II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CTY TNHH HỒNG TRƯỜNG
1. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu tại công ty
1.4 Nộp hồ sơ và tham gia mở thầu
Sau khi đã lập xong hồ sơ dự thầu, công ty nộp hồ sơ đúng hạn và cử người tham gia hội nghị mở thầu. Công việc ở bước này khá đơn giản. Tuy nhiên, cũng có một số điểm cần lưu ý ở bước này đó là:
Sau khi hoàn thành hồ sơ và nộp, hoạt động ở công ty thường chững lại cho đến khi có kết quả đấu thầu. Đây là điểm công ty cần khắc phục bởi vì những đề xuất kỹ thuật, tiến độ và biện pháp thi công nêu trong hồ sơ dự thầu là
những giải pháp phù hợp nhưng chưa chắc là biện pháp khả thi nhất. Vì vậy công ty cần phải tiếp tục nghiên cứu tìm giải pháp mới; Nếu có giải pháp hợp lý hơn thì làm văn bản đề nghị chủ đầu tư cho phép bổ sung.
Trong thời gian chờ xét thầu, nếu bên mời thầu có yêu câu công ty giải thích những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì công ty cần trả lời trong thời gian ngắn nhất để giữ uy tín đối với chủ đầu tư.
Tóm lại, giai đoạn nộp hồ sơ và tham gia mở thầu là giai đoạn khá nhẹ nhàng đối với công ty. Tuy vậy, công ty cũng cần chú ý hoàn thành đầy đủ các thủ tục ở giai đoạn này cho đúng thời gian và địa điểm mà bên mời thầu quy định.
1.5 Thương thảo và ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)
Khi đã biết kết quả công ty dành được gói thầu. Công ty sẽ tiến hành thương thảo với nhà đầu tư chọn lựa địa điểm, ngày giờ để tiến hành ký kết hợp đồng.
Trước khi ký kết hơp đồng chính thức, việc công ty trở thành nhà thầu trúng thầu của dự án vẫn có thể thay đổi. Vì vậy, ở giai đoạn này công ty cần chú ý một số vấn đề sau:
Bên mời thầu vẫn có thể yêu cầu nhà thầu lý giải một số vấn đề trong hồ sơ dự thầu. Nên công ty cần cử người có trách nhiệm nhận và trả lời cho bên mời thầu sớm nhất. Điều này sẽ giúp cho công ty giữ được uy tín đối với chủ đầu tư đồng thời thể hiện thành ý muốn hợp tác làm ăn của công ty.
Ở một thời điểm công ty có thể thi công nhiều dự án, nên việc huy động nguồn lực tài chính, máy móc thiết bị thi công,
nguồn nhân lực… có thể gặp khó khăn. Vì vậy, công ty cần sắp xếp lịch công tác cho phù hợp đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công cho các công trình giữ được uy tín của công ty đối với chủ đầu tư.
Khi đã ký kết hợp đồng chính thức là lúc kết thúc quá trình đấu thầu. Công ty chuyển sang bước thực hiện hợp đồng hay tiến hành xây dựng công trình.