II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CTY TNHH HỒNG TRƯỜNG
1. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu tại công ty
1.1 Việc tìm kiếm thông tin về công tác đấu thầu
16 Luận văn tốt nghiệp đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại công ty xây dựng dân dụng Hà Nội, Khoa Khoa học quản lý, ĐHKTQD, tr.14 ty xây dựng dân dụng Hà Nội, Khoa Khoa học quản lý, ĐHKTQD, tr.14
Ở công ty Hồng Trường không có bộ phận chuyên trách trong việc tìm kiếm thông tin. Thông tin chủ yếu có được thông qua các mối quan hệ của ban giám đốc. Nguồn thông tin qua báo, đài phát thanh, truyền hình cũng được công ty chú ý nhưng tỷ lệ tham gia và trúng thầu là rất thấp.
Xem xét quá trình tìm kiếm thông tin về công tác đấu thầu ta thấy được sự yếu kém của công ty so với các đối thủ khác đặc biệt là ở những công ty lớn. Sự yếu kém này thể hiện ở việc nguồn cung cấp thông tin cho công ty là hạn chế:
Công ty không khai thác được nhiều ở nguồn thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. Nguồn thông tin này có được công ty sử dụng những vẫn chưa trở thành công việc chính mà chỉ là nguồn thông tin thứ yếu. Công ty có đặt mua một số sách, báo định kỳ như báo Hà Nội mới, một số sách về xây dựng, về pháp luật… nhưng việc chủ động tìm kiếm thông tin về công tác đấu thầu lại không phải là việc làm bắt buộc mà nó chỉ mang tính khuyến khích đối với các thành viên trong công ty. Việc không có bộ phận chuyên trách tìm kiếm thông tin là nguyên nhân làm cho việc khai thác thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng của công ty gặp khó khăn hơn.
Nguồn thông tin qua thư mời thầu là nguồn thông tin chính được công ty xem xét. Nó là công việc cụ thể mà các thành viên trong công ty thực hiện. Đây là nguồn thông tin có lợi cho công ty. Nhưng đây là nguồn thông tin hạn chế và mang tính biến động cao. Nó làm giảm tính chủ động của các thành viên trong công ty trong việc tìm kiếm thông tin. Ở
hiện tại, nguồn thông tin này có thể đem lại cho công ty số dự án mà công ty mong muốn. Nhưng về lâu dài nó vẫn là nguồn thông tin hạn hẹp mà công ty cần có hướng khai thác cho phù hợp.
Nguồn thông tin qua trung gian cũng được công ty sử dụng. Nó có thể là sự giới thiệu của bạn bè, người thân của các cán bộ, công nhân viên trong công ty. Đây là một nguồn thông tin mở nếu công ty biết khai thác cho hợp lý hơn. Nguồn thông tin này được xây dựng trên mối quan hệ vô hình. Nhưng công ty lại chỉ chú ý tạo dựng môi quan hệ này trước và trong khi dự án đang được thức hiện. Việc duy trì mối quan hệ sau khi dự án kết thức ít được công ty chú ý xem xét một cách thích đáng.
Như vậy, có thể nói việc khai thác thông tin của công ty còn yếu. Công ty khai thác thông tin dựa trên mối quan hệ của một nhóm nhỏ người. Nguyên nhân là do công ty không có bộ phận chuyên trách trong việc tìm kiếm thông tin.