Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột; Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện:
Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa như sau: ý nghĩa các hộp chọn ở mục Presets như sau :
One - 1 cột; Two- 2 cột; Three - 3 cột;
Left - chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng một
nửa cột bên phải;
Right - chia văn bản thành 2 cột, cột bên phải có chiều rộng bằng một
nửa cột bên trái;
- Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo ra nhiều hơn bằng cách gõ số cột vào mục Number of Columns;
- Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Bạn có thể dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng của cột tương ứng sẽ được thay đổi (hãy nhìn hình ở mục Preview để xem trước kết quả). Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing.
- Khoảng cách giữa hai cột kề nhau cũng được thay đổi khi mục Equal columns width được chọn (checked)ư thì độ rộng của các cột và
khoảng cách giữa các cột đều bằng nhau. Muốn thay đổi độ rộng mỗi cột hoặc khoảng cách giữa các cột khác nhau, hãy bỏ chọn mục này. Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp.
- Hãy quan sát mục Col #: để biết được cột sẽ cần điều chỉnh và không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trước được kết quả sẽ đạt được. - Mục Apply to: cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột.
Nếu chọn Seleted Text thì chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen)
Nếu chọn Whole Document, toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột theo thiết lập như trên.