IV. Những kết quả đạt được sau khi áp dụng hệ thống QLCL ISO9001:1994
3. điều kiện chuyển đổi
3.1 Doanh nghiệp cần phát huy hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 1994 đã được chứng nhận.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. - Doanh nghiệp có thái độ đúng đắn trong việc đánh giá hệ thống chất lượng. Những cuộc đánh giá được coi là thành công khi trong hoặc hoặc ngay sau đó có nhiều cải tiến dựa trên các yêu cầu, phát hiện hay những đóng góp của chuyên gia đánh giá. Mục đích của cuộc đánh giá là nhằm đảm bảo hệ thống chất lượng của doanh nghiệp vẫn có hiệu lực đồng thời thông qua những cuộc đánh giá giúp doanh nghiệp trưởng thành hơn về sự phù hợp của mình trong nhiệm vụ thoả mãn khách hàng. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải có cái nhìn tích cực hơn đối với mỗi cuộc đánh giá. Không nên tạo cho các chuyên gia đánh giá những uy quyền mà họ không có, cần tạo ra thái độ thẳng thắn, nghiêm túc và hoà đồng trong mỗi cuộc đánh giá. Doanh nghiệp phải hiểu rằng đây là những cơ hội
để cải tiến chất lượng. Vì lẽ đó doan nghiệp không nên ngần ngại với những điểm không phù hợp, không nên che giấu hay tìm cách đối phó lại với những hoạt động đánh giá, cần phải biết kết hợp với các chuyên gia đánh giá để cuộc đánh giá đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải hiểu rõ yêu cầu đảm bảo chất lượng cho một cuộc đánh giá mà thông thường các tổ chức nhận bắt buộc phải tuân theo.
+ Trong đoạn đánh giá phải có chuyên gia am hiểu về lĩnh vực sẽ được đánh giá, có như vậy mới đưa ra được quyết định đúng đắn, có tính thuyết phục và tính khả thi giúp doanh nghiệp cải tiến hoạt động của mình.
+ Thời lượng đánh giá phải đầy đủ, thoả mãn yêu cầu tối thiểu của tổ chức công nhân đề ra dựa vào độ phức tạp của công ty và quy mô của doanh nghiệp.
Hiểu được các yêu cầu trên sẽ giúp doanh nghiệp phát huy được lợi ích mà mình có thể đạt được tránh mắc phải những nhận định sai lầm. Có được cái nhìn đúng đắn sẽ giúp doanh nghệp rất nhiều trong việc sửa đổi sang phiên bản 2000. Bởi tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 yêu cầu doanh nghiệp có những cải tiến tiếp tục nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng đồng thời tiêu chuẩn mới còn nhấn mạnh tới hiệu quả của hệ thống chất lượng. Chính vì vậy, nếu chuyên gia đánh giá kông có đủ trình độ chuyên môn, không có kinh nghiệm trong lĩnh vực đánh giá thì các hướng dẫn sẽ không mang tính khả thi cách giải quyết các yêu cầu cũng không dứt điểm và sẽ không đề xuất được những giải pháp, những kiến nghị cụ thể đối với doanh nghiệp như vậy hoạt động chuyển đổi của doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn.
