* Khái niệm: Chi phí trả trớc (còn gọi là chi phí chờ phân bổ ) là các khoản chi
phí thực tế đã phát sinh nhng cha tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ này mà đợc tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán sau đó. Thuộc chi phí trả trớc có thể gồm các khoản sau:
- Giá trị công cụ, dụng cụ nhỏ xuất dùng thuộc loại phân bổ nhiều lần (từ 2 lần trở lên).
- Giá trị sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch.
- Tiền thuê TSCĐ, phơng tiện kinh doanh … trả trớc, bao bì luân chuyển, đồ dùng thuê, dịch vụ mua ngoài…
* TK sử dụng: TK 142" chi phí trả trớc"
Để theo dõi các khoản chi phí trả trớc, kế toán dùng tài khoản này để theo dõi. Nội dung và kết cấu:
Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trớc thực tế.
Bên Có: Các khoản chi phí trả trớc đã phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
D Nợ: Các khoản chi phí trả trớc thực tế đac phát sinh nhng cha phân bổ vào chi phí kinh doanh.
TK 142 đợc chi tiết làm 2 tiểu khoản:
- TK 1421: Chi phí trả trớc.
- TK 1422 : Chi phí chờ kết chuyển.
Về nguyên tắc: Các khoản chi phí trả trớc phải đợc phân bổ hết cho các đối t- ợng chịu chi phí trong năm (trừ trờng hợp chi phí trả trớc phát sinh ở tháng cuối năm hoặc còn liên quan đến các kỳ kinh doanh của năm sau ). Do đó, việc tính và phân bổ chi phí trả trớc đã phát sinh vào các kỳ hạch toán phải đợc kế hoạch hoá chặt chẽ trên cơ sở các dự toán chi phí và kế hoạch phân bổ chi phí.
* Phơng pháp hạch toán:
( 1) Khi phát sinh các khoản chi phí trả trớc, căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể kế toán tiến hành ghi sổ nh sau:
Nợ TK 1421 : Chi phí trả trớc thực tế phát sinh. Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có ).
Có TK 111,112 : Trả trớc tiền thuê máy móc, nhà xởng. Có TK 153: Giá trị dụng cụ, công cụ, bao bì luân chuyển đồ dùng cho thuê xuất dùng.
Có TK 342: Số lãi thuê tài sản cố định phải trả. Có TK 331: Các khoản phải trả trớc khác.
(2) Hàng tháng (kỳ ) tiến hành phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh cho các đối tợng chịu chi phí (theo kế hoạch ):
Nợ TK 241: Tính vào chi phí đầu t xây dựng cơ bản. Nợ TK 627: Tính vào chi phí sản xuất chung.
Nợ TK 641: Tính vào chi phí bán hàng.
Nợ TK642: Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 1421: Phân bổ dần chi phí trả trớc.
Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, để bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý chi ra trong kỳ sau khi đợc tập hợp sẽ kết chuyển vào bên Nợ TK 142 (1422 ). Số chi phí này sẽ đợc chuyển dần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh ( TK 911).
- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý:
Nợ TK 142 ( 1422- Chi tiết từng loại ). Có TK 641, 642
- Kết chuyển dần (hoặc một lần ) vào TK 911 (tuy thuộc vào doanh thu lớn hay nhỏ).
Nợ TK 911
Có TK 142 ( 1422- Chi tiết từng loại ).
Sơ đồ 06:
Hạch toán chi phí trả trớc
TK 111,112, 334… TK 142 TK 241,627,641,642 Chi phí trả trớc Phân bổ dần chi phí trả
phát sinh trớc vào các kỳ hạch toán
TK 641, 642 TK 911
Kết chuyển chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng bán hàng, chi phí quản lý chi phí quản lý vào TK xác định kết quả