III. THỰC TRẠNG CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VIỄN
4. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản của Công ty
Chức năng nhiệm vụ của các phòng:
1. Phòng kinh doanh:
Trung tâm viễn thông quốc tế khu
vực 3 BAN GIÁM
ĐỐC
Phòng tổ chức CB -
L Đ TL Phòng tài chính kế toán thống kê
Phòng kỹ thuật nghiệp vụ Phòng hành chính quản trị Phòng đầu tư phát triển Phòng kinh doanh Phòng kiểm toán nội bộ Phòng thanh toán quốc tế
Phòng tin học Ban quản lý dự án
Phòng kế hoạch Phòng tổng hợp
Trung tâm viễn thông quốc tế khu
vực 1
Trung tâm viễn thông quốc tế khu
•Nghiên cứu và dề xuất phương hướng chiến lược kinh doanh có hiệu quả VTQT phù hợp với xu thế của thế giới và chính sách cước phí thu của khách hàng trong nước.
•Phối hợp với phòng kỹ thuật nghiệp vụ tổ chức triển khai kinh doanh các dịch vụ VTQT trên thị trườg trong nước và quốc tế.
• Tham gia đàm phán với các nước đóng, mở các dịch vụ VTQT , giá cước của các dịch vụ đảm bảo lợi ích các bên.
•Quản lưu lượng các dịch vụ dự báo và đề xuất việc mở các dịch vụ mới .Xây dựng chiến lược và sách lược marketing cho các dịch vụ và tổ chức triển khai sau khi được duyệt.
•Đề xuất biện pháp để mở rộng thị trường thu hút khách hàng ,điều tra đáng giá phản ứng của khách hàng , để có ý kiến đề xuất với tổng công ty .
•Tham gia xây dựng và theo dõi các hoạt động kinh doanh , các hiệp định khai thác viễn thông. Đề xuất ý kiến và thực hiện các hợp đồng kinh tế góp vốn với các tổ chức quốc tế . Phân tích đánh giá hiệu quả kinh tế đối với dịch vụ VTQT sau khi đưa ra thị trường.
2. Phòng kỹ thuật nghiệp vụ:
•Quản lý điều hành khai thác, bảo dưỡng mạng VTQT. Giám sát các hoạt động của các đầu mối kỹ thuật trong phạm vi công ty để đảm bảo các kênh liên lạc hoạt động ổn định đúng chỉ tiêu kỹ thuật.
•Kiểm tra các trung tâm VTQT khu vực trong việc thực hiện các quy trình , quy phạm kỹ thuật về vận hành bảo dưỡng trang thiết bị kỹ thuật.
•Thương lượng với các tổ chức thông tin quốc tế để mua, bán thuê dung lượng vệ tinh , cáp biểu, .v.v..đáp ứng yêu cầu phát triển.
•Quản lý hồ sơ kỹ thuật các thiết bị đang khai thác trên mạng VTQT của công ty. Điều chuyển thiết bị đột xuất khi mạng lưới có sự cố. tổ chức kết nối và đo thử các chỉ tiêu kỹ thuật giữa mạng viễn thông trong nước và viễn thông quốc tế.
•Tiếp nhận và quản lý báo cáo thông tin liên lạc trong nội bộ công ty xây dựng khai thác mạng viễn thông quốc tế, kế hoạch phục hồi cho các hệ thống .
3. Phòng tin học:
• Ngiên cứu áp dụng hệ thống tin học đảm bảo yêu cầu nội dung các bảng biều báo cáo, theo dõi lưu lượng các dịch vụ VTQT. Xây dựng cơ sở dữ liệu là đầu mối cung cấp số liệu chính xác phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh.
•Giám sát việc lập trình tính cước của các trung tâm, kiểm tra việc cập nhập thông tin mới. Hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các đơn vị sản xuất và quản lý. Vận hành bảo dưỡng và khai thác thiết bị tin học.
• Chủ trì công tác đối soát với các bưu điện tỉnh, các công ty khác về việc lưu trữ và quản lý các số liệu của công ty.
4. Phòng kế hoạch:
•Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hàng năm về phát triển mạng lưới, sản lượng, doanh thu, chi phí,. v.v.của các dịch vụ viễn thông quốc tế.
•Phân bổ cho các trung tâm chỉ tiêu kế hoạch hàng năm cân đối các nguồn vốn được phân cấp cho các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Theo dõi hướng dẫn kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị trong từng giai đoạn.
•Xây dựng các định mức vật tư và theo dõi việc sử dụng vật tư nguyên liệu cho việc sửa chữa phát triển các dịch vụ mới.
•Nghiên cứu và dề xuất các biện pháp thực hiện có hiệu quả công tác sản xuát kinh doanh của công ty.
5. Phòng tài chính kế toán thống kê:
•Tổ chức ghi ghép tính toán và phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tính toán
kịp thời để chi trả các khoản nộp ngân sách các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải trả.
