-Lập dự toán thu chi ngân sách: đây là quá trình phân tích đánh giá khả năng giữa nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn có căn cứ khoa học và thực tiễn. Hoạt động này từ trước đến nay chủ yếu là sử dụng phương pháp lập dự toán trên
cơ sở quá khứ. Phương pháp này xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và lạm phát dự kiến. Phương pháp này tương đối rõ ràng và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong việc điều hành mọi hoạt động. Tuy nhiên, để có thể đánh giá cao hơn hiệu quả của lập dự toán phù hợp với nhu cầu thực tế, ta có thể sử dụng phương pháp lập dự toán cấp không. Đây là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Phương pháp này phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm sẵn có. Nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, giảm thiểu tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra. Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị. Trong khi đó, phương pháp lập dự toán cấp không phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích so sánh nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích. Với hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân Quận Hai Bà Trưng, sử dụng kết hợp cả hai phương pháp sẽ đưa lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý tài chính trên địa bàn quận trong thời gian tới.
-Tổ chức chấp hành dự toán thu chi: đây là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp
cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm có hiệu quả.
Thực tế cho thấy các nguồn thu được hình thành từ các nguồn:
- Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị. Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới tăng cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị, tỷ trọng nguồn thu này sẽ có xu hướng giảm đi nhằm giảm bớt gánh nặng đối với ngân sách nhà nước.
- Nguồn thu từ hoạt động hành chính: chủ yếu là các khoản thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, theo chế độ được phép để lại đơn vị. Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị có xu hướng ngày càng tăng. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức triển khai các nguồn thu hợp pháp này nhằm tăng cường năng lực tài chính của đơn vị.
Ngoài ra, những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Với các nguồn thu trên, đơn vị được chủ động thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
-Quyết toán thu chi: đây là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Việc kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ là cơ sở để đánh giá rút ra bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Để có
thể tiến hành quyết toán thu chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách.
-Công tác tổ chức quản lý thu chi tại đơn vị: Công tác tổ chức có tốt mới có thể tạo thêm được nhiều nguồn thu và tăng thêm doanh thu trong những nguồn thu đã có đồng thời sử dụng hợp lý các khoản chi trong điều kiện các nguồn thu cho phép. Để công tác quản lý tài chính mang lại hiệu quả cao thì công tác quản lý thu, chi phải:
Đối với các nguồn thu: Việc tổ chức lập kế hoạch, dự toán thật khoa học, chính xác và kịp thời và đề ra các biện pháp tổ chức thu thích hợp đối với các nguồn thu từ phí, lệ phí hoặc các nguồn thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ (các nguồn thu không phải từ NSNN cấp) để tránh tình trạng thất thoát nguồn thu.
Đối với các khoản chi: Nhằm đạt được tiêu chuẩn tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý các khoản chi của các đơn vị sự nghiệp có thu cần thiết tổ chức chặt chẽ từ khâu xây dựng kế hoạch, dự toán, xây dựng định mức, thường xuyên phân tích, đánh giá tổng kết rút kinh nghiệp việc thực hiện các khoản chi của các đơn vị sự nghiệp có thu nói riêng cũng như công tác tài chính của các đơn vị sự nghiệp nói chung.
Đối với các khoản chi tại đơn vị sự nghiệp có thu, việc tổ chức quản lý thu – chi được thực hiện theo một quy trình thống nhất: Lập dự toán ngân sách, chấp hành dự toán Ngân sách và quyết toán Ngân sách. Quy trình này được lặp đI lặp lại hàng năm tạo nên chu trình Ngân sách.
Trong quá trình tổ chức quản lý thu – chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu thì kiểm tra là một hoạt động rất quan trọng, không thể thiếu được, bởi lẽ kiểm tra tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu có tác dụng tăng cường
hiệu quả của công tác quản lý tài chính nói chung và tăng cường công tác quản lý thu – chi nói riêng, thúc đẩy thực hiện kế hoạch sử dụng hợp lý các khoản thu – chi nói riêng, thúc đẩy thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị, đảm bảo tính mục đích của đồng vốn, thúc đẩy việc sử dụng hợp lý các khoản thu – chi nhằm tăng hiệu quả kinh tế, hiệu quả xã hội của đồng vốn ngân sách đầu tư cho các hoạt động sự nghiệp cũng như góp phần thực hành tiết kiệm, thúc đẩy đơn vị tôn trọng chính sách, chế độ, kỷ luật tài chính Nhà nước.
