IV. Những kết quả đạt được sau khi áp dụng hệ thống QLCL ISO9001:1994
2. Giải pháp của việc chuyển đổi
Trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trường trong nước và nước ngoài hiện nay đang diễn ra sôi động đòi hỏi công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây là sự cạnh tranh không bao giờ kết thúc bởi lẽ cho dù hiện nay công ty đang có một số sản phẩm lợi thế, nhưng ngày mai đối thủ cạnh tranh nào đó sẽ vượt lên công ty không liên tục cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng thành công ISO 9001: 1994 tại công ty, đó là một biện pháp chiến lược mang tính chất quan trọng, là bước ngoặt để nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của công ty.
Nhưng nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi ngày càng cao, và sau quá trình áp dụng ở rất nhiều nước. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: Năm 1994 có những hạn chế nhất định, để khắc phục những hạn chế đó tổ chức tiêu chuẩn hoá ISO đã đưa ra phiên bản 2000 thay thế cho phiên bản 1994. Vì vậy quá trình nắm bắt và tiến hành chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 1994 sang áp dụng ISO 9001: 2000 tại công ty điện tử Hà nội là một đòi hỏi bức thiết và khách quan.
Đứng trước tình hình công việc đó để triển khai quá trình chuyển đổi doanh nghiệp cần tạo ra những điều kiện cơ bản cho quá trình chuyển đổi diễn ra tốt đẹp và đạt được kết quả tốt nhất.
Đứng trước những thuận lợi và khó khăn của công ty hiện nay, Công ty cần phải có những giải pháp quan trọng sau trong quá trình triển khai việc chuyển đổi, áp dụng ISO 9001:2000.
2.1 xây dựng kế hoạch về quá trình chuyển đổi
Tất nhiên để hoạt động chuyển đổi đạt hiệu quả cao doanh nghiệp cần phải xác định cho mình phương hướng, kế hoạch cụ thể cho hoạt động chuyển đổi. Tuỳ từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau mà phương hướng, kế hoac được đưa ra khác nhau. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể căn cứ vào các bước sau để xây dựng kế hoạch cho mình :
Sơ đồ 5.
yêu cầu cam kết chuyển đổi
Huấn luyện đào tạo
Thành lập ban chuyển đổi
Cử đại diện lãnh đạo Xem xét tính phù hợp của hệ thống hiện có với yêu cầu ISO 9001 :
2000
Chỉnh sửa, soạn thảo mã hoá mới các tài liệu theo ISO 9001 : 2000
Đánh giá hiệu chỉnh hệ thống tài liệu mới và các mẫu hồ sơ
Huấn luyện dựa theo hệ thống tài liệu đã soạn
Vận hành thử hệ thống mới Đánh giá chất lượng áp dụng SPC để phân tích các dữ liệu của hồ sơ Tu chỉnh hệ thống tài liệu và các biêu
mẫu hồ sơ. Các hoạt động khắc phục Vận hành QMS mới Đánh giá chất lượng Phân tích dữ liệu bằng SPC Các hoạt động khắc phục phòng ngừa
2.2 Tăng cường vai trò lãnh đạo của cán bộ cấp cao
ISO 9000 coi trách nhiệm về chất lượng đầu tiên là cao nhất thuộc về lãnh đạo, lãnh đạo cần ý thức được rằng việc xây dựng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9001:2000 thực sự là một cuộc cách mạng trong nếp quản lý của lãnh đạo. Quá trình này đòi hỏi sự quyết tâm và nỗ lực của toàn công ty, trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo. Qua thực tế áp dụng và kinh nghiệm của các chuyên gia đều khẳng định: sự quan tâm, quyết tâm và hiểu biết của lãnh đạo về ISO 9000 là yếu tố có tầm quyết định cao nhất cho việc áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9000 tại các doanh nghiệp. Tất nhiên đó mới chỉ là yếu tố cần nhưng chưa đủ mà còn cần hàng loạt các yêu tố hỗ trợ quan trọng khác.
Như vậy trong việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, hành động của lãnh đạo có tính chất quyết định đến việc áp dụng mô hình này có thành công hay không. Để làm được điều này lãnh đạo cần phải hoàn thành các công việc cụ thể:
- Hướng dẫn đầy đủ cho công nhân về quy trình sử dụng thiết bị - Hướng dẫn và huấn luyện cho họ cách thức tiến hành công việc
- Tăng cường hoạt động kiểm tra, đôn đốc, giám sát hiệu quả chấp hành các quy trình. Thông qua việc xây dựng hệ thống văn bản phù hợp và xây dựng các phép đo lường, phân tích dữ liệu để xác định hiệu quả hoạt động của công ty và tìm kiếm biện pháp cải tiến liên tục
- Lãnh đạo cần xác định phân bổ trách nhiệm và quyền hạn hợp lí cho các vị trí chuyên môn.