3.2 Từng bước đầu tư kỹ thuật, đổi mới thiết bị công nghệ nâng cao hệ thống nhà xưởng, kho tàng.
Xét về nguyên tắc ISO 9000 không đòi hỏi chi phí phát sinh cũng như không cần đầu tư vào thêm cho cơ sở hạ tầng nhưng trong thực tế để đảm bảo thành công thì cần có sự đầu tư về tài chính. Một nguyên nhân gây hạn chế trong quá trình chuyển đổi sang ISO 9001:2000 tại công ty là hệ thống máy móc thiết bị nhà xưởng đã lạc hậu và xuống cấp nghiêm trọng. Xây dựng mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001 không nhất thiết phải đổi mới toàn bộ thiết bị kỹ thuật và côg nghệ song xét về lâu dài, muôn tạo dựng và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường công ty cần tập trung hơn nữa cho chiến lược đầu tư từng bước của mình trong đổi mới trang thiết bị công nghệ. Chất lượng sản phẩm cấu thành nhiều yếu tố và nó đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu khách
hàng. Nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng, đòi hoỉ của họ về chất lượng sản phẩm ngày một cao. Do đó hệ thống máy móc thiết bị hiện đại mới đủ khả năng sản xuất ra những mặt hàng đáp ứng được xu hướng ngày càng cao của nhu cầu khách hàng. Chính vì lý do này mà bên cạnh việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, công ty cần đổi mới máy móc thiết bị, sửa chữa nâng cấp nhà xưởng thì mới có đủ điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Một vấn đề đặt ra là công ty vừa phải đầu tư cho chương trình đổi mới về quản lý chất lượng,vừa phải đầu tư cho đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ. Trong tình trạng thiếu vốn sản xuất kinh doanh như hiện nay, công ty nên đầu tư một cách có trọng điểm, tức là đầu tư cho dây chuyền sản xuất sản phẩm chính.Sản phẩm chủ yếu của công ty được sản xuất qua dây chuyền công nghệ sản xuất.
Song song với quá trình đầu tư đổi mới, công ty cần tận dụng các thiết bị sẵn có.Lập kế hoạch thay thế sửa chữa, phục hồi và đưa vào sử dụng một số thiết bị cũ. Mặt khác,công ty cũng cần tận dụng công suất của toàn bộ số máy móc thiết bị hiện có. Việc đầu tư đổi mới máy móc thiết bị và sử dụng triệt để công suất của máy móc thiết bị hiện có sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm làm tăng khả năng của sản phẩm trên thị trường đồng thời tăng thu nhập cho người lao động. Đối với hệ thống nhà xưởng, kho tàng công ty cũng cần có kế hoạch sưả chữa, nâng cấp hệ thống này.
Trên đây là giải pháp cho vấn đề đổi mới, tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị nâng cấp nhà xưởng. Để nâng cao khả năng và uy tín của mình, công ty cần tăng cường liên doanh liên kết với các đơn vị bạn, mở rộng hình thức hợp tác kinh tế, tạo việc làm, tạo ra sản phẩm mới , tạo nguồn thu cho công ty.Triển khai rộng rãi hoạt động tiêu thụ sản phẩm nội địa và đẩy mạnh xuất khẩu.
Cần có một chính sách giá cả thích hợp với mặt hàng ti vi sao cho đa dạng về mẫu mã, cải tiến đóng gói, linh hoạt trong phương thức bán hàng nhằm đáp ứng và thoả mãn được nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng. Có như vậy mới đảm bảo cho khả năng phát triển lâu dài của công ty và mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại công ty mới phát huy hết hiệu quả.
Không thể phủ nhận được tầm quan trọng có tính chất quyết định của ban lãnh đạo trong việc xây dựng một mạng lưới thông tin toàn doanh nghiệp. Trước tiên ban lãnh đạo phải thấy rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong từng nút điều hành của mạng lưới thông tin bởi lãnh đạo là người ra quyết định vả có quyền hành điều phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tiếp theo, phải kể đến tầm quan trọng của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Thông tin ở phía trên có thông suốt thì thông tin ở phía dưới mới được cập nhật kịp thời.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, nguồn kinh phí còn khó khăn, việc tư liệu hoá đầy đủ các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện chúng một cách nghiêm túc cũng là một phương pháp giúp các kênh thông tin trong doanh nghiệp được thông suốt. Để làm được điều đó hệ thống tài liệu thực sự phản ánh được thực chất tình hình hoạt động của doanh nghiệp, người lao động trong toàn doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm túc các hoạt động đó thì việc kiểm soát các thông tin sẽ dễ dàng hơn. Người này nắm được hoạt động của người kia tránh tình trạng mỗi anh làm một nẻo.
