1.6.1. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp.
Đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị SXKD nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đồ sộ như đối với các đơn vị SXKD có quy mô lớn. Xuất phát từ đặc điểm trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thiết kế gọn nhẹ vói số lượng nhân sự tại phòng Kế toán ít gồm 5 người. Hơn nữa, do cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp còn gồm các đội trực thuộc. Mỗi đội được Xí nghiệp giao khoán thực hiện các công trình xây dựng nên cần có nhân viên kinh tế đội theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngay tại các đội. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 10. Tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp Xây dựng số 4
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm
chung về toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho Giám đốc Xí nghiệp, lập, theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý chỉ đạo phòng Tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan đến công tác tài chính kế toán với Giám đốc Xí nghiệp, cơ quan tài chính cấp trên, chi cục thuế và các cơ quan chức năng.
Kế toán tổng hợp, chi phí và giá thành: Thường xuyên cập nhật, đối
chiếu, tổng hợp, kiểm tra số liệu trên báo cáo của các đơn vị hàng tháng. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ chi phí trong thi công xây lắp cũng như CPQL tại Xí nghiệp làm cơ sở cho việc theo dõi, ghi chép và tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định KQKD từng công trình, báo cáo kịp thời làm căn cứ cho ban lãnh đạo ra các quyết định quản lý.
Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương: Theo dõi, cập nhật thường
xuyên quá trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại Ngân hàng, đối chiếu, kiểm tra kịp thời với thủ quỹ. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiển lương và các khoản trích theo lương.
Kế toán theo dõi công nợ, NVL: Kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ vay vốn,
theo dõi tiền vay của các đội, tính và đề nghị thu lãi vay các công trình, theo dõi phần thu nộp nghĩa vụ của các đội, thanh lý hợp đồng nội bộ cho các công trình hoàn thành. Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước. Theo dõi, hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật tư tại Xí nghiệp.
Trưởng phòng tài chính kế toán kiêm kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương Kế toán theo dõi công nợ, NVL Kế toán theo dõi tài sản kiêm thủ quỹ
Kế toán theo dõi TSCĐ kiêm thủ quỹ: Quản lý séc, tiền mặt, cập nhật sổ
quỹ tiền mặt, sổ vay Ngân hàng, sổ ký quỹ bảo lãnh, đảm bảo chi tiền phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Theo dõi tình hình tăng, giảm, phân bổ và trích khấu hao TSCĐ trong toàn Xí nghiệp.
Nhân viên kinh tế tại các đội: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
của chứng từ phát sinh ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đội. Các chứng từ được thu thập, tập hợp, sắp xếp theo từng công trình, hạng mục công trình và định kỳ chuyển lên phòng kế toán Xí nghiệp. Hàng tháng nộp kê khai thuế GTGT đầu vào để Xí nghiệp tập hợp nộp cơ quan thuế. Hàng quý, kế toán đội nộp báo cáo giải trình chi phí liên quan đên hoạt động SXKD của đội có đầy đủ chứng từ gốc kèm theo.