- Lãnh đạo cần xác định những tài liệu cần thiết để hỗ trợ cho hệ thống quản lý chất lượng. Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo chúng được sử dụng đúng.
- Tổ chức lại một số khâu trong dây chuyền sản xuất đảm bảo tính khoa học và nhấn mạnh vào chất lượng, tạo đọng lực thúc đẩy, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm vật tư nguyên liệu giảm chi phí đầu vào.
- Khen thưởng những trường hợp làm tốt, xử phạt những trường hợp vi phạm nội quy, quy trình sản xuất.
- Khơi dậy mọi tiềm năng và sức sáng tạo của cá nhân người lao động để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quan tâm cải tiến đời sống, điều kiện làm việc, an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên.
2.3 Nghiên cứu và vận dụng kinh nghiệm của các doanh nghiệp, tổ chức đã chuyển đổi thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 1994 sang phiên bản 2000 còn rất mởi mẻ, do đó công ty cần phải nghiên cứu, kinh nghiệm, của các công ty đã đi trước. Qua kinh nghiệm học hỏi được công ty có thể chia sẽ những thành công để áp dụng có hiệu quả tiêu chuẩn này vào quản lý chất lượng tại công ty mình, đồng thời thấy được những hạn chế và họ đã dùng những biện pháp gì đẻ khắc phục nhằm vận dụng linh hoạt những biện pháp này trong việc khắc phục những nhược điểm của công ty nếu công ty mắc phải những hạn chế tương tự.
Để khắc phục được những khó khăn mà các công ty hay mắc phải trong quá trình chuyển đổi thì công ty phải chuẩn bị tốt những vấn đề sau.
Lãnh đạo công ty luôn chỉ đạo các hoạt động sát với chính sách chất lượng của công ty, đặc biệt sự cam kết chắc chắn và lòng quyết tâm của lãnh đạo sẽ là yếu tố quan trọng nhất thúc đaảy sự thành công.
Công ty cần biết tập trung những nguồn lực phù hợp với hệ thống:
- Duy trì các thiết bị máy móc, phương tiện phù hợp cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo chất lượng nguyên liêu, vật tư đầu vào một cách đều đặn, thường xuyên. Thực hiện việc đánh giá, lựa chọn nhà thầu phụ một cách bài bản để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
- Chuẩn bị tốt nguồn nhân lực bằng việc tổ chức tôt việc huấn luyện, đào tạo nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý cho toàn thể cán bộ công nhân viên. Có chiến lược đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực một cách đúng đắn, sáng tạo.
- Không ngừng nâng cao trình độ cho cho các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ.
Lập kế hoạch và tổ chức tốt việc đánh giá chất lượng nội bộ theo hiện trạng của tổ chức.
Thực hiện và kiểm soát chặt chẽ các hành động khắc phục, phòng ngừa, tránh sai sót xảy ra trong toàn bộ quá trình hoạt động.
Tổ chức họp điều hành hàng tuần để giải quyết các vấn đề còn tồn tại của hệ thống. Đây là công việc rất quan trọng mà các công ty đã duy trì được. Vì việc giải quyết các vấn đề tồn tại sẽ được cấp lãnh đạo cao nhất xem xét giải quyết sớm và triệt để.
Để duy trì hệ thống, các công ty đều tiến hành giải quyết một số vấn đề sau: + Thực hiện đúng lịch trình đánh giá, giám sát sau khi được chứng nhận. Theo tiến trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, tổ chức cấp giấy chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát 6 tháng một lần để đáng giá lại hệ thống, xem xét hệ thống còn thực sự hoạt động và còn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 mà công ty đã được chứng nhận hay không. Các công ty luôn kiểm soát hệ thống và điều chỉnh các yếu tố không phù hợp bằng việc tổ chức một cách hiệu quả hoạt động đanhs giá chất lượng nội bộ của mình.
+ Chủ động mời cơ quan đánh giá chất lượng hệ thống theo đúng lịch trình đề ra. Muốn vậy các công ty đã làm tốt các khâu chuẩn bị các điều kiện và chủ động mời bên tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống của mình.
Trên đây là một số vấn đề mà tác giả dã nghiên cứu và tổng kết qua việc thực hiện các chương trình xây dựng các mô hình quản lý chất lượng theo tiê chuẩn ISO 9000 của một số doanh nghiệp điển hình trong ngành dệt may như: công ty may Thăng Long, công ty liên doanh Coats tootal Phong Phú...Những kinh nghiệm này đã được minh chứng và góp phần dem lại thành công tại mỗi công ty. Những kinh nghiệm được tổng kết trên đây mới chỉ mang tính sơ khảo, hy vọng rằng nó sẽ giúp ích một phần nào cho quá trình áp dụng tại công ty.