Để hoạt động trên có hiệu quả ngay từ đầu tiên doanh nghiệp phải quan tâm đến khâu hoạch định chất lượng của mình. Nó bao gồm các bước:
1. Xác định chiến lược phát triển chất lượng. 2. Xác định chính sách chất lượng
3. Xác định các mục tiêu và trách nhiệm về chất lượng
4. Xác định trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, thói quen làm việc liên quan đến chất lượng.
5. Bố trí nguồn lực để đạt mục tiêu, nhiệm vụ về chất lượng. 6. Soạn thảo các tài liệu cần thiết.
7. Xây dựng chương trình, kế hoạch đảm bảo và nâng cao chất lượng trong doanh nghiệp
Việc hoạch định chất lượng tốt để đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân, đảm bảo được 50% thắng lợi trong tương lai. Nếu việc hoạch định chuẩn bị sơ sải, vội vã, chấp vá thì không thống nhất được mọi hoạt động, người này làm thế này người kia làm khác không theo quy định chung bởi quy định không đúng với hoạt động thực tế xảy ra, dẫn đến tình trạng vừa làm vừa mò mẫm, tìm hiểu,
vừa làm vừa nghĩ để xây dựng thêm, bổ sung thêm… Chính điều đó dẫn đến thông tin không thông suốt, không phản ánh được hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Các doanh nghiệp cần quan tâm hơn nữa đếnh việc xây dựng môi trường văn hoá chất lượng hoạt động có hiêụ quả. Môi trường văn hoá chất lượng chính là môi trường văn hoá tổ chức của doanh nghiệp. Đó là sự thể hiện các giá trị và truyền thống hàng ngày của doanh ngiệp thông qua hành vi của công nhân viên đối với doanh nghiệp và công việc của họ, kỳ vọng của họ đối với doanh nghiệp, kỳ vọng lẫn nhau và cách tiếp cận của nhân viên đối với công việc.
Môi trường văn hoá chất lượng thúc đẩy việc trao đổi thông tin nhờ các đặc điểm:
+ Hành vi phù hợp với khẩu hiệu: điều đó có nghĩalà mọi người sẽ làm đúng theo những điều đã nói, đã hứa, đã cam kết chính thức hoặc không chính thức.
+ Các nhân viên đề tham gia vào công việc và đều được trao quyền lực phù hợp với vị trí của từng người; thực hiện quản lý tập thể, cá nhân tự chịu trách nhiệm vẻ phân công việc của mình được giao.
+ Các công việc được tiến hành theo nhóm, phát huy tinh thần và năng lực tập thể: khuyến khích tinh thần tập thể, nâng cao tính hợp tác trong công việc…
+ Có các hoạt động giáo dục đào tạo để cung cấp cho các nhân viên các kĩ năng cần thiết trong việc liên tục cải tiến chất lượng, chi phí thích đáng cho đào tạo, đào tạo lại, phổ biến các kinh ngiệm, các kiến thức mới.
Các hoạt động trên tạo điều kiện cho người lao động tiếp xúc với nhau nhiều hơn giúo cho quá trình trao đổi thông tin, cải thiện mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp.
Việc trao đổi thông tin: nội bộ thực chất là để xác định hiệu quả và hiệu lực của quá trình thông qua việc trao đổi về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các yêu cầu,các hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp, đồng thời thông qua việc trao đổi này nhằm cung cấp những thông tin có thể bổ sung vào trong môi trường nguồn lực và những thông tin trực tiếp của mọi người trong doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Để nguồn thông tin thực sự giúp ích cho hệ thống quản lý chất lượng lãnh đạo nên có các hành động khuyến khích việc phản hồi và trao đổi giữa các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Lãnh đạo nên có thái độ đối xử với công nhân bằng lòng tin và sự tôn trọng để thiết lập mối quan hệ hai chiều nhằm tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau, góp phần
hình thành việc hợp tác nhóm giúp cho thông tin thứcự là một phương tiện hữu hiệu đem lại hiệu quả hoạt động cho doanh ngiệp.
3.4 Sử dụng một cách triệt để các tác dụng của công cụ thống kê tronng hoạt động quản lý chất lượng.
Các công cụ thống kê dùng để quản lý chất lượng
1. Biểu đồ Pareto: biểu đồ bày không những có tác dụng trong sản xuất mà còn trong việc tách các vấn đề quan trọng ra khỏi các vấn đề không quan trọng trong một tổng thể chung. Việc phân tách này dựa trên nguyên lý Pareto hay nguyên lý 80/20.
