2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
*Chứng từ kế toán sử dụng:
Để phục vụ cho công tác ứng dụng tin học trong kế toán, đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán kế toán trong doanh nghiệp, Công ty sử dụng 2 hệ thống chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ mang tính hớng dẫn, cụ thể nh sau:
- Phiếu xuất kho (Biểu 2.1): dùng để theo dõi khối lợng hàng hoá xuất kho cho khách hàng trong trờng hợp bán buôn qua kho. Căn cứ để lập phiếu xuất kho là hợp đồng kinh tế hoặc các đơn đặt hàng. phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 đợc lu tại bộ phận lập, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho và chuyển cho kế toán theo dõi.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu 2.2): dùng trong trờng hợp xuất kho thành phẩm cho các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và gửi bán đại lý. Phiếu này đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại phòng kế hoạch, liên 2 giao cho đơn vị nhận hàng, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu 2.3): là loại hoá đơn đợc sử dụng trong bán buôn. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiêu thụ thành phẩm ghi hoá đơn GTGT. Các khoản chiết khấu thơng mại đợc kế toán phản ánh ngay trên hoá đơn. Hoá đơn đợc đặt giấy than viết thành 2 liên, liên 1 (màu đỏ) đợc giao cho khách hàng.
-Báo cáo bán hàng hàng ngày (Biểu 2.4): là chứng từ do nhân viên cửa hàng lập va chuyển lên cho phòng kế toán Công ty kèm theo bảng kê nộp tiền.
- Báo cáo bán hàng đại lý (Biểu 2.5): là chứng từ do bên nhận đại lý gửi cho phòng kế toán Công ty phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm trong tháng.
- Phiếu thu (Biểu 2.6): là chứng từ do kế toán thanh toán ghi để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ kế toán.
Ngoài các chứng từ kể trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ nh tờ khai thuế GTGT, thẻ quầy hàng,..
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
*Trình tự luân chuyển chứng từ: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán. tất cả các chứng từ kế toán đợc kiểm tra chặt chẽ về nội dụng ghi chép, chữ ký, con dấu,.. trớc khi chuyển đi hoặc ghi sổ. Sau khi chứng từ đợc lập sẽ đ- ợc phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian để ghi sổ kế toán và đợc lu trữ, bảo quản tại phòng kế toán tài chính của Công ty.
Biểu 2.1:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy May Nh Quỳnh
Mâũ số: 02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Phiếu Xuất kho Số X14/03
Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Nợ: 6321 Có: 1551
Họ và tên ngời nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận (Đ/c): 144 Trần Hng Đạo- HN Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho: Kho Công ty s Tên, nhãn hiệu,
phẩm chất vật t,
Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Váy bò có đai ngực KC3804 Chiếc 08 08 36.381 291.048
2 Váy bò yếm KC3251 Chiếc 10 10 34.063 340.630
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
3 Váy liền cotton KC3720 Chiếc 07 07 35.497 248.479
4 áo sơ mi kẻ KC2013 Chiếc 20 20 22.105 442.100
5 Quần kaki gấu gấp KC1145 Chiếc 12 12 78.125 937.500
6 Quần bò túi kẻ KC1369 Chiếc 07 07 71.932 503.524
Cộng 2.763.281
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai triệu bảy trăm sáu mơi ba nghìn hai trăm tám mơi mốt đồng.
Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Giám Đốc
Biểu 2.2:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy May Nh Quỳnh
Mâũ số: 03 PXK- 3LL AM/2003B
0003248
Phiếu Xuất kho
Kiêm vận chuyển nội bộ
(Liên 3: Nội bộ)
Ngày 24 tháng 03 năm 2007
Căn cứ vào lệnh điều động số: HH000178 ngày 24 tháng 03 năm 2007 Về việc: Xuất hàng gửi đại lý
Họ tên ngời vận chuyển: ông Thành- Hợp đồng số 01- ANT Phơng tiện vận chuyển: ô tô 29- 5762
Xuất tại kho: Kho Công ty
Nhập tại kho: Cửa hàng 14 Lý Thờng Kiệt s Tên, nhãn hiệu, phẩm
chất vật t, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Thực
xuất
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 áo sơ mi hoa to KC2237 Chiếc 11 31.021 341.231
2 Quần nhung KC1803 Chiếc 12 67.304 807.648
3 Quần yếm bò KC1512 Chiếc 10 76.310 763.100
4 Quần kaki gấu gấp KC1002 Chiếc 15 78.125 1.171.875
5 Quần bò túi kẻ KC1103 Chiếc 08 71.932 575.456
6 Bộ phông KC4342 Bộ 15 58.406 876.090
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
7 áo phông cổ bèo KC2115 Chiếc 22 37.833,5 832.337
8 Jilê phối phản quang KC4118 Chiếc 17 28.912 491.504
Tổng cộng 5.859.241
Xuất ngày 24 tháng 03 năm 2007 Nhập ngày 24 tháng 03 năm 2007
Ngời lập biểu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Cửa hàng trởng
Biểu 2.3:
Hoá đơn giá trị gia tăng
(Liên 3: Dùng để thanh toán)
Ngày 16 tháng 03 năm 2007
Mẫu số: 01 GTKT- 3LL HH/2005
0003202
Đơn vị bán hàng: Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng
Địa chỉ: Văn Lâm – Hng Yên – Hà Nội Số tài khoản:... Điện thoại: Mã số: 0 1 0 1 3 9 0 8 0 7 Họ tên ngời mua hàng: Đào Thị Huyền
Đơn vị: Số tài khoản:...
Địa chỉ: 144 Trần Hng Đạo- Hà Nội Mã số: 0 1 0 1 1 4 4 8 0 1 Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 2x1 1 2 3 4 5 6 Váy bò có đai ngực Váy bò yếm
Váy liền cotton áo Sơ mi kẻ Quần kaki gấu gấp Quần bò túi kẻ Chiếc Chiếc nt nt nt nt 08 10 07 20 12 07 79.000 98.000 77.000 63.000 130.000 128.000 632.000 980.000 539.000 1.260.000 1.560.000 896.000 Cộng tiền hàng 5.867.000
Thuế suất thuế GTGT 10% Thuế GTGT 586.700
Tổng cộng thanh toán 6.453.700
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu bốn trăm năm mơi ba nghìn bảy trăm đồng.
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Biểu 2.4:
Cửa hàng 45 Quang Trung Mẫu số 03/B QĐ Liên bộ TCTKNT
Báo cáo bán hàng hàng ngày
Ngày 04 tháng 03 năm 2007 STT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lợng Giá bán lẻ nơi bán Giá bán Thành tiền 1 2 3 4 5 6
1 áo phông cổ bèo Chiếc 03 88.000 264.000
2 Quần nhung Chiếc 03 137.500 412.500
3 Bộ nỉ bé trai Bộ 01 187.000 187.000
4 Quần kaki gấu gấp Chiếc 01 143.000 143.000
Tổng số tiền phải nộp 1.006.500
Số tiền thực nộp 1.006.500
Chênh lệch: Thừa.. Thiếu..
Nhân viên bán hàng Kế toán trởng
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
Biểu 2.5:
Báo cáo bán hàng đại lý
Bùi Thu Hà Chuyên đề tốt nghiệp Lớp HK1C- K2
Biểu 2.6:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng mẫu 01- TT
Nhà máy may Nh Quỳnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Phiếu thu Quyển số 02
Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Nợ: 1111
Số: T21/03 Có: 1311 Họ tên ngời nộp tiền : Đào Thị Huyền
Địa chỉ: 144 Trần Hng Đạo- HN
Lý do nộp: trả tiền mua hàng của Công ty theo Hoá đơn GTGT số 0003202
Số tiền: 6.453.700 đ. (Viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm năm mơi ba nghìn bảy trăm đồng. Kèm theo 02 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm năm mơi ba nghìn bảy trăm đồng. Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ quỹ Ngời nộp tiền