II. KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ THỰC TH
1.Một số biện pháp
1.1. Tập trung vào kết quả quản lý thực thi dự án.
Trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch, đội quản lý dự án luôn tập trung vào kết quả. Do vậy, trong quá trình thực thi dự án phải luôn nhắm vào những kết quả được định hướng trước để cho tất cả các công đoạn của dự án hoàn thành theo đúng kế hoạch.
1.2. Phân tích kế hoạch.
Có ba cấp cơ bản liên quan đến việc lập kế hoạch một dự án:
- Cấp điều hành là cấp làm việc ở mức tổng thể với thời gian được tính theo các chu kỳ tháng, quý, năm. Cấp này thuộc về các cán bộ lãnh đạo cấp cao, mà mục tiêu chính yếu của họ là ở chỗ sao cho tiến trình dự án luôn phù hợp với kế hoạch kinh doanh tổng thể.
- Cấp quản lý làm việc với thời gian được tính theo chu kỳ tuần trong tháng, có trách nhiệm chỉ ra kỳ hạn và những sự kiện quan trọng; sử dụng và điều phối trực tiếp các nguồn lực của Đội dự án với sự tham gia của các thành viên trong kế hoạch tổng thể.
- Cấp thực hiện làm việc với thời gian được tính theo chu kỳ ngày trong tuần, việc thực hiện hiện giành cho những người chịu trách nhiệm chỉ huy công việc của dự án hàng ngày.
Tất cả các kế hoạch phải được liên kết thống nhất với nhau, nhưng mỗi cấp chỉ nhận những thông tin cần thiết, giúp họ điều phối và kiểm soát sự tham gia của mình trong dự án.
Việc lập ra các kỳ hạn sẽ có những lợi ích rất lớn trong việc kiểm soát công việc của dự án quan trọng .Mỗi kỳ hạn có thể được xem xét như là một dự án nhỏ có liên quan đến thưởng, phạt đối với việc hoàn thành hoặc không.
1.3. Lập kế hoạch một cách sáng tạo.
Một trong những mục tiêu cụ thể của công tác lập kế hoạch là có sự tham gia của tất cả các thành viên cam kết làm việc nghiêm túc trong dự án.
Đó chính là cơ sở để họ hiểu rõ dự án đòi hỏi cái gì? Những suy nghĩ và đóng góp của họ thể hiện bằng những phương pháp được chấp nhận, sự phân bổ các nguồn lực, sự ước tính về thời gian và chi phí. Các phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho tất cả các bên có liên quan, vì chính họ là những người vạch ra kế hoạch thực hiện hay lập chương trình của dự án.
1.4. Đổi mới tổ chức dự án.
Mục đích của việc tổ chức có thể được xác định như sau:
- Đạt được sự hợp tác tích cực giữa các thành viên tham gia dự án. - Phân định rõ vai trõ và trách nhiệm cho những người tham gia dự án. - Phân phối và truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả.
Việc lập ra một sơ đồ trách nhiệm trong công tác tổ chức dự án là rất cần thiết, vì nó chỉ rõ tên hay trật tự các công việc, cũng như từng giai đoạn của dự án mà mỗi thành viên tham gia sẽ phải chịu trách nhiệm.
Để việc phân phối hay truyền đạt được thông tin một cách có hiệu quả đòi hỏi chủ nhiệm dự án phải biết tập trung vào những yêu cầu sau:
- Xác định rõ các đối tượng nhận tin và xây dựng các kênh truyền tin hợp lý.
- Thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác và cung cấp đúng đối tượng.
- Kiểm soát được các luồng thông tin đi và đến.
1.5. Điều phối dự án bằng công cụ sơ đồ ngang và sơ đồ mạng.
Một trong những phương tiện cơ bản trong việc điều phối dự án là sơ đồ ngang, sơ đồ này phải dựa trên sơ đồ mạng. Chủ nhiệm dự án có nhiệm vụ đảm bảo rằng, tất cả các thành viên của đội dự án hiểu được thời gian đóng góp của họ và mối quan hệ qua lại giữa công việc của dự án với công việc khác. Mặc dù, sơ đồ mạng có thể được sử dụng cho mục đích này, nhưng nên nhớ rằng phải làm cho mọi người hiểu được sơ đồ mạng phải được chuyển thành sơ đồ ngang để dễ hiểu hơn và dễ tham chiếu.
- Mã số trắc nghiệm
- Thời gian và trật tự thực hiện từng công việc - Nguồn lực huy động
- Chi phí theo ngân sách
Sơ đồ mạng sẽ giúp cho chủ dự án dễ điều phối các nguồn lực và dự toàn dòng tiền. Đó là những công cụ quản lý dự án cơ bản, giúp cho đội dự án lập ra được một kế hoạch khả thi đảm bảo cho sự thành công của dự án.
Vào thời điểm cuối cùng của quá trình lập kế hoạch, mỗi công việc sẽ được xác định theo:
- Mã số trách nhiệm
- Thời gian bắt đầu và kết thúc từng giai đoạn công việc và của toàn bộ dự án
- Danh mục các nguồn lực cần huy động - Các khoản chi phí theo ngân sách
1.6. Kiểm soát dự án bằng báo cáo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm soát các mối liên quan đến công việc theo dõi dự án và lập các báo cáo thực hiện đối với dự án có thời gian dài khoảng hai đến ba năm, nên lập báo cáo thực hiện theo chu kỳ tuần hoặc hai tuận một lần. Mục tiêu của báo cáo là để cung cấp thông tin đầy đủ cho chủ nhiệm dự án. Điều này là cơ sở đảm bảo cho dự án có thể được quản lý một cách có hiệu quả.
Nền tảng tổng thể của việc kiểm soát có hiệu quả là tính cần thiết trong công việc so sánh giữa tiến độ với kế hoạch với chi phí thực tế với dự toán được duyệt và khi cần thiết sẽ có hành động điều chỉnh để đưa dự án trở lại quỹ đạo của kế hoạch ban đầu.