2. Biểu đồ nhân quả: là dạng biểu đồ xương cá được sử dụng để phát hiện và tách riêng các nguyên nhân gây trục trặc. Biểu đồ xương các là biểu đồ duy nhất không dựa vào thống kê. Biểu đồ này là một phương thức trực quan hoá các yếu tố khác nhau liên quan đến việc tác động như thế nào đến sản phẩm của quá trình.
3. Bảng kiểm tra: là một công cụ để thu thập số liệu cho kiểm soát quá trình và phân tích vấn đê. Nó giúp cho chúng ta tách các số liệu quan trọng ra khỏi số liệu không quan trọng và chuyển cac số liệu quan trọng sang thông tin hữu ích. Nó có rất nhiều tác dụng nhưng tính hữuphụ thuộc khả năng và kinh nghiệm của người tìm thông tin.
4. Đồ thị tần suất: Ta biết rằng các quá trình luôn luôn có những biến động. Biểu đồ tần suất góp phần xác định số liệu nào cần thu nhập, tìm ra nguyên nhân gây ra biến động đồng thời tìm ra biện pháp khắc phục để có thể tạo ra được sản phẩm nhất quán.
5. Biểu đồ tán xạ: Rất có tác dụng trong việc xác định nguyên nhân trục trặc. 6. Biểu đồ hoạt động: Là biểu đồ ghi lại kết quả của sản lượng theo thời gian biểu. Biểu đồ này cho thấy một bức tranh dễ hiểu về sự hoạt động của quá trình.
7. Biểu đồ kiểm soát: cho ta biết biến động của quá trình do nguyên nhân đặc biệt hay nguyên nhân thông thường (nguyên nhân mang tính ngẫu nhiên) gây ra. Biểu đồ kiểm soát giúp ta tách được nguyên nhân thông thường và nguyên nhân đặc biệt.
Như vậy, các công cụ thống kê có thể sử dụng rất rộng rãi và có hiệu quả trong công tác quản lý chất lượng. Nếu không có áp dụng tốt SPC thì khó có thể nói gì về gia tăng vị thế cạnh tranh, về phát triẻn bền vững của doanh nghiệp một cách cụ thể và chính xác.
Tuy nhiên, ở Việt Nam chưa có nơi nào đào tạo một cách kỹ lưỡng về SPC, ngay cả ở các trường đại học đào tạo quản lí cũng chỉ giới thiệu sơ qua. Doanh nghiệp nên có kế hoạch tìm các nguồn tin liên quan đến việc sử dụng các cộng cụ thống kế có thể ở các trường Đai học, Tổng cục thống kê, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, các sách báo và tạp chí khác… nhằm giúp các cán bộ quản lý nắm được công cụ SPC đưa vào phân tích các dữ liệu của hồ sơ quản lý, khi đó doanh nghiệp tự đánh giá mình một cách chính xác.
Các doanh nghiệp cũng nên đào tạo cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nắm bắt cách sử dụng một cách thành thạo các công cụ SPC để có thể kiểm tra, kiểm soát được sản phẩm của quá trình do mình quản lý.
Trong hoạt động đào tạo các doanh nghiệp cũng nên quan tâm một cách thích đáng, tránh tình trạng đào tạo tràn lan, ồ ạt, không có mục đích cụ thể, dẫn đến tình trạng công nhân nắm bắt công việc của mình một cách sơ sài, chắp vá, vừa làm vửa mò mẫm. Các doanh nghiệp tổ chức giao cho từng người cụ thể, có kinh nghiệm nghề nghiệp chuyên môn vững vàng, đào tạo từng việc cụ thể cho những người thực sự có yêu cầu. Tránh tình trạng vừa tốn tiến, tồn thời gian, công sức mà hiệu quả lại không được là bao. Mục đích đào tạo phải nhằm thực hiện mục tiêu, chính sách đã đề ra và hiệu quả của việc đào tạo phải đánh giá được thông qua công việc tiếp theo mà người công nhân đó thực hiện.
Trách nhiệm thực hiên kế hoạch xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 Tại công ty.
Bảng 17.
TT Công việc Công ty TC
tư vấn
1 Đào tạo cho toàn thể CBCNV P C
2 Xây dựng nhóm phát triển chất lượng và ban ISO C P 3 Đào tạo ban chỉ đạo về cách đánh giá và xác đinh hệ