Kiểm tra tài chính gồm:
Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch tài chính: Là loại kiểm tra được tiến hành trước khi xây dựng, xét duyệt và quyết định dự toán kinh phí (kiểm tra quá trình lập dự toán kinh phí (kiểm tra quá trình lập dự toán thu, chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu).
Kiểm soát thường xuyên: Là loại kiểm tra được tiến hành ngay trong quá trình các ngành, các cơ quan, đơn vị thực hiện kế hoạch tài chính đã được quyết định. Kiểm tra thường xuyên chính là kiểm tra ngay trong các hoạt động tài chính, trong các nghiêp vụ tài chính phát sinh (kiểm soát quá trình thực hiện thu, chi tại các đơn vị hành chính, sự nghiệp).
Kiểm soát thường xuyên là một trong những nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến công tác quản lý tài chính của các đơn vị đặc biệt là các đơn vị sự nghiệp có thu. Kiểm soát thường xuyên nhằm thực hiện giám sát, kiểm tra liên tục, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng trong suốt năm đối với các hoạt động tài chính, các nghiệp vụ tài chính phát sinh nên có thể phát hiện kịp thời những sai sót, vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật tài chính, có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa chung một cách hữu hiệu, trên cơ sở đó thúc đẩy hoàn thành các kế hoạch tài chính, tổ chức và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các
nguồn thu, đảm bảo chi đúng, chi đủ, chi có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước và phát triển kinh tế xã hội.
Kiểm tra sau khi thực hiện kế hoạch tài chính: Là loại kiểm tra được tiến hành sau khi đã kết thúc giai đoạn thực hiện các kế hoạch tài chính (Kiểm tra, duyệt các khoản đã thu, đã chi của các đơn vị sự nghiệp có thu). Mục đích của việc kiểm tra ở giai đoạn này là xem xét lại tính đúng đắn, hợp lý sát thực của các hoạt động tài chính cũng như các số liệu tài liệu tổng hợp được trong sổ sách. Từ đó, có thể tổng hợp tìm ra các bài học, kinh nghiệm cho việc xây dựng và tổ chức kế hoạch tài chính cho các kỳ sau.
3.2.1.2 Nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ
Con người là nhân tố trong bộ máy, là khâu trọng yếu trong việc xử lý các thông tin để làm ra các quyết định . Trình độ cán bộ là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời, chính xác của các quyết định và tìm kiếm công việc do đó nó có ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của bộ máy, quyết định sự thành bại của công tác quản lý tài chính.
Nếu cán bộ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm công tác sẽ đưa ra các biện pháp thích hợp, xử lý thông tin quản lý kịp thời, chính xác làm cho hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân Quận Hai Bà Trưng ngày càng tốt hơn.
Nhận thức của CBCNV trong thời kỳ đổi mới cả tư tưởng và cách làm cũng rất quan trọng trong việc tăng cường công tác quản lý tài chính. Việc thay đổi trong quan niệm về cách thức làm hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tài chính, mang lại cho Ủy Ban Nhân Dân Quận Hai Bà Trưng những kết quả đáng ghi nhận. Hơn nữa, cán bộ sẽ có ý thức trong việc giữ gìn tài sản chung để phục vụ cho công tác tài chính, tiết kiệm những chi phí không cần thiết.
Ủy ban nên có kế hoạch hỗ trợ kinh phí điều kiện và cơ hội tổ chức, khuyến khích cán bộ tham gia các khóa học bổ trợ để cán bộ có cơ hội nâng cao năng lực chuyên môn. Trong hoạt động chi giáo dục đào tạo, Ủy Ban có thể trích lập một phần cho hoạt động đào tạo nâng cao chuyên môn cho cán bộ các phòng ban, đơn vị thuộc quận.
Tạo môi trường và không khí làm việc chan hoà, công bằng trong cơ quan. Có chế độ khuyến khích cán bộ say mê nghiên cứu khoa học, áp dụng tiến bộ khoa học vào công việc, không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn phục vụ cho công việc.
Việc tuyển dụng cán bộ CNV vào làm việc tại đơn vị cần phải được quy định cụ thể theo một tiêu chí và một trình tự thử việc cụ thể để tránh tình trạng gửi người, nhận người nhờ quen biết ngoại giao dẫn đến việc người thì thừa mà công việc vẫn không chạy.