- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó
3.3. Giải pháp về phương pháp lập kế hoạch
Phương pháp xây dựng kế hoạch là yếu tố quan trọng để tạo nên bản kế hoạch chính xác và dễ hiểu trong thực hiện.
Việc Cục sử dụng các phương pháp lập kế hoạch theo phương pháp văn phòng, phương pháp liên kết các kế hoạch và phương pháp tham gia là phù hợp. Theo em bên cạnh việc duy trì các phương pháp lập kế hoạch trên cần mở rộng thêm phương pháp mới là phương pháp lập kế hoạch dựa vào kết quả bởi đây là phương pháp kế hoạch mới, tiến tiến, hiện đại và có nhiều ưu điểm. Phương pháp lập kế hoạch dựa vào kết quả chú trọng tới tác động kết cục của kế hoạch, có nghĩa là dựa vào mục tiêu, kết quả, chỉ tiêu để xây dựng các phương án, giải pháp và hành động nhằm đạt được mục tiêu, kết quả, chỉ tiêu để xây dựng các phương án và hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch dựa vào kết quả là khung giải pháp. Khung giải pháp là bản tóm tắt cô đọng của bản kế hoạch, nêu bật được những mục tiêu cơ bản cũng như mục tiêu cụ thể trong mỗi mục tiêu lớn, đồng thời đưa ra được các giải pháp để thực hiện mục tiêu này.
Hạn chế - vấn đề Tác động kết cục Đầu ra Các giải pháp Giả thiết rủi ro Mục tiêu tổng quát Mục tiêu cụ thể
Trình bày khung lập kế hoạch dựa vào kết quả
Khung lập kế hoạch dựa vào kết quả cho thấy tính gắn kết giữa các bước lập kế hoạch. Kết quả của bước đánh giá thực trạng thể hiện ở cột hạn chế - vấn đề, còn cột " tác động, kết cục mục tiêu" cho ta những mục tiêu và cột " các giải pháp" kết quả của bước "xác định giải pháp". Với cách trình bày như vậy, chúng ta có thể thấy rõ các giải pháp nào nhằm giải quyết vấn đề gì, và hướng tới mục tiêu nào. Lập kế hoạch dựa vào kết quả cho thấy tính nối kết hữu cơ giữa các hoạt động và mục tiêu.
Phương pháp lập kế hoạch dựa vào kết quả
Các bước tiến hành lập kế hoạch dựa vào kết quả
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Một lĩnh vực quan trọng của đánh giá thực trạng là đánh giá việc thực hiện các kết quả mong đợi chứ không chỉ dừng ở các đầu ra. Các kết quả này phải toàn diện, bao gồm tất cả các mục tiêu mà Cục đưa ra, cũng như đánh giá về thể chế và hiệu quả của bộ máy hành chính. Những lưu ý chính khi đánh giá thực trạng là so sánh kết quả và đánh giá kết quả. So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã được đề ra so với kế hoạch trước đó. Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch, giải pháp và các hoạt động để thực hiện mục
Tác động Kết quả Đầu ra Hoạt động Đầu vào
tiêu. Việc đánh giá kết quả cho phép xác định những khoảng cách của thực tế hiện tại so với kết quả mong đợi.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Mục đích của bước này là nhằm định hướng về tương lai, tức là mục tiêu mà Cục muốn đạt tới là gì, sau khi đã xác định những thực trạng, những khó khăn và tồn tại. Nội dung của bước này bao gồm:
Phân tích vấn đề: Mục đích của bước này là tìm hiểu nguyên nhân cốt lõi của vấn đề gây ra vướng mắc cũng như hậu quả của những vướng mắc đó. Kết thúc bước này cán bộ lập kế hoạch của Cục có thể hình dung được mối quan hệ nhân quả giữa vấn đề khó khăn cốt lõi với các nguyên nhân gây ra cho quá trình phát triển của Cục.
Phân tích mục tiêu và thiết lập cây mục tiêu: Từ cây vấn đề, chuyển các vấn đề đã được xác định thành các mục tiêu bằng cách chuyển từ trạng thái tiêu cực sang trạng thái tích cực. Chẳng hạn như vấn đề tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý dễ dẫn đến việc mất mát, thất lạc hư hỏng tài liệu => mục tiêu: giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, lộn xộn. Kết thúc bước này, mối quan hệ nhân quả trong cây vấn đề thành mối quan hệ giữa phương tiện và mục đích trong cây mục tiêu, mục tiêu cần đạt được ở cấp dưới sẽ là phương tiện để đạt mục tiêu ở cấp cao hơn.
Xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu là một hoạt động quan trọng của bước xác định mục tiêu. Việc xác định thứ tự ưu tiên phải dựa vào các tiêu chí rõ ràng minh bạch, xuất phát từ khả năng thực tế trong huy động nguồn lực của toàn Cục. Xác định thứ tự ưu tiên cần xác định rõ ràng các đơn vị thực hiện kế hoạch. Ở khâu này cần có sự tham gia của các đơn vị để các đơn vị có thể hiểu, đóng góp xây dựng kế hoạch và cùng phối hợp thực hiện.
Bước 3: Xác định các giải pháp
Sau khi đã xây dựng xong cây mục tiêu có thể bắt đầu định hình các giải pháp can thiệp. Muốn vậy, cần phân nhóm các mục tiêu thành từng nhóm khác nhau, theo một tiêu chí nào đó, hoặc theo địa bàn hay theo chủ đề.
Một công việc khác trong bước này là xác định khung logic can thiệp hay xác định mối quan hệ mang tính thứ bậc giữa các mục tiêu trong cây mục tiêu. Có thể nói, logic can thiệp của kế hoạch chính là phần cây mục tiêu sau khi đã ghép nhóm và lựa chọn được phạm vi, giải pháp can thiệp. Thông thường logic này gồm bốn cấp: mục tiêu cuối cùng - mục tiêu trung gian - đầu ra ( kết quả ) hoạt động. Tuy nhiên, một số kế hoạch có thể chia nhỏ mục tiêu trung gian thành một cấp nữa là mục tiêu ngắn hạn. Khi đó khung logic có thể mở rộng thành 5 cấp mục tiêu.
Do nguồn lực có hạn, cần xếp hạng thứ tự ưu tiên giữa các giải pháp để tìm giải pháp đột phá,có tính then chốt cho mỗi mục tiêu. Cùng với việc xác định phương án hành động kế hoạch còn phải xác định rõ nguồn vốn, nhân lực, phương tiện,…
Bước 4: Xây dựng cơ chế giám sát, đánh giá
Để đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu kế hoạch, cần có một hệ thống các chỉ số giám sát. Xây dựng các chỉ số này cũng chính là yêu cầu tiên quyết để có thể có một kế hoạch giám sát, đánh giá kế hoạch. Cần phân biệt giữa mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch với chỉ số đo lường. Các chỉ số này cũng phải đo lường được bằng các phương pháp khách quan, linh hoạt, tận dụng thông tin, số liệu sẵn có.
Ở bước này, dựa vào kế hoạch Cục có thể xây dựng cơ chế giám sát thường xuyên từ phòng Kế hoạch – Tài chính kết hợp với các bộ phận quản lý khác của Cục.
Bước 5: Xác định các giả định và các điều kiện tiền đề để thực hiện kế hoạch
Kế hoạch được xây dựng nhằm hướng tới tương lai, do đó có nhiều yếu tồ nằm ngoài khả năng chi phối của cán bộ lập kế hoạch. Khi đó cần nêu rõ chúng như những điều kiện tiền đề hoặc giả định có tác động đáng kể đến việc thực hiện thành công các mục tiêu.