- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó
2.2.1. Các loại kế hoạch hiện nay của Cục
Kế hoạch của Cục là các hoạt động dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tiếp theo. Việc xây dựng kế hoạch được tiến hành theo từng giai đoạn; hiện nay Cục có các loại kế hoạch chủ yếu là kế hoạch dài hạn (từ 5 năm trở lên) và kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch hàng năm, kế hoạch quý, tháng)
2.2.1.1. Kế hoạch dài hạn
Để định hướng chiến lược lâu dài, Cục có kế hoạch dài hạn là kế hoạch mang tính chiến lược trong thời gian 5 năm thậm chí 10 năm. Đây là loại kế hoạch mang tính định hướng cao, có chỉ dẫn cụ thể cho từng năm thực hiện.
Năm thứ 5 (khoảng giữa quý 3) của kỳ kế hoạch 5 năm, Cục tiến hành đánh giá tình hình hoạt động của Cục trong 5 năm thực hiện kế hoạch đồng thời đưa ra phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch trong 5 tiếp theo của Cục. Bản đánh giá và kế hoạch 5 năm sau khi xây dựng được Cục trình lên Bộ để phê duyệt.
Căn cứ vào Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại văn bản số 565/BNV-VP ngày 17/3/2005, Cục lập kế hoạch 5 năm (2006-2010) bao gồm một số nhiệm vụ cơ bản sau:
* Quản lý Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ
- Trình Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án Quy hoạch chiến lược phát triển ngành lưu trữ đến năm 2020.
- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ * Công tác tổ chức, cán bộ
+ Tiếp tục kiện toàn bộ máy tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; thành lập cơ quan đại diện của Cục Văn thư và Lưu trữ ở phía nam.
+ Nâng cấp Trường Trung học Văn thư và Lưu trữ Trung ương II lên Trường Cao đẳng
+ Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên để thành lập Trưòng Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương tại miền Trung.
+ Tiếp tục kiện toàn hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ toàn quốc + Thực hiện cải cách hành chính trong hoạt động của Cục và các đơn vị trực thuộc
- Công tác cán bộ
+ Biên chế toàn Cục đến năm 2010 dự kiến tăng lên 600 người + Tham gia sửa đổi, bổ sung tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
+ Kiện toàn đội ngũ cán bộ lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công chức ( cả về chất lượng lẫn số lượng)
+ Thực hiện đào tạo lại và bồi dưỡng cho 2000 lượt công chức, viên chức của ngành.
* Quản lý tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam - Sưu tầm và thu thập tài liệu
+ Thực hiện thu thập tài liệu của các cơ quan đến hạn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định
+ Xây dựng sưu tầm tài liệu quý hiếm trong và ngoài nước
- Chỉnh lý xác định giá trị bảo quản và xây dựng các công cụ tra cứư tài liệu
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
- Nghiên cứu khoa học
+ Về công tác văn thư: nghiên cứu ứng dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn thư, mô hình hóa công tác văn thư trong môi trường chính phủ điện tử Việt Nam; danh mục hồ sơ mẫu cho các Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; tiêu chuẩn hóa các biểu mẫu, sổ sách, thiết bị dùng trong công tác văn thư, nghiên cứu quản lý tài liệu khi thực hiện cơ chế một cửa, nghiên cứu các chức danh văn thư
+ Về công tác lưu trữ: nghiên cứu những nguyên tắc nghiệp vụ cơ bản tại Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử, việc lưu trữ tài liệu điện tử, nguồn và thành phần tài liệu khoa học, công nghệ thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; nghiên cứu quản lý tài liệu lịch sử truyền miệng; nghiên cứu quy trình giải mật tài liệu lưu trữ, nghiên cứu quy tắc công bố tài liệu lưu trữ, nghiên cứu công nghệ bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm; nghiên cứu xây dựng các chương trình đào tạo văn thư, lưu trữ bậc cao đẳng; nghiên cứu quản lý tài liệu lưu trữ của các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế phi nhà nước.
- Hợp tác quốc tế
+ Tham gia các tổ chức lưu trữ quốc tế và khu vực mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là thành viên. Đăng cai tổ chức Hội nghị toàn thể và Hội nghị Ban chấp hành SARBICA vào năm 2009
+ Hợp tác với Lưu trữ Liên Bang Nga công bố tài liệu lưu trữ của hai nước về hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật.
+ Xây dựng và thực hiện các chương trình hợp tác song phương, đa phương với Lưu trữ các nước Liên Bang Nga, Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào, CuBa, Singapore, Cộng hoà Liên bang Đức, Trung Quốc, Cộng hoà Pháp.
+ Hoàn thành nội dung công việc thuộc Đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam.
