18 (bảng): Các nhà cung cấp
STT Nhà cung cấp Mua trong kì
1 Công ty cơ khí Hng Yên 1.608.774.820
2 Hợp tác xã Nhổn 551.297.024
4 Công ty Nhựa Sài Gòn 7.853.540.573
5 Đõ văn Vũ 38.175.166
Sau đây là mẫu th xác nhận trên giấy tờ làm việc của KTV:
Sơ đồ 19 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2005
Th xác nhận số d phải trả
Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trởng Công ty cơ khí Thành Viễn
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004 của công ty ABC chúng tôi đề nghị Quí công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi công ty Kiểm toán IFC, số d công nợ giữa công ty ABC và Quí công ty tại ngày 31/12/2005 thể hiện trên sổ kế toán của Quí công ty theo mẫu dới đây.
Th xác nhận của Quí công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc của chúng tôi nếu đợc trả lời nhanh nhất.
Trân trọng,
(Kí, đóng dấu) (Ký ghi rõ họ tên )
Bùi Thị Lan Lê Tuấn Anh
Kế toán trởng công ty ABC KTV công ty IFC
Kính gửi : Công ty Kiểm toán T Vấn Tài Chích Quốc Tế (IFC) Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Ngời nhận : KTV Lê Tuấn Anh
Chúng tôi xác nhận số d công nợ Công ty ABC còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2004 nh sau:
Số liệu của Nhà máy ABC Số liệu của chúng tôi Chênh lệch
115.005.700 115.005.700 0
Hà Nội. ngày 25 tháng 03 năm 2005
Giám đốc
(Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy
2.5. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn
Công ty ABC là doanh nghiệp có quan hệ buôn bán với nứơc ngoài, có rất nhiều hoạt động giao dịch thanh toán liên quan đến ngoại tệ mà ở đây chủ yếu là đồng Đôla Mỹ (USD). Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không.
Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết đợc rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá đợc chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nớc công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và đợc hạch toán đúng.
III. Kết thúc kiểm toán
Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên tiến hành đánh giá kết quả kiểm toán của chu trình này và trình lên chủ nhiệm kiểm toán. Chủ nhiệm kiểm toán là ngời sẽ tổng hợp kết quả kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán. Cụ thể, kiểm toán viên của công ty IFC sẽ thực hiện các bớc công việc sau:
1. Tổng hợp kết quả kiểm toán
Sau khi đã xác minh không có sự kiện phát sinh ảnh hởng trọng yếu đến Chu trình mua hàng và thanh toán, trởng nhóm kiểm toán tiến hành tập hợp và soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của KTV các phần hành để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán và Th quản lý. Theo đó, việc soát xét phải đảm bảo các mục đích sau:
- Các bằng chứng đã thu thập, đánh giá mô tả đợc một cách đầy đủ thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng.
- Quá trình kiểm toán Chu trình mua hàng và thanh toán dã đợc thực hiện theo đúng những chơng trình kiểm toán của Công ty IFC và tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán đợc thừa nhận.
- Các mục tiêu kiểm toán xác định chi phí đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã đợc thoả mãn.
- Các giấy tờ làm việc đã chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh cho kết luận trên Báo cáo kiểm toán sau này.
Trong quá trình soát xét nếu phát hiện những điểm cha hoàn thiện, cha đáp ứng đợc các mục tiêu đã đặt ra thì trởng nhóm kiểm toán sẽ yêu cầu KTV phần hành sửa chữa và bổ sung.
Với phần thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại coong ty ABC, sau khi soát xét trởng nhóm kiểm toán đánh giá công việc kiểm toán đã đợc KTV thực hiện khá đầy đủ, các bằng chứng thu thập đã mô tả đợc những thông tin cần thiết về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời hoàn thành đợc các mục tiêu kiểm toán đã đề ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty này.
2. Lập báo cáo kiểm toán
Sau khi tiến hành thu thập th giải trình của Ban Giám đốc khách hàng và lập bản tổng hợp kết quả kiểm toán, KTV lập báo cáo kiểm toán dự thảo. Báo cáo dự thảo này sẽ đợc gửi cho khách hàng xem xét để đi đến thống nhất số liệu và các bút toán điều chỉnh. Cuối cùng, căn cứ vào kết quả thống nhất với khách hàng và kết quả soát xét lần cuối của Ban Giám đốc, KTV tiến hành lập báo cáo kiểm toán thích hợp phát hành cho khách hàng. Nh vậy, trớc khi phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức, hồ sơ kiểm toán phải trải qua 3 lần soát xét chặt chẽ:
B1) Soát xét của một KTV cao cấp hoặc chủ nhiệm kiểm toán đối với các giấy tờ làm việc của nhóm kiểm toán.
B2) Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán đối với toàn bộ hồ sơ kiểm toán trớc khi trình Ban Giám đốc IFC soát xét lần cuối.
B3) Soát xét lần cuối của Ban Giám đốc IFC đối với hồ sơ kiểm toán trớc khi phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức.
3. Công việc sau cuộc kiểm toán
Ngoài ra còn có một việc cuối cùng mà nhóm kiểm toán phải thực hiện là đánh giá kết quả và chất lợng của cuộc kiểm toán, bao gồm việc đánh giá lại rủi ro của cuộc kiểm toán, soát xét hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, đánh giá chất lợng công việc của nhân viên. Đồng thời, KTV cũng luôn giữ mối quan hệ thờng xuyên với khách hàng, nắm bắt kịp thời những thay đổi lớn của khách hàng mà có thể ảnh hởng tới kế hoạch kiểm toán năm sau.
Chơng III
Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và T vấn
tài chính quốc tế (IFC)
I. Nhận xét và bài học kinh nghiệm thực tiễn
Trong nền kinh tế thị trờng ngày nay và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế thì Kiểm Toán đã trở thành một ngành không thể thiếu. Mới ra đời và hoạt động cha đợc bao lâu nhng Công ty kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế IFC đã có một vị thế nhất định trong ngành. Số l ợng khách hàng mà công ty phục vụ rất đa dạng và rộng lớn trên rất nhiều lĩnh vực. Những thành công đó là do sự nổ lực không mệt mõi của toàn thể nhân viên công ty cũng nh công ty có một đội ngũ KTV với nhiều kinh nghiệm. Do vậy đợc tìm hiểu học tập tại công ty IFC là một cơ hội tốt cho em.
Công ty IFC có đợc những thành công nhất định đó bởi công ty đã xây dựng đợc cho mình một chơng trình kiểm toán từ việc thiết kế lập kế hoạch đến thực hành kiểm toán là rất khoa học, hợp lý dạ trên các nguyên tắc Kế toán Kiểm toán cũng nh các chuẩn mực đã đợc ban hành. Cụ thể nh chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty IFC: Từ việc lập kế hoạch đợc tuân thủ theo chuẩn mực số 300, quy trình phân tích đợc lập theo chuẫn mực số 520, hu thập bằng chứng theo chuân mực số 500 …
Trong quá trình hoạt động Công ty có những thuận lợi cũn nh khó khăn nhng có một điều là Công ty đã biết khắc phục những khó khăn và phát huy thững thế mạnh của mình.
• Những thuận lợi của Công ty IFC đã có:
- Đầu tiên là công ty có một đội ngũ những KTV giàu kinh nghiệm với lòng nhiệt huyết muốn đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.
Một điều đặc biệt nữa là cán bộ, nhân viên của công ty có tuổi đời rất trẻ có kiến thức ham học hỏi và sáng tạo đây chính là một lợi thế của Công ty IFC