2.4. Đào tạo, nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ công nhân viên toàn công ty
Một sai lầm trong nhận thức của không ít cán bộ nhân viên là coi chứng chỉ ISO 9000 như là văn bản chứng nhận chất lượng sản phẩm, nhưng thực tế không phải như vậy, tiêu chuẩn ISO 9000 bao trùm hệ thống quản lý chất lượng chứ không phải cho sản phẩm. Lợi ích của việc áp dụng và chứng nhận hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là hết sức rõ ràng đối với mỗi cá nhân và tổ chức. Vấn đề này đã được đề cập rất đầy đủ và sôi động trên các diễn đàn chất lượng, các hội thảo chất lượng và qua các phương tiện thông tin đại chúng. Nhưng nhiều cán bộ công nhân viên vẫn chưa thấy được lợi ích rõ ràng của việc áp dụng đối với bản thân nên còn thiếu nhiệt tình khi tham gia vào hệ thống. Họ coi đây là một phong trào thi đua, chính những vấn đề này đã làm giảm hiệu quả và gây cản trở cho quá trình áp dụng. Nếu vấn đề được giải quyết sẽ góp phần đẩy nhanh tiến trình áp dụng, đảm bảo được sự phù hợp với tôn chỉ và mục đích của ISO 9000.
Muốn làm được điều này trước hết lãnh đạo công ty cần tăng cường nhận thức hơn nữa về mô hình quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 đây là vấn đề vô cùng quan trọng và thiếu nó là thiếu sự đảm bảo thành công trong việc chuyển đổi quản lý chất lượng. Không ngừng tiếp thu những tư tưởng tiên tiến về quản lý chất lượng nhằm làm cho hoạt động QLCL tại công ty luôn đổi mới theo xu hướng chất lượng cuả đất nước và thế giới. Sự am hiểu của lãnh đạo phải được thể hiện bằng các mục tiêu và các chính sách chất lượng dài hạn của công ty theo hướng cải tiến không ngừng.
Nếu nhận thức lãnh đạo như một yếu tố quyết định sự thành công của quá trình áp dụng, tạo môi trường thuận lợi cho mọi hoạt động chất lượng , thể hiện sự quan tâm và chất lượng thì nhận thức của các thành viên khác trong công ty như là một sự đảm bảo cho sự thành công của quá trình. Do đó, cần mở rộng việc giáo dục và đào tạo về mô hình quản lý chất lượng đến mọi thành viên trong công ty. Một trong những nguyên nhân quan trọng nhất gây ra khó khăn nhất trong quá trình áp dụng những thói quen, cách nghĩ, cách làm cũ còn in đậm trong mỗi thành viên nên việc đào tạo để nâng cao nhận thức của mọi người là điều quan trọng, quyết định quá trình ấy thành công hay không. Công ty phải làm cho họ thấy được lợi ích thiết thực của công trình sẽ đem lại
cho từng người, thực hiện khuyến khích vật chất trong quá trình thực hiện dự án. Phải làm cho họ thay đổi tư duy, cách làm theo tinh thần của những tư tưởng khoa học lớn.
Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực của công ty để thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó quá trình chuyển đổi ISO 9001. Vì vậy, con người cần đạo tạo để có kiến thức , kỹ năng tốt công việc của chính họ, đồng thời cũng cần phải nắm phải nắm được mục tiêu chiến lược chung của công ty và góp sức mình vào mục tiêu chính. Tuy nhiên, mức độ am hiểu , nhu cầu kiến thức cần trang bị cho mỗi cấp trong công ty là khác nhau. Cho nên việc đào tạo, cách thức truyền đạt. Vì vậy công ty cần tiến hành phân loại cán bộ, nhân viên theo trình độ nghề nghiệp, kỹ năng tay nghề xác định nhu cầu đào tạo cho các đối tượng. Từ đó có kế hoạch và chiến lược đào tạo, bồi dưỡng đúng đắn có hiệu qủa. Công ty cần đặc biệt quan tâm đến đào tạo và bồi dưỡng kiến thức quản lý mọi mặt cho cán bộ làm công tác quản lý , nhất là cấp tổ trưởng ca sản xuất .
Song song với việc đào tạ để nâng cao trình độ mọi mặt, kiến thức về ISO 9001: 2000 cho cán bộ công nhân viên, công ty cần đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, giáo dục nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm, khơi dậy sự sáng tạo, thái độ tích cực đối với việc tiếp thu những tư tưởng tiên tiến của nhân loại trong cán bộ công nhân viên.