+ Tiếp tục hoàn thiện các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền ban hành áp dụng trong toàn quốc
+ Phục vụ khai thác trên mạng diện rộng một phần tài liệu không thuộc danh mục hạn chế sử dụng
+ Thiết lập hệ thống an toàn mạng tại các cục bộ cảu các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và mạng diện rộng tại các Trung tâm tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
* Công tác đào tạo học sinh
- Đào tạo học sinh chuyên nghiệp và đào tạo nghề:
Thực hiện các chỉ tiêu đào tạo học sinh trung học chuyên nghiệp các ngành văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng, thông tin thư viện, thư ký văn phòng, tin học văn phòng và các chỉ tiêu về đào tạo nghề ( kỹ thuật viên máy tính)
- Đào tạo Cao đẳng:
Từ năm 2006, thực hiện đào tạo học sinh cao đẳng tại Trường I; năm 2007 nâng Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II lên Trường Cao đẳng
* Đầu tư phát triển cơ sở vật chất
- Tiếp tục thực hiện chuyển tiếp các dự án của giai đoạn năm 2001-2005 để đưa vào sử dụng
- Đầu tư mới: dự án Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ, dự án Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và dự án Trường Cao đẳng Văn thư và Lưu trữ
2.2.1.2. Kế hoạch ngắn hạn
Kế hoạch ngắn hạn của Cục có kế hoạch hàng năm là kế hoạch mang tính điều hành cao, nhằm thực hiện mục tiêu của kế hoạch hàng năm một cách có hệ thống đối với mọi mặt hoạt động của Cục, của từng phòng và từng tổ chức sự nghiệp trực thuộc Cục.
Kế hoạch hàng năm của Cục được xây dựng có hai giai đoạn bao gồm lập dự toán ngân sách và lập kế hoạch công tác.
Lập dự toán ngân sách: Lập dự toán ngân sách bắt đầu từ cuối
tháng 6. Bộ Nội vụ ra văn bản hướng dẫn Cục lập dự toán ngân sách. Sau đó Cục trình dự toán ngân sách lên Bộ Nội vụ để Bộ Nội vụ tổng hợp trình Bộ Kế hoạch – Đầu tư và Bộ Tài chính. Sau khi được Quốc hội, Chính phủ thông qua, Bộ Kế hoạch - Đầu tư và Bộ Tài chính giao dự toán ngân sách cho Bộ Nội vụ, tiếp theo Bộ Nội vụ giao xuống Cục và các đơn vị thuộc Cục. Hàng năm trong quá trình thực hiện có sự kiểm tra, đánh giá và có điều chỉnh khi cần thiết.
Lập kế hoạch công tác: Đầu tháng 1 hàng năm, Bộ Nội vụ giao
kế hoạch cho Cục. Cục nhận kế hoạch và ra văn bản hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị dựa vào văn bản hướng dẫn của Cục để lập kế hoạch cụ thể của đơn vị mình và trình lên Cục. Sau đó, Cục xem xét các kế hoạch của các đơn vị để lập kế hoạch phù hợp với kế hoạch do Bộ Nội vụ giao và kế hoạch của các đơn vị. Sau khi được Bộ duyệt và gửi xuống Cục, Cục đưa ra kế hoạch chính thức giao cho các đơn vị trực thuộc để triển khai thực hiện.
Kế hoạch cụ thể của các đơn vị được xây dựng theo mẫu sau Số
TT
Nội dung công việc Thời gian hoàn thành
Ví dụ kế hoạch công tác năm 2006 của phòng Kế hoạch – Tài chính
Số TT
Nội dung công việc Thời gian
hoàn thành
Đơn vị phối hợp 01 Lập chương trình công tác năm 2006
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình Bộ Nội vụ
Tháng 1
02 Tổng hợp trình Cục giao kế hoạch công tác năm 2006 cho các đơn vị thuộc Cục
Tháng 1 03 Hoàn thành Quy hoạch Ngành Lưu trữ
đến 2010
Quý I Các đơn vị thuộc Cục 04 Kiểm tra, tổng hợp báo cáo quyết toán
năm 2005 của các đơn vị thuộc Cục 05 Kiểm tra, tổng hợp báo cáo kiểm kê tài
sản 0h 01/01/2006 cảu các đơn vị thuộc Cục
Quý II
06 Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Cục :
- Thực hiện dự toán ngân sách nhà nước năm 2006 - Quản lý sử dụng tài sản Tháng 3 07 Tổng hợp trình Cục dự toán ngân sách nhà nước năm 2007 Tháng 7 08 Hướng dẫn lập, tổng hợp và trình duyệt
phân khai kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản năm 2006 của các dự án thuộc Cục
Quý I
09 Kiểm tra việc thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản của các đơn vị thuộc Cục:
- Kiểm tra chất lượng công trình
- Kiểm tra giám sát đánh giá đầu tư
- Kiểm tra tiến độ xây dựng - Kiểm tra tình hình thực hiện
vốn
10 Quản lý thực hiện kinh phí các Đề án: Đề án nâng cấp Phông giai đoạn II; Đề án Xử lý tài liệu Địa bạ - Hán Nôm; Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia
Quý IV
11 Giúp Cục trưởng trình Bộ Nội vụ kế hoạch đào tạo năm 2007
Quý III 12 Trình Cục phân bổ dự toán ngân sách
nhà nước năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Tháng 12
13 Tham gia tổng kết Đề án Châu Mộc bản (2003- 2004) và đề án Nâng cấp phông giai đoạn I
Quý II
14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục giao
Quý IV
Ngoài kế hoạch hàng năm, Cục còn có các kế hoạch ngắn hạn quý, tháng. Đầu mỗi tháng (quý), Cục tiến hành sơ kết, đánh giá công tác hoạt động của tháng (quý) vừa qua và xây dựng kế hoạch của tháng (quý) tiếp theo. Sự đánh giá này giúp cho các đơn vị có sự giám sát lẫn nhau và mỗi đơn vị đều phải đều phải có biện pháp tích cực để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.