•Kiểm tra các hợp đồng, các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến các khoản thu tài chính theo đúng quy định. Duyệt quyết toán các công trình sửa chữa tài sản và xây dựng cơ bản.
•Lập đầy đủ đúng hạn các báo cáo kế toán , thống kê và quyết toán của Công ty. Lập dự toán và trình duyệt cho các đoàn ra nước ngoài công tác. Theo dõi tình hình góp vốn của các đối tác, định kỳ lập báo cáo gửi Tổng Công ty.
6. Phòng tổ chức cán bộ - lao động tiền lương :
• Tổ chức thực hiên hệ thống chức danh đây đủ của ngành và các lĩnh vực quản lý sản xuất.Quản lý hồ sơ cán bộ theo tổng kết của Tổng Công ty, xây dựng các phương án trình giám đốc: Bổ nhiệm. miễn nhiệm, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ luật cán bộ theo quy định của công ty, của Nhà nước.
•Lập kế hoạch đăng ký hộ khẩu cho CBCNV theo hướng dẫn. Tổ chức thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội theo chính sách hiện hành.
• Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ đào tạo bổ túc kỹ thuật, nghiệp vụ và chăm lo đời sống cho CBCNV của Công ty.
•Xây dựng kế hoạch tiền lương- lao động bảo hộ lao động và tổ chức thực hiện các kế hoạch trên.
7. Phòng hành chính quản trị:
•Quản lý sổ sách công văn giấy tờ theo quy định. Đánh máy, in tài liệu của các phòng sau khi đã được ký duyệt. Lưu trữ công văn tài liệu chung của Công ty.tiếp khách đến làm việc tại Công ty. Giải quyết nhiệm vụ nhập xuất cảnh đưa đón các đoàn đến tham quan và làm việc với Công ty.
•Phục vụ hội nghị, quản lý công tác mặt bằng của Công ty, thực hiện các công tác tạp vụ trong Công ty, bố trí phòng họp, nơi nghỉ cho khách.
•Lập kế hoạch mua sắm cấp phát văn phòng phẩm, thực hiện công tác quản trị trong cơ quan, đề xuất việc bố trí nơi làm việc cho các phòng quản lý của Công ty.
8. Phòng thanh toán quốc tế:
•Đôn đốc các bưu điện tỉnh trong việc cung cấp chứng từ gốc các dịch vụ để đưa vào quyết toán với các đối tác nước ngoài.
• Xử lý tranh chấp khiếu nại nghiệp vụ chênh lệch lưu lượng… phát sinh trong quá trình trao đổi kế toán vối nước ngoài.
•Trên cơ sở hoàn thành kê toán quốc tế hàng tháng, định kỳ lập kế toán chênh lệch quý theo dõi nhắc nợ các nước đảm bảo đúng thời hạn thanh toán.thanh toán quốc tế lưu quản lý hồ sơ chứng từthanh toán quốc tế.
Phòng thanh toán quốc tế làm việc về thanh toán công nợ với các đối tác liên quan đến vấn đề tài chính nên hoàn toàn có thể được sáp nhập với phòng tài chính kế toán bởi hai phòng này có cùng chức năng khá giống nhau. Nhưng do đặc thù của Công ty Viễn thông Quốc tế đối tác là các doanh nghiệp nước ngoài nên cần có bộ phận trong phòng tài chính kế toán chuyên trách về mảng thanh toán quốc tế.
9. Phòng đầu tư phát triển:
• Thực hiện nhu cầu về trang thiết bị nhập khẩu phục vụ cho việc thay thế lắp đặt dịch vụ mới.
•Thẩm định trình duyệt kế hoạch thầu cho các dự án đầu tư, tổ chức thực hiện việc đấu thầu nhập vật tư,theo đó đôn đốc tiến độ của các dự án đã được đầu tư.
•Tham gia xét thầu, thẩm định hồ sơ thiết kế các dự án, cải tạo xây mới.tư vấn đầu tư cho khách hàng theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
•Tham gia đàm phán các hợp đồng dự án. Chủ trì trong công tác nghiệm thu công trình.
• Tổng hợp các hoạt động của Công ty hục vụ cho việc giao ban hàng tuần. Tổng hợp viết báo cáo theo quy định.
•Tổng hợp hoạt động nhằm báo cáo với Giám đốc, nhằm kịp thời đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được giao.
•Thực hiện chức năng thanh tra của Giám đốc, công tác bảo vệ của Công ty.
Đây là phòng có khá nhiều chức năng và nhiệm vụ giống với phòng phòng hành chính quản trị và phòng kiểm toán nộ bộ do đó hoàn toàn có thể bỏ phòng này chuyển các nhiệm vụ cho phòng kiểm toán nội bộ và phòng hành chính quản trị.